I migliori tool per lavorare in team da remoto

Ormai abbiamo capito che, anche se non siamo più in ufficio, o non ci stiamo più tanto quanto prima, questo non è un limite al nostro lavorare insieme. Semmai, ha cambiato i tempi e i modi con cui smarchiamo le varie task e raggiungiamo gli obiettivi che si siamo prefissati spostandoli dalla colonna dei “to do” a quella dei “done”. Sono molti infatti gli strumenti digitali che supportano, e in qualche caso migliorano, il nostro lavorare in team da remoto. In questo articolo abbiamo fatto una lista dei migliori da utilizzare, da desktop e da mobile, in modo facile, intuitivo e facilmente apprendibile. Abbiamo scelto di tralasciare quelli che ormai fanno parte del nostro quotidiano, come gli strumenti di video conferenza o di formazione, e abbiamo rivolto la nostra attenzione su quegli strumenti che rendono possibile un maggior coinvolgimento dando a tutti e tutte l’occasione di dire la propria e contribuire così al successo del team.

Come scegliere lo strumento giusto?

Prima di partire con la nostra lista, abbiamo pensato che è legittimo chiedersi: sì, ma come capisco quello che fa per me e per il mio team? Anzitutto, dovete aver ben chiaro cosa dovete fare e in cosa uno strumento di lavoro collaborativo può facilitare e rendere più produttivo il vostro team da remoto. Una volta che avete ben chiaro questo aspetto, vi consigliamo di scegliere strumenti che consentono più utilizzi, in termini sia di attività sia di dispositivo, così da aumentare il coinvolgimento delle persone da un lato e concentrare la formazione del team su un solo strumento dall’altro.

Se nel vostro team ci sono persone con disabilità o persone che non hanno skill digitali particolarmente avanzate, preferite strumenti facilmente usabili e accessibili anche da queste persone, con interfacce di semplice navigazione anche da tecnologie assistive. Un ulteriore punto importante è la privacy: lavorare su uno strumento collaborativo non significa che tutto ciò che facciamo, o scriviamo, debba necessariamente diventare pubblico. Un passaggio con il team Security e il team HR, potrebbe allora essere importante all’introduzione di un nuovo strumento, come anche leggere molto attentamente le opzioni di sicurezza richieste alla sua installazione.

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Piattaforme collaborative

Una piattaforma collaborativa è uno spazio di lavoro virtuale dove le risorse sono centralizzate con lo scopo di facilitare la comunicazione e l’interazione tra persone che lavorano insieme. Se questo è il tuo obiettivo, probabilmente conoscerai già le piattaforme più famose come Slack e Trello, che consentono anche di tracciare le attività e di avere sempre sott’occhio lo status delle lavorazioni. Per chi cerca qualcosa di più, da qualche tempo è disponibile anche Podio, una piattaforma pensata in modo specifico per i dispositivi mobili, che consente di organizzare il lavoro tra i membri del team anche qualora questi si ritrovino a lavorare da luoghi in cui la connessione internet non è del tutto stabile e poco adatti alla presenza di un computer. Basecamp è un’altra piattaforma collaborativa, che unisce le funzionalità delle precedenti con la possibilità di agire su documenti e creare to-do-list, in un unico spazio virtuale, un po’ a ricreare la meeting room nello spazio del nostro desktop.

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Social network aziendali

Se una volta si diceva “questo meeting avrebbe potuto essere una email”, oggi si tende a dire “questa email poteva essere un messaggio”. Flock è un sistema di messaggistica istantanea che ha lo scopo di aumentare la produttività del team proprio riducendo la quantità di email scambiate in un giorno. Un altro modo per agevolare la comunicazione interna al team, è l’utilizzo di un social network aziendale come Yammer, che consente di gestire documenti, condividere ciò che abbiamo creato e progettato, inserendo commenti, tag, video e immagini tra colleghi e colleghe.

Workflow management

Wrike è uno strumento per il project management che rende sempre visibile lo status di lavorazione di ogni progetto e di ogni membro del team. Dapulse e Easynote sono facili da usare, grazie alle interfacce intuitive, e consentono di suddividere le task e di costruire liste condivise tra le persone che lavorano insieme. ProofHub è molto simile, ma offre, in più, la possibilità di scambiare feedback e di aprire momenti di apprendimento collaborativo interni alla piattaforma.

Uno strumento che consente di creare to do list condivise per scaricare il carico mentale è l’app gratuita Todoist, molto utile non solo sul lavoro, ma anche per un work life balance più efficace. Molto utile per tracciare il proprio progredire nei corsi di formazione è Notion, una app che fornisce note, database, lavagne, calendari e promemoria e dà la possibilità di collegare questi componenti per creare i propri sistemi per la gestione della conoscenza, prendere appunti, gestione dei dati, gestione dei progetti e così via.

Team building e creatività

Non è detto che il digitale serva solamente per completare dei task, aumentare la produttività e la formazione. Anche la creatività e il coinvolgimento delle persone possono essere facilitati grazie a strumenti tecnologici come per esempio Storybird, una app che consente, a partire da illustrazioni realizzate da artisti affermati, di creare veri e propri racconti, con la possibilità di stampare quello che diventa a tutti gli effetti un libro di storie sul team stesso.

Oppure, Mural, è un altro strumento che stimola la creatività del team che si trova a lavorare insieme: è uno spazio digitale di lavoro che stimola la collaborazione visuale tra le persone. Il suo obiettivo è far sì che ogni persona possa dare il suo miglior contributo, contro la timidezza o altri ostacoli che potrebbe trovare nel partecipare attivamente alla vita e al successo del team. Se quello che più ti manca è la pausa caffè condivisa con colleghe e colleghi, puoi utilizzare Donut, un’app gratuita che permette di programmare pause condivise.

Presentazioni e infografiche

Visme è un’applicazione sviluppata nello specifico per disegnare in modo collaborativo infografiche, report e presentazioni, in particolare per i settori HR e marketing delle organizzazioni, ma anche per gruppi di lavoro attivi in ambito associativo. Milanote si basa sullo stesso principio, ma è una applicazione focalizzata sulle parole: grazie ai componenti interni alla piattaforma, è possibile organizzare e presentare contenuti testuali grazie a visual boards facili da usare. È stata pensata in modo particolare. per quei team che si trovano spesso a collaborare con colleghi e colleghe freelance e creativi per progetti specifici. Mockplus e Sketch sono invece pensate per i team di sviluppo e design di prodotti grafici che hanno bisogno di avere nello stesso luogo sia uno strumento per la gestione del workflow, sia una panoramica generale del prodotto che stanno costruendo.

Brainstorming

Per i team che hanno bisogno di uno strumento per creare qualcosa di nuovo, c’è Miro, una piattaforma che consente di pensare insieme attraverso diversi strumenti, dai template per il business model alle lavagne kanban. Il vantaggio è che dà la possibilità di vedere in real time gli interventi delle altre persone che stanno pensando e immaginando con noi. Allo stesso modo, Padlet consente di creare spazi dove il team può lavorare in real time, facili da usare e da leggere con un’interfaccia leggera e divertente, al punto che l’app è utilizzata soprattutto nelle classi di scuole e università. Jamboard, un altro tool che possiamo prendere in prestito dalle aule scolastiche è uno strumento gratuito di Google che simula una lavagna bianca da 55 pollici su cui è possibile scrivere e disegnare, salvando poi il lavoro fatto insieme in cloud sulle piattaforme di Google Suite.