Comment lutter contre la fatigue des réunions en ligne ?

Pourquoi le fait d’être assis devant une caméra vous fatigue plus que vous ne le pensez – et comment y remédier.

Fatigue des réunions en ligne : Qu’est-ce que c’est ?

Depuis la généralisation du travail hybride, on est amené à travailler de plus en plus de chez soi… et donc de faire des réunions en ligne. Une source d’avantages certains, mais également parfois de stress. En effet, depuis que ces méthodes ont été mises en place, vous travaillez confortablement depuis chez vous – et pourtant, vous vous retrouvez complètement épuisé à la fin de chaque journée de travail, encore plus qu’avant.

C’est ce que l’on appelle aujourd’hui, dans le monde entier, la « fatigue Zoom », depuis la pandémie.

Speexx est une entreprise internationale ; nous organisons des appels vidéo transfrontaliers et accordons une large place à la communication interculturelle depuis des années, et nous pensons donc savoir comment vaincre la fatigue des réunions en ligne. Lisez nos conseils et astuces.

Quelles sont les causes de la fatigue Zoom ?

Vous utilisez Zoom, Teams ou équivalent pour des réunions professionnelles, parfois des réunions de famille ou entre amis. Certains d’entre vous l’utilisent même pour des fêtes d’anniversaire et des mariages à distance. Il n’est donc pas surprenant que nous en ayons assez d’une interface ou d’un outil spécifique.

En outre, la communication vidéo nous oblige à travailler plus dur pour traiter les signaux non verbaux. Notre cerveau est plus attentif que d’habitude, il scrute les expressions faciales, écoute le ton et la hauteur de la voix et observe le langage corporel. Cela consomme plus d’énergie qu’on ne le pense, et cette dissonance entre le corps et l’esprit n’est pas naturelle.

Le fait de se voir devant une caméra peut également nous rendre anxieux. Lorsque nous sommes trop conscients d’être observés, nous avons le trac. Nous commençons à réfléchir à notre apparence, à ce que nous disons, au désordre de notre environnement et à ce que pensent nos collègues de travail de l’état de nos maisons. Cela aussi est une source d’épuisement de l’énergie.

Sans parler des écrans qui se figent, des sons qui résonnent et des têtes flottantes qui vous regardent.

En clair, c’est fatigant parce que ce n’est pas naturel !

Comment réduire la fatigue liée aux réunions en distanciel

Voici quelques conseils qui ont fait leurs preuves chez Speexx.

1. Éviter de se regarder

Comme nous l’avons déjà mentionné, se (sa)voir observé par les autres, se voir parler et gesticuler lors de réunions importantes peut être aussi désagréable que de regarder une vidéo de soi-même. Beaucoup d’entre nous n’aimons pas cela.

Une solution simple ? Bloquer la fonction d’affichage de votre caméra.

Mais si la fermeture de l’affichage n’est pas possible sur la plateforme que vous utilisez, vous pouvez la masquer en collant un morceau de papier ou un post-it.

Vous pouvez envisager d’éteindre les caméras de temps en temps, bien que nous recommandions généralement de les laisser allumées, afin de pouvoir se voir les uns les autres et de mieux favoriser la communication – même si vous n’avez pas nécessairement besoin de vous voir, et c’est compréhensible.

2. Faire des pauses fréquentes

Comme vous le feriez dans votre bureau habituel, veillez à prévoir des périodes de transition entre les réunions, même les réunions vidéo. Il est prouvé que les pauses nous rafraîchissent – essayez de vous lever et de marcher un peu, de vous étirer, de prendre de l’eau ou de faire un peu d’exercice.

Il existe en effet des preuves scientifiques qui démontrent que les pauses améliorent la concentration et l’engagement en réunion. Selon une étude sur l’activité cérébrale réalisée par Microsoft, il a été constaté que des appels vidéo constants sans pauses fréquentes augmentaient le niveau de stress au fil du temps. L’une des principales conclusions de l’étude est que « les pauses entre les réunions permettent au cerveau de se « réinitialiser », réduisant ainsi l’accumulation de stress au fil des réunions ». N’oubliez donc pas de faire des pauses entre les réunions, vous serez ainsi rafraîchi et prêt à affronter la suite de votre journée.

