Come identificare i learning needs dei dipendenti in 5 passaggi

Organizzare percorsi formativi è un’attività tutt’altro che semplice anche perché bisogna riuscire a far incontrare i bisogni dell’azienda con i learning needs dei dipendenti. O, se vogliamo dirlo in italiano, con i bisogni formativi delle persone. Che non sono tutti uguali, non è detto diano lo stesso risultato e, soprattutto, non è detto che avere un bisogno formativo e “colmarlo” si trasformi poi nel comportamento che ci saremmo aspettati.

E se è vero che la tecnologia ci viene incontro grazie a corsi online, micro pillole fruibili anche da smartphone, podcast che si possono ascoltare mentre si guida o si è sul treno per andare al lavoro, è anche vero che non basta lo strumento più efficace possibile a individuare e soddisfare i bisogni di formazione delle persone. Anzi, tutto questo è un lavoro che va fatto molto prima. Prima di progettare un corso, prima di capire come erogarlo e a chi affidarlo, prima di inserirlo in calendario. 

E se pensate che basti semplicemente chiedere ai dipendenti ciò di cui hanno bisogno, ossia quale skill, soft e tecniche vorrebbero acquisire, aggiornare o implementare, non è proprio così.

In questo articolo vi diamo 5 consigli su come procedere.

Partire dagli obiettivi aziendali 

Molte aziende, come ci hanno spiegato Sabina Leoni, Responsabile Formazione e Sviluppo di Banco BPM e Laura Bosser, Corporation HR & Organization Manager di MAPEI, realizzano una mappatura delle competenze per capire quali hanno già “in casa” e di quali potrebbero avere bisogno. Tali competenze, che sono sia tecniche sia trasversali, vengono considerate anche alla luce della funzione di riferimento e dei ruoli.

Prima di iniziare qualsiasi mappatura delle competenze è però necessario capire quali sono gli obiettivi dell’azienda per l’anno in corso o che sta per arrivare. Definire gli obiettivi aiuta a determinare di quali skill si ha bisogno e si pensa di acquisire dai propri dipendenti, inoltre permette di avere una scala di priorità di quelle che sono più rilevanti.

Definire degli obiettivi e delle aspettative per ogni ruolo

Fatto questo, è importante passare “dalla parte dei dipendenti” per capire di quali skill la persona potrebbe avere bisogno nel ruolo in cui si trova e vedere se coincidono con le aspettative dell’azienda. 

Rispetto a quando una persona è entrata in azienda, e per il fatto di avere probabilmente ricoperto diversi ruoli, molte cose potrebbero essere cambiate e altre date per scontate. Magari la persona in questione si è ritrovata a ricoprire quella posizione perché una collega è andata in maternità, è in malattia o si è risolto il contratto di lavoro e pertanto non è detto che avesse tutte le competenze necessarie né che abbia potuto approfondire successivamente. E soprattutto che abbia quelle che l’azienda oggi richiede.

Per agire nel miglior modo possibile, come dicevamo, è quindi necessario effettuare delle ricerche per capire come stanno cambiando i vari ruoli, di quali competenze hanno bisogno e come incontrano gli obiettivi aziendali.

Oltre a ricerche esterne, l’ideale è guardarsi all’interno: dipendenti e manager diventano fondamentali per aiutare a conoscere in profondità di cosa si occupano. 

Il passo successivo è quindi organizzare dei brevi colloqui – più efficaci rispetto all’affidarsi a dei sondaggi – che saranno anche l’occasione per conoscere quali sono gli obiettivi personali e come coincidono con quelli aziendali. 

Peraltro, tali incontri possono essere molto utili qualora, come HR, stiate ricercando nuove persone che ricoprano un determinato ruolo. Parlare con chi lo porta già avanti, aiuta a scrivere una job description efficace che può attirare i candidati più adatti.

Definire cosa è necessario apprendere

Una volta che ci si è confrontati sugli obiettivi aziendali e dei dipendenti, si potrebbe pianificare un altro incontro in cui si chiede a questi ultimi di identificare gli step necessari per raggiungere ciascun obiettivo. Per fare ciò, la persona deve essere molto precisa in ogni passaggio che poi verrà discusso con l’HR.

Mettiamo che il dipendente abbia come obiettivo personale quello di scrivere degli articoli per il blog aziendale che riescano ad attrarre dei lead. Tra i vari passaggi potrebbe inserire il dover migliorare il modo in cui ricerca le fonti, la conoscenza delle parole chiave e dell’intento di ricerca che c’è dietro ogni articolo, ma anche sapere come tracciare il fatto che il lead provenga proprio dal suo testo: questo solo per dire qualche passaggio. 

