5 Tipps für das Home Office – was wir in China und Italien gelernt haben

5 Tipps für das Home Office

Das Arbeiten im Home Office bietet viele Vorteile, bringt auch auch viele Herausforderungen mit sich. Unsere 5 Tipps zum Arbeiten von zu Hause aus sind das Ergebnis der Erfahungen unserer Teams in China und Italien mit #WFH (Working From Home).

Die Vorteile des Home Office

Remote zu arbeiten kann anfangs etwas erfrischend sein, denn es bietet viele Vorteile: Flexibilität, mehr Zeit mit der Familie und Zeit, die normalerweise für das Pendeln und nun auf andere, angenehmere Beschäftigungen aufgewendet wird – für Fitness, Lesen oder sogar eine zusätzliche Stunde Schlaf.

Für viele von uns auf der ganzen Welt begannen die Ausgangsbeschränkungen (und damit die Anweisungen, möglichst von zu Hause aus zu arbeiten), vor wenigen Wochen. Doch in Teilen Chinas haben sich die Beschränkungen für Sperrungen nach der bislang ehrgeizigsten und strengsten Quarantäne in der gesamten modernen Geschichte bereits aufgehoben: Mehr als 760 Millionen Menschen waren 45 Tage lang in ihren Häusern eingesperrt.

Home Office in China

Man kann mit Sicherheit sagen, dass unsere in China ansässigen Speexx-Kollegen nach mehr als einem Monat Erfahrung jetzt Experten für das Thema Remote Arbeiten sind. Lesen Sie weiter, um einige Tipps von Speexx China zu erhalten, wie Sie Produktivität, soziales Miteinander und – das ist entscheidend – eine positive Einstellung bei der Arbeit im Home Office aufrechterhalten können.

Wir hoffen, dass diese Tipps als Orientierungshilfe und als Hoffnungsschimmer dienen. Sie kommen direkt von denen, die es erfolgreich auf die „andere Seite“ von vorgeschriebenen Sperren und umfangreichen Fernarbeiten geschafft haben, zumal ein Großteil der Welt gerade erst mit der Selbstisolationserfahrung begonnen hat.

Im Home Office Kommunikation aufrecht erhalten

Tipp 1 – von Speexx Italien: Halten Sie die Kommunikation trotz Home Office aufrecht

Italien erfährt ebenfalls seit geraumer Zeit Ausgangssperren – an den meisten Orten bereits seit mehr als einen Monat – und so werden die Geschäfte von Speexx Italien mit diesen Einschränkungen aus dem Home Office weitergeführt. Trotz allem haben unsere Kollegen in Italien gute Laune bewahrt. Giulia Mendoliera, Head of Digital and Content bei Speexx Italien, wies darauf hin, dass wir uns alle daran erinnern müssen, dass alles auf effektive Kommunikation hinausläuft, um erfolgreich zu arbeiten und zu lernen.

Um mit dem Team komplett „remote“ arbeiten zu können, war „…eine kopernikanische Revolution in der Kommunikation notwendig, angefangen von redaktionellen Plänen bis hin zur internen Kommunikationslinie“, wie sie berichtet. „Eine Nachricht muss so beruhigend wie möglich sein, um sicherzustellen, dass die Empfänger positiv und orientiert bleiben.“

Giulia betonte, dass der wirkliche Wechsel von der klassischen Büroarbeit zu „WFH“ (work from home) weniger darin besteht, sich an einen neuen physischen Raum anzupassen, sondern sich stattdessen an ein anderes Verhalten anzupassen – eine andere Art der Interaktion mit Menschen.

Tipp 2: Seien Sie flexibel in der Kommunikation, wenn Sie remote arbeiten

Als internationale, digitale Organisation setzt Speexx seit Jahren auf Online-Kommunikation. Wir verwenden Tools wie Microsoft Teams, Outlook und Yammer, um in Verbindung zu bleiben, und Software wie Wrike und Jira für die Zusammenarbeit und das Projektmanagement.

Wenn weltweit das Arbeiten von zu Hause zur Norm wird, ist es wichtig, die Tools und Technologien, die Ihr Unternehmen für die Kommunikation verwendet, genauer und kritischer zu betrachten. Hinterfragen Sie immer wieder: Ist dies der effektivste Weg für uns, über Grenzen hinweg zu kommunizieren?

China befindet sich mit der „Great Firewall“ – einer strengen Reihe von Zensurprotokollen, die u.a. viele globale Social-Media-Anbieter verbietet – in einer einzigartigen Situation. Dies bedeutet, dass bei der Arbeit mit Unternehmen oder Kollegen in China bei der Verwendung einiger internationaler Kommunikationsplattformen möglicherweise Probleme mit der jeweiligen Netzwerktechnologie auftreten. Aus diesem Grund haben unsere nicht-chinesischen Niederlassungen bei Speexx auch einige in China selbst entwickelte, soziale Netzwerke und Tools wie Chinas WeChat übernommen, um intern mit unseren Kollegen in Shanghai kommunizieren zu können. Natürlich ist auch E-Mail immer noch eine gültige und funktionierende Art der Kommunikation, aber WeChat ermöglicht etwas lockerere, augenblicklichere und somit intimere Interaktionen.

Auf das Home Office gemünzt heißt das kurz gesagt: Seien Sie bereit, neue Tools und Gewohnheiten einzuführen, um eine starke Kommunikation sicherzustellen, und bereiten Sie Ihre Mitarbeiter darauf vor, dasselbe zu tun. Möglicherweise stellen Sie dadurch sogar fest, dass Sie die Messaging-Apps einer anderen Kultur denen vorziehen, an die Sie bereits gewöhnt sind!

