4 conseils pour augmenter la productivité au travail

« Mon équipe n’est pas très productive ces jours-ci ! », « J’ai remarqué que X gagne moins que l’année dernière » ou encore « Nous avons embauché de nouvelles personnes pour rafraîchir les équipes et au lieu de cela, tout semble être comme avant. »

Si vous vous reconnaissez dans l’une de ces phrases, vous êtes probablement confronté au défi des défis pour chaque RH, chaque manager et chaque chef d’équipe : augmenter la productivité au travail, sans se heurter à des situations pouvant entraîner du stress ou même de l’épuisement professionnel.

Mais comment, dans une année 2024 où la Grande Démission est encore à nos portes et où l’on parle encore de Quiet Quitting, concilier les besoins de l’entreprise avec ceux de ses collaborateurs ? Comment pouvons-nous aider les gens à vraiment travailler selon des objectifs tout en évitant qu’ils ne s’enlisent dans des réunions interminables ou qu’ils prennent plus de temps que prévu pour accomplir leurs tâches ?

Voyons dans cet article comment augmenter la productivité au travail, en commençant d’abord par la définition de la productivité, qui est loin d’être évidente, puis en partageant 4 conseils pratiques.

Qu’entend-on par productivité au travail ?

Le mot productivité en lui-même signifie la capacité d’un collaborateur à produire en un temps imparti.

Quelque chose qui est donc apparemment quantifiable. Par exemple, on peut dire qu’un commercial est productif s’il peut conclure beaucoup de ventes au cours du mois. Dans le cas d’une personne qui travaille dans un centre d’appels, nous pourrions dire qu’elle est productive si elle peut traiter un nombre d’appels que l’on pense être le nombre minimum pour dire que le service est efficace.

Mais penser de cette façon, c’est-à-dire uniquement en termes quantitatifs, pourrait être très trompeur et contre-productif. Car comment pouvons-nous y faire face si nous avons affaire à un métier dont les retombées seraient moins concrètes, moins directes ?

Un éditeur ou un community manager, pour ne citer que quelques exemples, n’est pas quelqu’un qui donne automatiquement vie à un produit fini. Cela fait partie de son travail de créer, de penser, d’étudier, de comparer, de lire des livres, d’aller à des événements, etc… Quand il fait tout cela, même si nous n’avons pas de preuve tangible de ce qu’il a produit, pouvons-nous dire qu’il est improductif ? Pas vraiment, c’est pourquoi la productivité n’est pas seulement une question de quantité, mais aussi et surtout de qualité. En fait, le résultat qu’une personne obtient doit se mesurer à l’aune de sa réussite à répondre aux attentes, voire à les dépasser.

La productivité n’est pas qu’une question de quantité

Cela signifie qu’un collaborateur est pleinement productif s’il travaille efficacement. Par conséquent, dans le cas de l’éditeur mentionné, il importe non seulement le nombre de textes qu’il produit, mais aussi qu’il atteigne les objectifs qui ont été identifiés. À savoir : capter une certaine audience, aider à positionner sa maison d’édition, augmenter la notoriété de la marque, etc.

C’est pourquoi, si une personne travaille un nombre d’heures important, est volontaire, ponctuelle, ne prend qu’une heure de pause déjeuner et est parmi les dernières à quitter le bureau, mais donne en fait naissance à des productions faibles, voire de mauvaise qualité, nous ne pouvons pas dire qu’elle est productive. Il est tout aussi important de se rappeler deux autres concepts, ou plutôt disons avantages, liés à la productivité de toute entreprise.

Une personne est productive si elle effectue un travail de qualité qui apporte en même temps, directement ou indirectement, plus de revenus à l’entreprise au cours d’une période donnée. Pour les métiers déjà mentionnés, ce sera plus difficile à prouver, mais cela ne signifie pas qu’ils n’apportent pas leur pleine contribution. L’augmentation du chiffre d’affaires correspond nécessairement à une croissance accrue pour l’entreprise : si l’entreprise peut se développer, même par petites étapes, alors oui, on peut dire qu’elle est vraiment productive.

C’est également vrai si l’on considère l’aspect productivité du point de vue des collaborateurs. Les gens parlent souvent de jours productifs et de jours improductifs parce que, par exemple, dans le deuxième cas, ils n’ont pas été en mesure de faire ce qu’ils avaient parce qu’ils étaient bloqués dans des réunions en continu.

Si, en fait, ces réunions ont été trop longues et n’ont pas abouti à des choses pratiques à mettre en place dès le lendemain, c’est vrai, c’est probablement une journée improductive. Mais si les réunions ont permis de définir certains processus, de débloquer des situations qui existaient depuis un certain temps et qui amèneront à mieux travailler, nous ne sommes pas face à l’improductivité, loin de là.

Comment augmenter la productivité au travail ?

Cela dit, comment augmenter la productivité des collaborateurs et des sous-traitants ? Voici quelques conseils pratiques.

