Quatre façons d’améliorer la communication des équipes virtuelles

Le travail à distance devenant une pratique des plus courantes, les chefs d’équipe doivent repenser leurs stratégies de communication. Les équipes virtuelles sont souvent diversifiées sur le plan culturel et des études montrent qu’elles ont l’avantage d’être plus innovantes et d’être capables d’évoluer facilement et rapidement hors de leur zone de confort. Cependant, parvenir à les rassembler pour collaborer peut-être un réel défi. La globalisation requérant toujours plus que les personnes travaillent à l’international, l’innovation dépend ainsi d’une collaboration et d’une coopération sans frontières. Cela entraine ainsi la nécessité pour les entreprises d’abattre les cloisons et d’améliorer la communication. Il s’agit là d’éléments clés pour la réussite des équipes virtuelles.

Il y a cependant de nombreux facteurs à prendre en considération lorsqu’il s’agit de réunir des équipes virtuelles : barrières technologiques, fuseaux horaires, et différences culturelles, linguistiques et de valeurs, pour n’en nommer que quelques-uns. Alors, comment obtenir une équipe créative, flexible et rapide à l’ère de la transformation numérique ? Avec plus de dix ans d’expérience dans la gestion d’une équipe diversifiée, dont la majorité se trouve aux quatre coins de l’Europe, Beate Gallist, Responsable Produit chez Speexx, nous en dit plus sur son expérience de travail avec des équipes virtuelles, et partage quelques astuces pour améliorer la communication.

« Au début, nous travaillions tous au même endroit, puis, au fil des ans, l’équipe de développement s’est agrandie et s’est dispersée entre Munich, Madrid et Paris. Nous savions depuis le début qu’il nous faudrait absolument maintenir un flux de communication constant pour réussir, car si l’on ne se voit pas tous les jours autour de la machine à café, on risque de manquer des informations. Ce sont souvent les interactions imprévues en face-à-face, (comme un déjeuner avec un collègue), qui donnent des résultats inestimables, comme des débats créatifs ou le partage d’informations importantes qui pourraient ne pas avoir été transmises efficacement lors d’une réunion « officielle ».

Ci-dessous se trouvent les quatre meilleures pratiques à prendre en compte dans l’amélioration de la communication des équipes virtuelles :

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Garder un esprit ouvert et être flexible

Ce point est particulièrement important pour les équipes chargées de développer un produit ou d’accomplir un projet rapidement. Tous les membres de l’équipe doivent également être impliqués au processus créatif. Les membres de l’équipe doivent se sentir suffisamment à l’aise pour s’exprimer, que ce soit lors d’une vidéoconférence ou d’une conversation par le biais d’une messagerie instantanée. Ils doivent se sentir en confiance pour poser des questions et être ouverts aux idées de leurs collègues. Les chefs d’équipe doivent être faciles à aborder et accessibles, que ce soit pour des questions, des conseils, des commentaires ou des suggestions sur une manière différente de faire les choses.

« Je pense que si notre équipe réussit si bien, c’est parce que nous avons des états d’esprits et des compétences très différents dans l’équipe », dit Beate. « Je crois que l’on devrait toujours remettre en question son propre état d’esprit, rester ouvert, et enfin développer davantage ses compétences. Je pense qu’à l’ère du numérique, tout avance et change si vite que l’on ne peut pas rester sur place et s’en tenir aux compétences que l’on a. Il faut aussi remettre en question la manière dont on aborde les choses et dont on travaille au quotidien, car cela pourrait changer au bout de quelques mois à cause des facteurs environnants qui changent si souvent ».

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Utiliser la technologie appropriée pour son équipe

Pour les membres d’une équipe à distance, la technologie appropriée doit être mise en place afin de pouvoir communiquer de manière efficace d’un endroit à un autre. Dans certaines organisations, la communication au sein d’équipes dispersées à travers différents pays peut être compliquée à cause de l’indisponibilité d’un canal de communication spécifique. « Parce que nous sommes une équipe virtuelle, nous vivons et travaillons dans trois endroits différents. Nous avons donc besoin d’outils de communication que nous pouvons utiliser pour des réunions, ainsi que d’un son de bonne qualité pour avoir l’impression « d’être dans la même pièce », affirme Beate. « Il est également important de se rencontrer en personne de temps en temps, lorsque cela est possible. Dans notre équipe, les réunions virtuelles sont utiles pour discuter de divers scénarios et solutions possibles, mais nous apprécions de nous retrouver en personne pour le travail créatif. Il n’y a rien de tel que le temps passé en face à face et l’on se sent bien plus connecté à ses collègues après avoir passé du temps ensemble dans la vie réelle ».