Les frontières et les transitions sont importantes et créent des tampons qui permettent de mettre de côté une partie de notre identité pour mieux s’atteler à une nouvelle tâche. C’est particulièrement vrai lorsque nous passons d’une « personnalité » privée à une « personnalité » professionnelle.

Pour plus de conseils sur le maintien d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, consultez notre e-book Speexx sur ce même sujet.

3. Établir des ordres du jour

Combien de fois avez-vous participé à un appel vidéo gênant où tout le monde parlait en même temps, ou le silence était assourdissant et apparemment sans fin, parce que personne n’était sûr de savoir qui allait parler ensuite ?

La situation est encore pire et plus décousue si certaines personnes ont de mauvaises connexions Internet et peuvent intervenir sur un sujet dont tout le monde s’est déjà éloigné.

Pour les appels professionnels et même personnels en visio, il est utile d’établir à l’avance un ordre du jour auquel tout le monde peut se référer pendant la réunion. Les interruptions sont déjà pénibles et dérangeantes en personne ; lors des appels vidéo, elles peuvent vraiment nuire à la productivité et 30 minutes peuvent s’écouler sans que personne n’ait progressé ou n’ait fait part de mises à jour importantes. Un ordre du jour vous permettra de rester sur la bonne voie.

4. Utiliser des outils différents pour des objectifs différents

Si vous utilisez constamment Microsoft Teams pour le travail, envisagez d’utiliser Zoom pour vos affaires personnelles. Si Zoom est l’outil préféré de votre employeur, nous vous suggérons d’utiliser plutôt FaceTime ou équivalent pour vos amis et votre famille. Vous pouvez également vous tourner vers Jitsi, Google Hangouts ou Skype.

Chez Speexx, nous utilisons notre propre logiciel pour la formation linguistique par vidéo dans une salle de classe virtuelle. Au cours des premiers mois de la pandémie, le temps d’utilisation moyen a augmenté de 400 % ; heureusement, nos utilisateurs ne semblent pas souffrir de la « fatigue Zoom » ! Donc, si vous avez besoin d’une pause Zoom, essayez un compte test Speexx.

Il existe une multitude d’autres options, même gratuites, sur le marché. Rassurez-vous, vous n’êtes pas obligé de fixer la même interface utilisateur toute la journée si vous ne le souhaitez pas.

5. Limitez vos appels

Enfin, de la même manière que beaucoup d’entre nous quittent une salle de conférence en grommelant que « cette réunion aurait pu se faire par e-mail », il en va de même pour les réunions en visio. Ce n’est pas parce que nous travaillons tous à distance que nous devons nous connecter en permanence, si un message rapide sur Slack ou un appel à l’ancienne (sans vidéo) peut suffire.

Nous sommes de fervents adeptes du « walk and talks », surtout lorsqu’il s’agit de conversations en tête-à-tête ou de rencontres plus décontractées (réunions qui ne nécessitent pas de prise de notes). Encouragez vos collègues à mettre des écouteurs ou des AirPods et vous pourrez ainsi vous promener séparément tout en discutant. Cela vous permet également de faire de l’exercice tous les deux ! Il a également été prouvé que la marche peut stimuler la créativité.

Adieu à la fatigue des réunions en ligne

Nous espérons que ces conseils vous aideront à lutter contre la redoutable fatigue de Zoom. Mais la chose la plus importante à retenir est peut-être qu’en plus de tout cela, tout le monde peut se sentir anxieux lorsque l’on travaille à distance. Ces sentiments, à eux seuls, sont épuisants. Le mieux que nous puissions faire est donc d’être patients et flexibles et de prendre des nouvelles les uns des autres – que ce soit via Zoom, FaceTime, Microsoft Teams ou une combinaison de ces outils. Soyons tous agiles et prêts à nous plier et à nous déplacer pour voir ce qui fonctionne le mieux pour chacune de nos organisations dans cette nouvelle normalité ! Contactez Speexx pour plus de ressources ou de soutien – Speexx est la nouvelle normalité.