Comunicazione interna: nuovi trend dalla pandemia

In che modo la pandemia ha cambiato il nostro modo di comunicare con i nostri e le nostre dipendenti? Ne hanno parlato la scorsa settimana a un evento organizzato da HRC Community Academy, Tamara Gattus, HR Director & CLO di Atlantic Technologies, Vanessa Lancini, People Admin Professional di Deliveroo, Giovanni di Ronza, People Business Partner Procurement Italy, Enel X – Global Procurement di Enel Group, e Giulia Mendoliera, Head of Digital and Content di Speexx Italia. Gli interventi hanno concentrato l’attenzione sulle best practice che le aziende hanno portato avanti, in termini di comunicazione interna, HR communication e people engagement, e riflessioni su come la pandemia abbia di fatto accelerato alcuni processi prima latenti. Le sfide affrontate dalle aziende in termini di distanza fisica tra le persone, soprattutto nel condividere il workplace e nei processi di ingresso, hanno fatto emergere necessità comuni a cui ciascuna organizzazione ha risposto in modo innovativo e personale. Le parole chiave di questo nuovo modo di comunicare e coinvolgere le persone, al fine di farle sentire parte di uno stesso organismo anche senza più condividere uno spazio fisico, sono state: ascolto attivo, feedback continui e formazione. 

Atlantic Technologies: com’è cambiato il ruolo del HR e della HR communication, dal back end al front end

La prima grande conseguenza che la pandemia ha portato con sè, sostiene Tamara Gattus di Atlantic Technologies, è stato il cambiamento profondo del ruolo di HR. Prima un ruolo centrale, in particolare lato amministrativo e finance, oggi sempre di più in prima fila, attento al benessere delle persone. Divenuti consapevoli di questo, racconta Gattus, il nostro primo obiettivo è stato quello di facilitare la comunicazione e l’interazione tra l’azienda e le persone. Abbiamo condotto una survey da cui è emerso che ciò che mancava di più alle nostre persone era la vicinanza fisica: il che, per noi che siamo un’azienda informatica, fatta di persone che vivono vite intrecciate alla tecnologia, è stata una sorpresa. Così, abbiamo sviluppato una strategia di engagement a partire dalle emozioni che ci ha permesso di lavorare sulla fiducia tra le persone e tra le persone e l’azienda.

Abbiamo investito molto sull’intelligenza emotiva e sulla comunicazione consapevole. Un’altra attività importante  in questo senso è quella che potremmo definire di employer re-branding. Attività che ha visto molto ingaggiate le nostre persone perché abbiamo deciso di coinvolgere i volti di riferimento di Atlantic per raccontare la vera vita in azienda e così promuovere anche i nostri valori. Questo progetto faceva parte di una più ampia attività di comunicazione, interna ed esterna, mirata a promuovere una cultura del feedback per cui tutti in azienda hanno imparato con esprimere liberamente, e nel modo adeguato, il proprio personale punto di vista sulle attività. 

Deliveroo: la formazione come driver

É Vanessa Lancini a raccontare l’esperienza di Deliveroo. Le attività portate avanti a tema comunicazione sono state ispirate dal mantra dell’azienda: “welcome to the best place to work”. Il primo valore su cui si è puntato nel corso della pandemia, racconta Lancini, è la trasparenza. Abbiamo deciso di adottare lo smartworking come modalità di lavoro ordinaria. Da maggio dell’anno scorso le nostre persone sanno che possono scegliere liberamente da dove lavorare, senza vivere con stress l’incertezza del momento. Promuovere l’ascolto attivo è stata la priorità. I bisogni delle persone mutano di continuo e abbiamo visto una profonda trasformazione nelle vite di tutte le nostre persone, che abbiamo scelto di ascoltare e di accogliere positivamente; ad esempio, dato che siamo un’azienda molto giovane, nell’ultimo anno abbiamo avuto diversi colleghi e colleghe diventare genitori per la prima volta, e abbiamo così deciso di sviluppare delle policy a sostegno della genitorialità. 

