Come aumentare la produttività sul lavoro? Ecco 4 consigli

“Il mio team è poco produttivo in questo periodo!”. “Ho notato che X rende meno rispetto all’anno scorso” o ancora “Abbiamo assunto delle nuove persone per dare una svecchiata ai gruppi di lavoro e invece sembra che tutto sia come prima”.

Se vi riconoscete in una di queste frasi, probabilmente avete a che fare con la sfida delle sfide per ogni HR, ogni manager e ogni responsabile di team: aumentare la produttività sul lavoro. E, aggiungiamo, allo stesso tempo, senza incorrere in situazioni che possano sfociare in stress o addirittura burnout.

Ma come, in un 2024 in cui le Grandi Dimissioni sono ancora dietro l’angolo e si parla tuttora di Quiet Quitting, bilanciare le esigenze dell’azienda con quelle dei dipendenti e dei collaboratori? Come aiutare le persone a lavorare davvero per obiettivi evitando che siano “impelagate” in riunioni fiume o che impieghino più del tempo del previsto per portare a termine i loro compiti?

Vediamo in questo articolo come aumentare la produttività sul lavoro, partendo prima dalla definizione di produttività, che è tutt’altro che scontata, per poi condividere 4 consigli pratici.

Cosa si intende per produttività sul lavoro

La parola produttività in sé indica la capacità di produrre di un dipendente o collaboratore.

Qualcosa che apparentemente è quantificabile: per esempio un venditore si può dire produttivo se riesce a chiudere tante vendite nel corso del mese. Nel caso di chi lavora in un call center inbound, potremmo dire che è produttivo se riesce a gestire un tot di chiamate che si pensa siano il numero minimo per dire che il servizio è efficiente.

Ma pensare in questo modo, ossia solo in termini quantitativi, potrebbe essere molto fuorviante oltre che controproducente. Come la mettiamo, infatti, se siamo di fronte a un cosiddetto knowledge worker?

Un lavoratore della conoscenza, come può essere un redattore, ma anche un community manager – solo per fare qualche esempio – non è qualcuno che dà automaticamente vita a un prodotto finito. Fa parte del suo lavoro creare, pensare, studiare, confrontarsi, leggere libri, andare a eventi ecc… Quando fa tutto questo, anche se non abbiamo un’evidenza di quello che ha prodotto, possiamo dire che non è produttivo? Non proprio, ecco perché la produttività non ha a che fare solo con la quantità, ma è anche e soprattutto una questione di qualità. Il risultato che una persona ottiene non si misura, infatti, tanto numericamente quanto sul fatto che sia riuscita a soddisfare o addirittura superare le aspettative.

La produttività non è solo una questione di quantità

Questo significa che un dipendente è pienamente produttivo se lavora in maniera efficiente, indubbiamente, ma anche e soprattutto in maniera efficace. Pertanto, nel caso del già citato redattore, non conta solo quanti testi produce, ma che questi raggiungano gli obiettivi che erano stati individuati. Vale a dire: intercettare un determinato pubblico, aiutare a posizionare l’azienda, aumentare la brand reputation e così via.

Ecco perché, se una persona lavora tantissime ore, è solerte, è puntuale, fa giusto un’ora di pausa pranzo ed è tra gli ultimi a uscire dall’ufficio, ma di fatto dà vita a prodotti di scarsa qualità, non possiamo dire che sia produttiva.
Altrettanto importante è ricordare altri due concetti, o meglio dire vantaggi, legati alla produttività per ogni azienda.

Una persona è produttiva se dà vita a prodotti di qualità che allo stesso tempo portino, in modo diretto o indiretto, maggiori entrate in un determinato periodo all’azienda.

Per i lavoratori della conoscenza già citati, sarà più difficile dimostrarlo ma ciò non significa che non danno il loro contributo.

Alle maggiori entrate corrisponde, per forza di cose, una maggiore crescita per l’azienda: se questa può espandersi, anche a piccoli passi, allora sì che si può definire davvero produttiva.

Ciò vale anche se guardiamo l’aspetto produttività dal lato dei dipendenti. Spesso si parla di giornate produttive e di giornate improduttive perché, magari, nel secondo caso, non si è riusciti a fare quanto si era prefissato perché impegnati in riunioni continue.

Se in effetti tali riunioni sono state troppo lunghe e non hanno portato a delle cose pratiche da fare già il giorno dopo, è vero, probabilmente è una giornata improduttiva. Ma se la riunione è servita a definire determinati processi, a sbloccare delle situazioni in cui si versava da diverso tempo che porteranno le persone a lavorare meglio, non siamo di fronte all’improduttività, tutt’altro.

Come aumentare la produttività al lavoro?

Detto questo, come aumentare la produttività dei dipendenti e dei collaboratori?

