Les meilleurs outils pour faire du télétravail

Vous cherchez des outils pour travailler à distance ? Avant même que le coronavirus ne fasse son apparition, les deux tiers des salariés travaillaient déjà à domicile. L’arrivée du COVID-19 a accéléré cette évolution, et les entreprises qui n’avaient pas encore adopté cette forme de travail s’inquiètent des difficultés à maîtriser véritablement la collaboration numérique et de maintenir la productivité de l’entreprise.

Mise en place d’un environnement de travail à distance

Chez Speexx, nous nous sommes engagés à renforcer la communication au sein des entreprises ayant des effectifs à travers le monde.
Aujourd’hui, plus que jamais, alors que les employés ne peuvent pas se rendre au bureau et que les cours de langues traditionnels en présentiels ont été annulé sur décisions ministérielles, les organisations doivent répondre à une augmentation du nombre de travailleurs à distance. Pour vous aider, nous avons pensé partager les outils et les conseils que nous recommandons pour mettre en place un environnement de travail à distance :

Outils de base gratuits

Microsoft et Google font partie des nombreuses entreprises qui proposent de nombreux outils de travail à distance gratuits permettant la téléconférence et la collaboration sur des documents en direct. Microsoft Office 365 propose les programmes Office bien connus et irremplaçables comme Word et Excel. La suite G de Google est un abonnement professionnel à Google Drive qui comprend des outils de productivité similaires et populaires comme Google Docs et Google Sheets.

En outre, une poignée d’entreprises technologiques se sont réunies pour former un centre en ligne appelé Open for Business, chacune aide avec sa solution les petites entreprises du monde entier à pratiquer le travail à distance tout au long de cette période. Open for business comprend :

Cloudflare, qui permet aux travailleurs à distance de se connecter en toute sécurité aux applications d’entreprise. ils offrent 500 places de Cloudflare for Teams pour les petites entreprises jusqu’au 1er septembre, ainsi qu’une session d’on-boarding gratuite.
Box : cette plateforme sécurisée de partage de fichiers et de collaboration offre 3 mois gratuits de sa solution « Business » qui comprend un stockage illimité, un accès mobile et des rapports avancés sur les utilisateurs et la sécurité.
Webex : le service de plate-forme de vidéoconférence de Cisco étend les services pour les clients existants de Webex. Cela comprend une utilisation illimitée sans restriction de temps, une assistance pour moins de 100 participants et un numéro d’appel gratuit.
Zoho. Zoho propose sa gamme de produits Remotely gratuitement à tous ses nouveaux clients jusqu’au 1er juillet 2020. Il s’agit d’une suite bureautique basée sur le web, contenant des traitements de texte, des tableurs, des bases de données, des conférences web et bien plus encore.

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Outils de vidéoconférence

Les deux entreprises proposent aussi des services de visioconférence : Google avec Hangouts, intégrée à G Suite pour que les personnes extérieures à l’entreprise puissent se joindre directement aux événements du calendrier ou aux invitations par courriel ; Microsoft avec Teams, le nouveau nom des abonnements Skype pour les entreprises, qui donne accès à des appels de groupe plus importants et à la collaboration sur des documents en direct.

Non loin derrière Google et Microsoft en termes de popularité se trouve Zoom, l’une des applications de réunion virtuelle les plus appréciées de nos jours. Elle comprend des réunions vidéo de haute qualité, des fonctions de partage d’écran et de chat. Elle offre également une fonction d’écran partagé, qui vous permet de voir tous les participants à la fois, comme si tous les participants étaient assis autour d’une table lors d’une réunion en personne.

Chat tools for remote work

Outils de chat pour le télétravail

Pour la fonctionnalité de base du chat, Microsoft propose Teams, un remplacement évident pour tous ceux qui connaissent Skype. Google, quant à lui, propose la fonction « Hangouts Chat« , qui permet aux équipes de faire leur travail en un seul endroit.

Mais une autre plateforme de messagerie instantanée populaire et appréciée à prendre en considération est Slack. Il s’agit essentiellement d’un salon de discussion pour toute l’organisation, conçu pour remplacer le courrier électronique comme méthode de communication et de partage. Ses conversations sont privées, cryptées et sécurisées.

Teams et Slack vous permettent d’organiser les communications par différents groupements (« Teams » dans Teams et « Channels » dans Slack) mais vous permettent également de faire de la messagerie privée, en tête à tête. Chaque logiciel permet de partager facilement des fichiers en un seul endroit.

La plus grande différence entre les deux est que Slack est facile et rapide à installer ; l’administration demande moins d’efforts. Teams est conçu pour les grandes entreprises ; bien qu’il soit sans doute plus complexe, il offre de bonnes intégrations avec les applications Office 365.

Cloud storage for remote work environment

Le stockage dans le cloud

Les pièces jointes sont pénibles et ralentissent les courriels. Le stockage dans le cloud, en particulier lorsqu’il s’agit de travail à distance, est l’outil de partage parfait pour les documents et les fichiers multimédia.

