Workation: cos’è, come gestirla, i pro e contro di lavorare in vacanza

Si dice workation ma in realtà non è molto di più (o quasi) del fare smart working in vacanza. Questo termine, che è la crasi tra work e vacation, è nato intorno al 2020 per diventare sempre più utilizzato nell’estate del 2021 e riaffacciarsi anche in quest’anno. Sono sempre di più infatti le persone che non solo nei periodi normalmente deputati alle vacanze, ma anche in altri momenti dell’anno, approfittano del fatto di poter lavorare con un computer e una connessione ovunque si trovino e fare appunto workation.

Vediamo in questo articolo cosa si intende per workation, come lavorare in vacanza al meglio e se effettivamente questa “nuova” modalità di smart working può essere davvero così proficua. In fondo, una vacanza è una vacanza, o no?

Workation: di cosa si tratta? Proviamo a dare una definizione

Cos’è la workation? Se te lo stai chiedendo, possiamo definirla come la combinazione di lavoro e tempo libero o meglio vacanza (da work + vacation). Ossia inviare e-mail mentre si prende il sole, fare una call mentre si è nella casa vacanze o prima di farsi un tuffo in mare, modalità che con l’avvento dello smart working sono diventate sempre più comuni.

E già il mondo del lavoro è cambiato, se in meglio o in peggio lo diranno i posteri, ma quello che è certo che la workstation non è più vista come un ossimoro. Lavorare mentre si è in vacanza è qualcosa di socialmente accettato, non solo dai datori di lavoro – per loro forse lo è sempre stato – ma anche da compagni di viaggio come familiari o amici.

Possiamo dire che è una vacanza che permette di lavorare da remoto o in modalità smart integrando degli elementi di svago e relax che permettono di essere più produttivi. Come se fosse una sorta di pausa dal lavoro abituale.

Differenza tra smart working e workation

Se dopo aver letto la definizione, ti starai chiedendo: qual è la differenza tra smartworking e workation eccoci qui a spiegarla.

Le differenze, a dire il vero, non sono tantissime, ma sono sostanziali. Innanzitutto sia workation che smart working sono due modalità di lavorare da remoto. E fin qui ci siamo.

Solo che lo smart working o lavoro agile che dir si voglia non contempla sempre il fatto di farlo in vacanza. Pensa all’organizzazione del lavoro ibrido in molte aziende: spesso si decide, su una settimana, di chiedere alle persone di andare due o tre giorni in ufficio. Giorni che possono essere di seguito, ma anche alternati. Viene quindi da sé che una persona che lavora in modalità ibrida, farà lo smart working da casa o tutt’al più da un coworking vicino casa. O, magari se riesce, da un bar o una caffetteria.

Senza dimenticare un altro aspetto basilare: si tende a confondere lo smart working con il lavoro da remoto, ma in realtà la prima modalità non si concentra – o non si dovrebbe concentrare – tanto su dove viene svolto il lavoro, ma sul fatto che le attività vengano valutate in base agli obiettivi raggiunti.

Tornando alla differenza tra smart working e workation, come dice il nome, la workation prevede proprio che il lavoro avvenga in un luogo normalmente deputato al relax o alle vacanze.
Non si lavora quindi da casa, ma magari da un alloggio affittato apposta per l’occasione, di fronte al mare o in montagna oppure in una città d’arte o anche mentre si è deciso di andare in vacanza da soli.

Chi può fare workation e da dove

Ma chi può fare davvero workation? In realtà solo coloro che possono portare avanti le proprie attività a distanza, con un computer. Ossia i cosiddetti lavoratori della conoscenza.

Per dire: anche un amministrativo potrebbe farlo, ma se è necessario conservare dei documenti cartacei o averli a portata di mano, è ovviamente più complesso.

Inoltre, questa modalità è maggiormente indicata per le professioni più creative ma anche per quelle che prevedono non ci si debba incontrare per forza con i colleghi. Lavorare in vacanza per un creativo spesso è infatti la prassi perché per chi scrive, crea dei video, si occupa di editing ma anche per chi fa un lavoro di traduzione, poter staccare la spina è importante nonché doveroso.

Ma può essere l’ideale anche per uno sviluppatore, project manager e persino per consulenti, business coach ecc… che possono svolgere il loro lavoro a distanza.