Tipp 3: Bewahren Sie die Menschlichkeit, wenn Sie aus der Ferne arbeiten

Während die Arbeit von zu Hause aus in den ersten ein oder zwei Wochen unglaublich luxuriös erscheint, drückten viele unserer Kollegen verständliche Gefühle der Isolation, Einsamkeit und des Gefühls des „Ausgelassen-Seins“ aus – beruflich und persönlich. Aufgrund unsicherer externer Ereignisse und der Notwendigkeit, sich schnell an einen neuen Lebensstil anzupassen, besteht ein unvermeidliches Verlustgefühl, das Länder, die Chinas Lockdown-Führung folgen, erst jetzt zu spüren beginnen.

Aus diesem Grund erinnern uns unsere chinesischen Kollegen in einer Zeit gesteigerter Angst und körperlicher Isolation daran, dass es wichtig ist, so viel Kommunikation wie möglich auf eine Weise aufrechtzuerhalten, die reale Interaktionen am besten nachahmt. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, Ihre Kamera bei virtuellen Konferenzen einzuschalten und Ihre Kollegen dazu zu ermutigen, dasselbe zu tun. Dies dient nicht nur dazu, Ihre Besprechungen reibungsloser zu gestalten (visuelle Hinweise, z. B. wenn sich ein Mitarbeiter in den Rahmen lehnt, um eine Ansage zu machen, Unterbrechungen und unangenehme Stille zu verhindern), sondern auch, um eine menschliche Verbindung herzustellen. Es ist auch erwiesen, dass das Sehen vertrauter Gesichter auch auf einem Bildschirm eine beruhigende Wirkung haben kann.

In diesen unsicheren Zeiten bat Giulia uns alle, daran zu denken, dass „wir jeden Tag danach streben müssen, die beste Version von uns selbst zu sein. Für uns und für andere.“

Inklusiv arbeiten im Home Office

Tipp 4: Seien Sie inklusiv, wenn Sie im Home Office arbeiten

Insbesondere für Manager ist es wichtig, transparent zu sein und die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten. Die Mitarbeiter in Ihrer Organisation sind möglicherweise verwirrt und haben Angst, in der Zeit des Remote-Arbeitens nach Krankheitsurlaub oder Urlaub zu fragen. Kommunizieren Sie die Erwartungen an Arbeitsleistung, Fristen, Unternehmensrichtlinien und Unternehmensziele so oft wie möglich, damit jeder seine Arbeit mit einem klaren Verständnis und Vertrauen in die Organisation beginnt. (Weitere Tipps zum Verwalten von Remote-Teams finden Sie hier.)

„Ursprüngliche Termine und Pläne haben sich verzögert“, sagte Lifan Xu, einer unserer Marketingmanager, über die Auswirkungen von Sperren auf das Geschäft in China. „In einem Zustand relativer Stagnation von Arbeit und Entwicklung können [Mitarbeiter] ängstlich sein und ein gewisses Gefühl des Verlustes haben.“ Sie empfahl den Managern, in unsicheren Zeiten wie diesen die Ermutigung und positive Verstärkung wirklich zu unterstützen, um die Menschen motiviert und positiv zu halten.

Noch mehr Besprechungen in Ihren Arbeitstag hineinzubringen klingt vielleicht nicht ideal, aber Giulia aus Italien berichtete, dass sich Mitarbeiter engagierter und motivierter fühlten, weil ihr Team die Anzahl der Besprechungen pro Tag erhöhte. Der Anstieg der Teaminteraktion, insbesondere bei eingeschalteten Videokonferenzen und angezeigten Gesichtern, ermöglichte es jedem, sich miteinander verbunden zu fühlen.

„Die Verbindung unter uns als Menschen ist der wesentliche Bestandteil für jedes Rezept für Unternehmenswachstum“, fügte Giulia hinzu. „Und die gute Seite der gesamten Situation ist, dass [mein] Team jetzt weniger Angst vor Konfrontationen hat … passend zu unserem allgemeinen Speexx-Ziel stärken wir Kommunikationsfähigkeiten über Grenzen hinweg, insbesondere weil wir alle sprichwörtlich im selben Boot sind.“

Tipp 5: Lernen Sie auch im Home Office weiter

Eine weitere Denkweise, die wir von unseren chinesischen Kollegen wirklich bewundert haben: Ihre Verlagerung von der Konzentration auf laufende Projekte und Prioritäten („Business as usual“), um gleichzeitig ihre eigenen Fähigkeiten zu verbessern.

Lifan sprach über den Anstieg der Nutzung unserer internen „Speexx Academy“, in der wir selbst erstellte Anleitungen zu Hunderten von Themen anbieten: Diese beinhaltet natürlich das Erlernen von Fremdsprachen, aber auch Tipps und Tricks zum öffentlichen Sprechen, Anleitungen zur Verwendung verschiedener Internet-Tools, Checklisten zum Planen und Ausführen von Veranstaltungen, Ratschläge für neue Kollegen usw.

In der Tat stieg die Aktivität der Speexx Academy zwischen Februar und März in China um 1340 Prozent.

Lifan argumentierte, wenn die Arbeit erheblich langsamer wird, ist es jetzt an der Zeit, dass Unternehmen das Online-Lernen intensivieren und ausprobieren, um individuelle Fähigkeiten zu verbessern.

Denn schließlich haben auch Zeiten der Unsicherheit ihr Ende, wie Lifan sagte und ein bekanntes chinesisches Sprichwort zitierte: „Der Winter wird irgendwann vergehen, und der Frühling wird sicher kommen.“

Und wenn es soweit ist, welche neuen Fähigkeiten müssen Sie dafür zeigen?

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