1. Fixez-vous des objectifs clairs et facilement mesurables

Les professions intellectuelles, qui sont les plus sujettes à cette nouvelle donne à prendre en compte quant à la productivité, désignent un type de travail dans lequel l’accent n’est pas tant mis sur le temps passé, mais plutôt sur les objectifs à atteindre. Néanmoins, régulièrement, lorsqu’on interroge des personnes sur les objectifs de leur travail, en quoi consiste leur spécificité, la réponse a plus à voir avec les choses à accomplir chaque jour qu’avec les objectifs à atteindre. C’est-à-dire que l’on a tendance à confondre ce qu’on appelle des tâches, avec des objectifs. Bien que les objectifs ne soient atteignables que par l’accomplissement de tâches, il convient d’adopter une vision plus macro, long terme.

Pour en revenir à l’exemple du commercial, il va sans dire que « l’augmentation des ventes » est un objectif lié à son travail, mais en réalité cela ne signifie pas grand-chose. Pourquoi ? Parce que c’est un objectif très général. Dans quel contexte doit-il augmenter ses ventes ? Et concrètement de quel produit ou vers quel public cible ? Il est essentiel de donner des objectifs clairs et de les partager avec vos équipes, car cela les aide à se concentrer sur le résultat et à réfléchir à des stratégies pour les atteindre.

Afin de rendre les objectifs clairs pour tout le monde, il est bon de suivre l’approche dite « SMART », c’est-à-dire qu’ils soient Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis. Cette clarté est précieuse car elle aide non seulement à comprendre dans quelle direction aller, mais aussi si cela coïncide avec ses propres attentes, capacités et les raisons de faire ce travail particulier.

2. Donner du feedback au bon moment

La mise en place d’un processus de feedback est un moyen notable d’augmenter la productivité, bien que ce soit loin d’être une pratique acquise. Ou plutôt, la rétroaction est donnée à la fin de l’année, ou dans certains cas, des réunions à cet effet sont prévues à la fin du semestre ou à la fin du trimestre. Or ce qui manque souvent, c’est ce que l’on appelle la « rétroaction continue », c’est-à-dire cette rétroaction régulière que vous recevez pendant que vous travaillez sur des projets.

Savoir ce que vous pensez d’un certain modus operandi vous permet de comprendre où vous en êtes par rapport à vos objectifs et incite les collaborateurs à se parler et à communiquer davantage, en corrigeant les erreurs qui peuvent être générées par un manque de discussion.

Le feedback ne doit donc jamais être unilatéral mais bilatéral : ce ne sont pas seulement les managers qui ont leur mot à dire, mais les membres des équipes doivent également pouvoir se sentir libres de dire comment ils vivent ce moment ou dans quelles activités ils se sentent coincés.

4. Améliorer la communication et l’adapter aux contextes

La communication, dans un monde comme celui de l’entreprise où paradoxalement on communique tout le temps avec des mails, des messages sur Teams ou WhatsApp, n’est souvent qu’hâtive, superficielle, et prise pour acquise. Et ce, à tous les niveaux, entre collègues d’une même équipe, entre managers et collaborateurs ou entre collaborateurs et clients.

Il est donc nécessaire de réfléchir, avant de communiquer à la fois en interne et en externe, à ce que vous voulez dire et ensuite déterminer quel pourrait être le moyen ou le canal le plus efficace de communication. Donnons quelques exemples.

Si vous devez partager des données détaillées, par exemple sur les prospects que vous avez atteints par le biais d’activités de marketing, et que vous souhaitez en discuter lors d’une réunion, il est toujours bon de communiquer par mail en agissant essentiellement de deux manières. Dans ce mail, qui doit avoir un objet clair, avec le mot-clé le plus à gauche possible, vous devez expliquer pourquoi vous organisez une réunion ainsi que les différentes informations logistiques. Sans oublier qui l’organisera, la durée et l’ordre du jour. S’il s’agit de données, il est également préférable de les anticiper par mail afin que les gens puissent d’abord se faire une idée par eux-mêmes.

La communication doit donc être envoyée au moins 3 à 4 jours à l’avance afin que les gens puissent se préparer.

Si, en revanche, une évaluation annuelle de la performance d’un employé doit être effectuée, le meilleur moyen est en direct ou tout au plus par appel vidéo. Mieux vaut éviter les modes de communication asynchrones et même le téléphone, ce qui limite quelque peu la confrontation.

4. Viser le coaching professionnel

Afin d’augmenter la productivité au travail, le coaching d’entreprise joue sans aucun doute un rôle important, qui peut aider à gérer les personnes, mais aussi à former les compétences et les talents nécessaires pour communiquer au mieux. Comment ? Par exemple, lors d’une séance de coaching, un coach peut aider un manager à identifier ses forces et ses faiblesses et à déterminer la meilleure façon de gérer sa relation avec les gens.

De plus, grâce au coaching d’entreprise, on peut comprendre comment donner du feedback et établir cette culture d’amélioration continue dans laquelle toutes les personnes sont encouragées à assumer la responsabilité de leur propre développement, ce qui passe également par une productivité appropriée.