La formazione è stato il driver di tutte le attività di coinvolgimento interno. Al posto di affidarci a consulenti esterni abbiamo deciso di puntare sulle competenze già presenti in azienda, anche a livello globale, e così creare un calendario di workshop che ci ha permesso da un lato di mantenere attive le relazioni tra le persone, anche nella vita lavorativa a distanza; dall’altro di far fiorire le competenze di ciascuno, dando loro fiducia e facendo circolare i benefici di un apprendimento peer-to-peer.

–

Enel: employer branding e persone come advocate

L’economia della cura, intesa come ascolto proattivo, è stato l’esempio portato da Giovanni di Ronza di Enel Group. Abbiamo organizzato un meeting allargato che una volta ogni tre mesi raccoglie più di mille persone del procurement nei ventidue Paesi del Gruppo, racconta di Ronza: l’obiettivo è stato azzerare le distanze, condividere esperienze e risolvere problemi. Il tema su cui l’azienda sta lavorando attivamente nell’ultimo anno è infatti l’individuazione delle future ways of working, per cui è stata realizzata una survey interna che è andata a indagare i desideri delle persone circa le modalità migliori per tornare a lavorare in ufficio: un canale interno aperto e funzionale ad accrescere la nostra consapevolezza sulla soddisfazione e le necessità di colleghi e colleghe. La cultura del feedback, in questo senso, è fondamentale: per coltivarla è stato pensato di ricreare il momento della coffee conversation per ricreare le chiacchiere e la condivisione spontanea davanti alla macchinetta del caffè, in piccoli meeting informali tra le persone condotti online.

Soprattutto, abbiamo deciso di puntare sulla comunicazione interpersonale. Ispirati dalla volontà di un team di intraprendere un percorso di formazione finalizzato al miglioramento della capacità di comunicare online, attraverso gli strumenti di videoconferenza che ormai fanno parte della nostra quotidianità, abbiamo deciso di dare questa possibilità a tutte le persone dell’organizzazione. Per rendere il risultato tangibile e per condividerlo a tutti i livelli, abbiamo chiesto di realizzare un video che poi abbiamo caricato su una piattaforma interna condivisa. Questa scelta ha avvicinato ancora di più le persone, migliorato le relazioni interne ed esterne e ha contribuito a creare una vera e propria community allargata. 

Speexx: la formazione come strumento di problem solving

La formazione ritorna anche nelle parole chiave condivise da Giulia Mendoliera di Speexx. Le altre parole che hanno caratterizzato il mondo della comunicazione nell’ultimo anno, ha elencato, sono work life balance, virtual meeting e feedback. Questo accade perché a essere cambiate sono prima di tutto le esigenze delle persone. È stato un anno tragico e contemporaneamente, come dicono anche gli esperti e le esperte del settore, è stato un periodo che ha accelerato moltissimi processi. Se guardiamo solo al nostro settore, all’apprendimento a distanza, attività che pre pandemia era guardata con sospetto e oggi, che si è dovuta fare di necessità virtù, ci accorgiamo che è in forte espansione. Nell’ultimo anno le nostre piattaforme hanno registrato il  226% di user adoption in più rispetto al periodo precedente.

Questo è accaduto anche perché, finalmente, le organizzazioni hanno iniziato a vedere la formazione come strumento utile per risolvere i problemi. I nostri programmi di apprendimento che hanno avuto più successo sono infatti stati quelli che offrono la possibilità di supportare le persone nelle task quotidiane più concrete: per esempio, il Writing Skills Lab e il Video Lab, che consentono di produrre un testo o un video, di inviarlo a uno dei nostri trainer e di ricevere un feedback immediato che consente di correggere il tiro e migliorare la performance. I più popolari sono stati gli argomenti che volevano essere risolutori di una situazione, come per esempio la presentazione online in lingua straniera di un nuovo prodotto o il primo contatto via email con un fornitore lontano. 

Infine, un altro importante dato, è che le aziende hanno deciso di dare valore ai momenti di formazione e hanno previsto che le ore dedicate all’apprendimento non fossero più, come accadeva prima, attaccate in modo posticcio all’orario di lavoro, ma inserite al suo interno. Una scelta che esprime il fatto che l’apprendimento è sempre una fonte di arricchimento personale e professionale, che fa bene all’organizzazione tanto quanto alla persona.