Talent Attraction and Retention: le nuove frontiere dell’employee experience | Parte 2

Uno dei motivi per cui alcuni manager spingono per tornare in ufficio al più presto ha a che fare anche con l’ingresso di nuove persone nei team. Senza pause caffè e pranzi tra colleghi e colleghe, può non essere facile stabilire quella relazione di collaborazione e fiducia fondamentale per lavorare bene insieme. Soprattutto se siamo le ultime arrivate. Nella seconda parte del quarto appuntamento del HR Innovation Lab, il ciclo di workshop organizzati dall’Osservatorio HR Innovation Practice del Politecnico di Milano, si è parlato di onboarding digitale, di opportunità che la tecnologia può offrire e delle sfide che come HR ci troviamo ad affrontare ogni giorno nell’accompagnare all’ingresso le nuove persone. In questo articolo riportiamo i punti salienti insieme a best practice da cui prendere ispirazione o lasciarsi interrogare.

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Onboarding digitale: quali sono le principali sfide?

Dai dati condivisi durante il workshop, è emerso che le principali sfide quando si tratta del processo di onboarding di una nuova persona, condotto e vissuto in digitale e da remoto, sono il creare relazioni di fiducia e di collaborazione con il team e il trasmettere l’identità e la cultura aziendale. Anche il training on the job è reso più complesso dalla distanza e dalla mancanza di condivisione di tempi e spazi. Tuttavia, consigliano gli esperti del HR Innovation Practice, è ugualmente importante prendersi cura sia della nuova persona sia del team nel suo insieme, tenendo le persone connesse nonostante la dispersione conseguente la virtualità della condizione lavorativa mediata dal digitale. Il momento dell’affiancamento, in questo senso, diventa chiave e anche la tecnologia può aiutare nel rendere più facile il lavorare insieme, gestendo scadenze, orari e progetti creativi, grazie a tool che favoriscono la collaborazione tra le persone.

Che succede alla persona appena assunta?

Se per l’azienda la sfida più grande è quella di mantenere la persona coinvolta sempre di più, nel ruolo, nel team e nell’azienda, la persona appena assunta potrebbe sentirsi spaesata, lasciata a se stessa e con il grande rischio di avere un calo di motivazione proprio quando, di solito, potevamo contare sui picchi di creatività che solo chi viene dall’esterno e vede la nostra realtà con occhi nuovi può riportare. Non potendo contare sulla proattività della singola persona, ma potendoci solamente sperare, è importante, allora, pianificare una sequenza di azioni e strumenti al fine di far sentire la persona appena assunta accompagnata, così che non perda di vista il suo scopo all’interno dell’organizzazione.

In particolare nella prima parte del processo di onboarding digitale il feedback deve essere continuo, anche con momenti informali che possono comunque coesistere con quelli più informali. Infine, come vedremo nella best practice presentata durante l’incontro, potrebbe essere molto efficace individuare una persona di riferimento che si prenda cura degli aspetti relazionali del processo di onboarding. Il nostro obiettivo deve comunque essere quello di dare alla persona appena assunta tutti gli strumenti per partecipare, essere coinvolta e portare il suo contributo nella vita dell’organizzazione, senza che si senta limitata dalla tecnologia o dal contesto.

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Best practice: il processo di onboarding di Regione Emilia Romagna

Valentina Fiorentini, Responsabile Formazione e Sistemi di competenze Sviluppo Risorse Umane e Organizzazione della Regione Emilia Romagna, ha condiviso le azioni messe in atto dal suo ufficio per affrontare i processi di onboarding seguiti a un ricambio del personale corrispondente a oltre il 30% dei funzionari e delle funzionarie della Regione. “La nostra Mission è stata quella di costruire un percorso condiviso in tutte le nostre oltre cento sedi dislocati sulle nove provincie. Le procedure di onboarding in corso non erano più adeguate e c’era la volontà di dare un messaggio unitario” ha raccontato Fiorentini “I punti fondamentali della nuova azione di onboarding digitale sono stati: inserimento di lavoro efficace in sei mesi, la socializzazione e accoglienza in azienda, la coerenza del processo per tutte le sedi e la valorizzazione delle competenze”.

Il nuovo processo di onboarding disegnato dal team di Fiorentini si compone di sei fasi ed è condotto in digitale e di persona. La prima corrisponde alla creazione di un Piano di Inserimento personalizzato che prevede poi le tempistiche e le modalità delle fasi successive. Nella fase due, chiamata “Il caffè di benvenuto”, vengono consegnati contratto, badge e tutte le informazioni preliminari all’ingresso vero e proprio; la terza fase è chiamata “Il primo giorno” e qui si condivide con la persona il Piano di Inserimento che è stato preparato per lei, nonché i riferimenti sul suo ruolo e sul team. Tale fase si conclude con l’incontro tra la persona neo assunta e il suo o la sua buddy, cioè di un collega o una collega che sarà il suo punto di riferimento per tutto il percorso. La quarta fase è dedicata alla formazione tecnica e organizzativa della nuova persona, che riceverà tutte le informazioni e il training on the job per conoscere l’organizzazione e i suoi funzionamenti. La quinta fase consiste in un punto della situazione finale in cui alla persona si chiede di dare un giudizio sul processo che ha appena vissuto. Infine, la sesta fase segna la fine del processo di onboarding e la persona, come dice Fiorentini, “è davvero dei nostri”.

Interessante, nella soluzione appena condivisa, la figura del buddy, una persona interna all’azienda che si propone volontariamente per accompagnare la persona neo assunta nei primi passi della sua vita in azienda. “Lanciamo una survey periodica, la persone la compilano a titolo volontario e alla dirigenza spetta il compito di validazione, che è sempre molto delicato, dato che si tratta di valutare che parte del tempo del lavoratore o della lavoratrice sarà dedicato all’affiancamento. Per i buddy invece si tratta di una grande presa di responsabilità, un momento di visibilità e riconoscimento del proprio valore e della propria storia all’interno dell’azienda: stiamo avendo un ritorno molto positivo, soprattutto per quanto riguarda la valutazione delle competenze delle persone”.

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