Google Drive conserve les fichiers dans un endroit centralisé et sécurisé, ce qui permet à tous ceux qui travaillent chez eux de partager des documents, des présentations de diapositives et ou des feuilles de calcul.

Dropbox et Box sont des plates-formes de stockage en cloud alternatives qui offrent diverses fonctionnalités pour la gestion des employés à distance. Elles sont souvent décrites à tort comme des rivales, mais la Box est plus axée sur l’entreprise alors que la Dropbox sert davantage les consommateurs et les propriétaires de petites entreprises ou les indépendants.

Tous ces outils vous permettent de synchroniser les fichiers entre les appareils, afin que les travailleurs puissent les consulter et les mettre à jour de n’importe où – téléphone, iPad et ordinateur.

Outils de gestion de projet

Les outils de gestion de projet aident les individus, ou les équipes, à organiser et à suivre efficacement le travail et à gérer les projets et les tâches. La plupart de ces logiciels peuvent être achetés en ligne et, pour certains, utilisés gratuitement.

Parmi les exemples, citons Wrike, un logiciel en ligne qui vous donne, à vous et à qui vous voulez donner accès dans votre entreprise, une visibilité et un contrôle sur les tâches. Vous pouvez centraliser la communication, consulter des rapports en temps réel et des mises à jour de l’état d’avancement des projets, collaborer sur les plans et les délais et également personnaliser toutes vos vues pour refléter l’image de marque de l’entreprise et ne voir que les choses les plus importantes pour vous et votre équipe.

Trello n’est pas très différent de Wrike ; il s’agit d’une application de création de listes sur le web qui vous permet d’organiser et de hiérarchiser les projets de manière flexible et personnalisable. Comme Wrike, Trello vous permet de collaborer sur des projets, d’attacher des fichiers à des tâches, de fixer des dates d’échéance et des commandes récurrentes, et bien plus encore.

Enfin, une autre alternative est Asana qui n’est peut-être pas aussi simple que Trello et Wrike, mais qui offre plus de fonctionnalités. Pour la gestion des dépendances (plus simplement : si vous voulez spécifier quelles tâches peuvent être effectuées avant que d’autres puissent commencer), Asana est le gagnant. Cela vous permet d’envisager les goulots d’étranglement potentiels et de manipuler les relations sur une ligne de temps pour voir comment les tâches s’imbriqueront dans des ordres différents.

Autres conseils pour un environnement de travail à distance

– Ne supposez pas toujours que tout le monde a Internet à la maison et soyez prêt à investir dans des points d’accès mobiles et des forfaits data qui vont avec. Veillez à faire savoir à vos employés que s’ils ont des problèmes de connectivité, ils peuvent s’adresser aux services informatiques (qui pourront les aider à distance grâce à des outils comme teamviewer par exemple) et que vous pouvez les équiper d’un hotspot.
– Assurez-vous que chaque employé dispose du matériel dont il a besoin : qu’il s’agit au minimum d’un ordinateur portable, ainsi que et d’un téléphone portable (et des chargeurs correspondants !). Et si l’ordinateur de base de votre collaborateur n’est pas équipé d’une webcam, vous devriez peut-être en acheter une.
– Vous voudrez que le travail reste sûr, mais vous devrez aussi veiller à ce que les travailleurs aient accès à distance aux biens et aux services. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un réseau privé virtuel (VPN).
– En général, il est bon d’établir et de convenir d’une politique de travail à distance, ainsi que d’un plan, d’un programme de communication, d’un budget, d’une formation et d’un soutien pour garantir l’accès à Internet et aux appareils de travail. Des formations ponctuelles sur les meilleurs pratiques du télétravail peuvent également aider à assurer une transition rapide et sans heurts pour tous.

Managing little colleagues in your home office

Vous gérez des petits collègues dans votre bureau à domicile ?

Beaucoup d’entre nous ont des enfants à la maison, et il peut être difficile de concilier les tâches des parents et des employés. Surtout si vos enfants utilisent le même ordinateur ou les mêmes appareils que vous – vous ne voulez pas risquer de voir des fichiers supprimés accidentellement, ou un courriel personnel envoyé accidentellement depuis un compte professionnel.

C’est pourquoi nous avons pensé qu’il serait utile de partager avec vous les instructions sur la manière de mettre en place un contrôle parental sur vos appareils :

Windows
Apple
Android
Chromebook
Lenovo

Nous ne connaissons toujours pas les effets à long terme du coronavirus et espérons que son histoire se terminera bientôt, mais nous savons que le travail à distance ne disparaîtra pas avec lui. Il y a au contraire de grande chance que le télétravail s’inscrive dans les habitudes des gens et des entreprises de manière plus durable. Avec ces outils et ces stratégies, la gestion d’une force de travail à distance devient simple et efficace, et cette situation sera peut-être le point de départ d’un véritable changement de culture numérique pérenne.

Un rapide tour d’horizon

Vidéoconférence

Communication générale / chat

Stockage

Gestion de projet / à faire

Événements et enquêtes

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