Ecco qualche consiglio pratico:

1. Fissare degli obiettivi chiari e facilmente misurabili

Oggi, lo sappiamo, sempre più gente lavora in smart working che, in Italia, abbiamo confuso per lavoro da remoto pensando che sia un’alternativa all’andare in ufficio. Lo smart working, invece, indica un tipo di lavoro in cui non ci si concentra tanto sugli orari e sul luogo quanto sugli obiettivi da raggiungere. Purché questi siano…chiari.

Sembrerebbe scontato e invece non è affatto così. Spesso, quando si chiede alle persone quali sono gli obiettivi del loro lavoro, in cosa consiste la propria specificità, la risposta ha a che fare più con le cose da portare avanti ogni giorno che con i traguardi da raggiungere.
Si confondono, cioè, i cosiddetti “task”, compiti, con gli obiettivi. Ma l’obiettivo è una meta cui si arriva appunto compiendo determinate azioni.

Tornando all’esempio del venditore, viene da sé che “aumentare le vendite” è un obiettivo connesso al suo lavoro, ma in realtà non vuol dire molto. Perché? Perché si tratta di un obiettivo molto generico. In che contesto deve aumentare le vendite? E in particolare di quale prodotto oppure nei confronti di quale target?

Dare degli obiettivi chiari e condividerli con il proprio personale è fondamentale per i dipendenti perché li aiuta a focalizzare il risultato e a pensare a strategie per raggiungerlo.

Per far sì che gli obiettivi siano chiari a tutti, è bene seguire il cosiddetto approccio “SMART”, vale a dire che siano obiettivi specifici, misurabili, realizzabili, realistici e da raggiungere in un tempo ben preciso.

Questa chiarezza è preziosa perché aiuta le persone non solo a capire quale direzione raggiungere, ma anche se questa coincide con le proprie aspettative, con le proprie capacità e con i motivi per cui fa quel determinato lavoro.

2. Dare feedback al momento giusto

Prevedere un processo di feedback è un modo fondamentale per aumentare la produttività, ma anche questa, nelle aziende, è una prassi tutt’altro che scontata. O meglio, si danno i feedback a fine anno, o in alcuni casi, sono previsti incontri in tal senso a fine semestre o fine quarter, ma quello che spesso manca è il cosiddetto “continuous feedback”, vale a dire quel riscontro regolare che si ha mentre si sta lavorando ai progetti.

Sapere cosa si pensa di un certo modus operandi permette di capire a che punto si è rispetto agli obiettivi e incentiva le persone a parlarsi e a comunicare di più, correggendo gli eventuali errori che si possono generare da un mancato confronto.

Dare feedback, poi, non dovrebbe mai essere unilaterale ma bilaterale: non è solo chi gestisce il personale o i team a dire la sua, ma anche il personale deve potersi sentire libero di dire come sta vivendo quel momento o quali sono le attività in cui si sente bloccato.

3. Migliorare la comunicazione e adattarla ai contesti

La comunicazione, in un mondo come quello aziendale in cui paradossalmente si comunica di continuo con e-mail, messaggi su Teams o su whatsapp, spesso non è altro che frettolosa, superficiale, scontata. E questo vale a tutti i livelli, tra colleghi dello stesso team, tra manager e dipendenti o tra dipendenti e clienti.

Perciò è necessario pensare, prima di comunicare sia internamente che esternamente, a cosa si vuole dire per poi capire quale possa essere la modalità più efficace. Facciamo qualche esempio.

Se si devono condividere dei dati dettagliati, per esempio sui lead che si sono raggiunti tramite delle attività di marketing e si vuole discutere il tutto in una riunione, è sempre bene comunicare via e-mail agendo sostanzialmente in due modi. Nell’e-mail che deve avere un oggetto chiaro, con la parola chiave il più possibile a sinistra, deve essere spiegato il motivo per cui si fa la riunione oltre alle varie info su dove, come e quando. Senza dimenticare chi la terrà, la durata e un ordine del giorno. Se si parla di dati, inoltre, è meglio anticiparli via e-mail in modo che le persone potranno prima farsi un’idea da sole.

La comunicazione va dunque inviata almeno 3-4 giorni prima in modo che le persone si possano preparare.

Se invece bisogna fare una valutazione annuale sull’andamento di un dipendente, il modo migliore è dal vivo o tutt’al più tramite videocall. Meglio evitare modalità di comunicazione asincrone e persino il telefono che un po’ limita il confronto.

4. Puntare sul business coaching

Per aumentare la produttività sul lavoro, un ruolo importante lo riveste indubbiamente il business coaching che può aiutare nella gestione delle persone, ma anche nell’allenare quelle competenze e quelle doti che sono necessarie per comunicare al meglio. Come? Per esempio, durante una sessione di coaching, un coach può aiutare un manager a identificare i propri punti di forza e di debolezza e a capire come gestire al meglio il suo rapporto con le persone.

Grazie al business coaching, inoltre, si può capire come dare al meglio dei feedback e instaurare quella cultura del miglioramento continuo in cui tutte le persone sono incoraggiate ad assumersi le responsabilità del proprio sviluppo che, passa, anche dalla giusta produttività.