Chez Speexx, nous utilisons Microsoft Teams et quelques autres outils de communication et de gestion de projets pour collaborer et communiquer entre nous. « Pour notre équipe de développement de produit, il est important de maintenir une communication permanente et de savoir ce sur quoi travaille chaque membre de l’équipe. On aime utiliser des outils de vidéoconférence et de messagerie pour rester constamment en contact. Ajouter de l’humour, utiliser des émoticônes et des gifs pour exprimer ses sentiments peut s’avérer utile pour faciliter la communication. Je trouve que nos échanges restent ainsi intéressants et amusants et cela nous aide à rester unis ».

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Établir des canaux de communication spécifiques

Afin que tout le monde communique de façon satisfaisante, il est essentiel d’établir un process de communication et une compréhension mutuelle de la part de chaque membre de l’équipe. Il est important de comprendre les différents outils de communication et de savoir quand les utiliser.

« Tout ce que nous faisons doit être précisé longtemps à l’avance : avant de commencer à travailler, nous devons nous mettre d’accord sur la façon de mettre en place ce que nous voulons obtenir. C’est essentiel lorsqu’il y a de nombreux points de vue différents au sein de l’équipe », explique Beate. « Je pense qu’il est important de maintenir un flux de communication permanent sur un ton plus décontracté, mais de manière officielle ». Nous avons nos réunions quotidiennes lors desquelles chaque membre de l’équipe explique ce sur quoi il/elle va travailler aujourd’hui, ce qu’il/elle a fait hier et ce qui pourrait l’empêcher d’atteindre ses objectifs de la journée. Pendant cette réunion, chacun est aussi encouragé à demander de l’aide ou des conseils des autres membres de l’équipe, pour que personne ne prenne de retard sur ses objectifs.

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Entretenir ses soft skills

Posséder un jeu complet de soft skills est particulièrement important pour les équipes qui ne peuvent communiquer en face à face. Ne pas savoir décrypter les signaux sociaux, les expressions et les gestes dans la communication en ligne peut réellement poser problème. De bons soft skills aident les membres de l’équipe à sympathiser les uns avec les autres et à mieux comprendre le point de vue et les styles de communication préférés par chacun. Les membres d’une équipe doivent également se sentir à l’aise pour échanger des retours entre eux, ce qui peut parfois s’avérer un peu plus compliqué lorsque la communication ne se fait pas en face à face, ou se fait entre personnes de langues maternelles différentes.

« Aucun membre de notre équipe n’échange avec les autres dans sa langue maternelle, ce qui peut représenter un problème car on peut parfois avoir des propos trop durs ou trop familiers sans le vouloir. Des choses peuvent être interprétées ou reçues différemment de notre intention première », avertit Beate. « Lorsque vous travaillez avec une équipe virtuelle et multiculturelle, vous devez toujours être très attentif à ce que vous dites et à votre manière de le dire. Le respect est l’une des valeurs principales de notre équipe. Nous croyons que chacun a le droit d’être traité avec respect et d’avoir la possibilité d’exprimer ses idées. Nous sommes également conscients que la manière dont nous nous exprimons peut parfois se traduire un peu différemment de notre langue maternelle et de notre culture. Nous en sommes tous très conscients et nous savons que chacun fait de son mieux ».

Construire une équipe créative, flexible et rapide à l’ère numérique

« Travailler avec une équipe flexible et dispersée dans plusieurs endroits requiert un flux de communication constant, qu’il soit officiel ou non. Dans le cadre de notre process Scrum, nous organisons des évènements officiels qui nous aident à planifier, définir un ordre de priorité, et discuter des commentaires reçus, selon un principe d’étude et d’adaptation. Ces réunions officielles combinées à des discussions informelles par chat nous aident à nous adapter rapidement et à tenir les différents acteurs informés », explique Beate.

Des équipes virtuelles et diversifiées peuvent fournir de meilleurs résultats pour l’entreprise, mais pour cela, elles doivent communiquer de manière effective, respectueuse et efficace. De bonnes compétences relationnelles, des canaux de communication et des process établis, un esprit ouvert et une technologie appropriée peuvent aider les équipes virtuelles à rester rapides, flexibles et créatives à l’ère numérique.