Ecco, se per esempio nell’attività SEO il dipendente è supportato da un’agenzia esterna con cui raramente viene a contatto, in questo caso per raggiungere l’obiettivo, gli basterebbe soltanto comunicare di più con essa e magari fare degli incontri mensili. Se invece non c’è nessuno che occupa quel ruolo o lo fa una persona interna che è allo stesso tempo impiegata in altro, magari al dipendente potrebbe servire un corso SEO e/o un corso in Digital Analytics. In questo modo, potrebbe essere più autonomo e agevolato nel raggiungere il suo obiettivo.

Ovviamente, questo è solo un esempio, ma ci aiuta a comprendere come partire dagli obiettivi personali e incrociarli con quelli aziendali, aiuta non solo a identificare i learning needs dei dipendenti, ma a capire in che modo soddisfarli. Non sempre, infatti, è necessario un corso di formazione, ma si può optare per una riorganizzazione del lavoro.

Capire qual è lo stile di apprendimento

Altro aspetto fondamentale da indagare è lo stile di apprendimento che spesso viene dato per scontato.

Io che sto scrivendo quest’articolo, per esempio, ho ormai capito – dopo anni! – che i corsi online asincroni, vale a dire on demand, non fanno per me. Questo perché, se non ho un appuntamento con qualcuno, difficilmente sono attratta dal fare formazione. Per me l’ideale è in presenza oppure online, ma in modalità sincrona, questo perché ho bisogno di stimoli esterni, ma anche di poter fare delle domande in diretta.

Tutto questo per dire che non tutti apprendiamo allo stesso modo. Inoltre, bisogna considerare anche i canali sensoriali attraverso cui le persone percepiscono gli stimoli che provengono dall’esterno.

Secondo chi si occupa di studiare l’apprendimento è possibile individuare 4 canali:

• canale visivo verbale: di chi, cioè, preferisce apprendere leggendo e scrivendo;
• canale visivo iconografico: di chi preferisce immagini, disegni, fotografie, mappe concettuali, grafici e diagrammi, ossia il cosiddetto visual learning;
• canale uditivo: di chi preferisce ascoltare e impara assistendo a una lezione, ascoltando un podcast, partecipando a discussioni e attraverso il lavoro con gli altri; 
• canale cinestetico: di chi preferisce imparare attraverso attività pratiche. Per queste persone è basilare sperimentare, provare sul campo, imparare facendo. 

Non è detto che una persona debba preferire un solo canale, ma potrebbe privilegiarne anche due o tre. Può anche succedere che tali preferenze si modifichino nel corso della propria esistenza.

Pertanto, nella discussione con i dipendenti, è necessario chiedere come si formano e informano al di fuori del contesto lavorativo e cosa rientra più nelle loro corde.

Allo stesso tempo bisogna dare molta importanza all’“ambiente”. Cosa significa? Che bisogna comprendere anche il “luogo” in cui le persone preferiscono formarsi. C’è chi predilige l’aula, chi i corsi on demand, magari da seguire a casa o in un momento in cui i figli dormono ecc….

Creare dei percorsi formativi personalizzabili

Una volta fatto tutto questo, è importante creare dei percorsi formativi che vengano incontro alle varie esigenze delle persone, ovviamente considerando il budget da destinare alla formazione e le tempistiche richieste.
Se si organizza un corso in aula, ma c’è una buona percentuale di dipendenti che preferirebbe farlo online, si può capire se il o la docente sono disponibili a fare due sessioni (una in presenza e una online) o a registrare le lezioni da proporre on demand. Sconsiglio, invece, la modalità ibrida perché (lo dico anche da formatrice) crea una disparità tra chi è in aula e chi non lo è: chi si trova nello stesso posto, infatti, riesce a far nascere un clima di condivisione da cui chi non è presente si sente quasi escluso. 

Oltre a corsi in presenza, online e on demand, considerando i possibili e diversi stili di apprendimento, si possono proporre micropillole formative, video e libri sul tema. 

Non basta identificare i learning needs, bisogna attivare delle modalità che aumentino non solo le competenze delle persone, ma anche il senso di appartenenza all’azienda. Crescere, infatti, non vuol dire solo avere un aumento di stipendio, cambiare ruolo, gestire più persone ma anche andare incontro a quella carriera orizzontale che spesso fa sentire le persone più complete.