Su dove fare workation, stando a quanto dice Il Sole 24 Ore, tra le città più gettonate ci sono Brisbane – sì, addirittura in Australia – , Lisbona e Nicosia (Cipro) che permettono di coniugare il piacere della vacanza all’esigenza di lavorare.

Sono poi indicati ovviamente tutti i luoghi di mare, i laghi, ma anche la montagna, i piccoli centri, le città d’arte purché ci sia una connessione a Internet che funzioni o ci sia la copertura per il proprio cellulare da usare come hotspot.

Altri aspetti da guardare: che nell’abitazione delle vacanze o in hotel/pensione/b&b ci sia una scrivania – utilizzare un tavolo non è molto comodo -, spazi all’aperto come terrazze e balconi e ancora prese elettriche ovunque. Si sa: quando viene la creatività meglio assecondarla, anche se si è sul divano a oziare.

Come fare workation al meglio

Chiarito cosa è la workation, come si fa davvero a lavorare mentre si è in un luogo di vacanza?
Ecco alcuni consigli pratici che nascono da un’attenta pianificazione.

Considera bene la località della workation

Luogo e località non sono la stessa cosa. Cosa intendo? Che prima di pensare alla casa da dove lavorare è importante concentrarsi sulla località.
A differenza dello smart working che dovrebbe prevedere un lavoro per obiettivi, se sei in workation, stai comunque lavorando nella modalità in cui sei abituato. Cosa significa? Che, se per esempio, sono previsti diverse riunioni al mattino o riunioni ricorrenti o ancora lavori insieme a qualcun altro – sebbene da remoto – devi considerare il fusorario.

Se la differenza è di un paio di ore, poco importa, ma se decidi di fare workation dagli Stati Uniti o dal Giappone, be’, è già diverso.

Scegli bene la struttura da cui lavorare

Hotel o casa vacanze? Sicuramente meglio la seconda per avere maggiore libertà e, soprattutto, se sei in vacanza con altre persone, per avere uno spazio da ritagliarti.
Oltre a questo, verifica che ci sia una scrivania – se sei in vacanza per un mese, non puoi lavorare dal tavolo in cucina -, magari con una sedia comoda.
Verifica poi che tipo di connessione c’è o, se usi il tuo cellulare come hotspot, che ci sia il massimo della copertura.

Mettiti d’accordo con chi è in vacanza con te

Spesso si pensa che fare workstation sia la soluzione a tutto: riesci ad andare in vacanza con la famiglia quando viene meglio a tutti e, allo stesso tempo, riesci anche a lavorare! E invece no, non è proprio così.

Se ti trovi, per esempio, in una città d’arte e marito/moglie/compagno/figli vogliono andare a visitare un museo in determinati orari, non puoi certo lavorare in quei momenti. Bisogna poi considerare che in alcuni casi si può prenotare l’ingresso, ma in altri ci si può imbattere in file di ore e ore…
Senza dimenticare, poi, che se hai dei bimbi piccoli e ti trovi al mare, magari è meglio andare con loro al mattino presto e nel tardo pomeriggio. E se quelli sono momenti in cui ci sono riunioni?

Last but not least: chi è in vacanza con te, vuole vivere questo periodo al meglio pertanto devi pianificare tutto in modo da conciliare le esigenze dei familiari e le esigenze dei colleghi. E pianificare vuol dire non sgarrare mai! Sembra facile…

Formarsi durante la workation

La workation può essere un’ottima occasione anche per formarsi. Non solo quindi portare avanti le incombenze legate al proprio lavoro, ma prevedere dei momenti da dedicare alla propria crescita. Ovviamente, essendo in un luogo di vacanza, parliamo di formazione online.

Frequentare dei corsi di lingua aziendali mentre si è lontani dal lavoro, può sembrare impegnativo, eppure è un momento ideale per apprendere: si ha la mente più rilassata, si possono leggere degli articoli mentre si è al mare o in montagna o decidere di dedicare un tot di minuti alla formazione la mattina presto prima di iniziare la giornata.

I pro e i contro della workation

Ovviamente come per ogni cosa, anche la workation ha i suoi vantaggi e svantaggi.

Vediamo prima quali sono i pro per i dipendenti:

• poter andare in vacanza più spesso e non dovere aspettare l’estate o il Natale per visitare quel luogo che ti piace tanto;
• poter far coincidere le proprie ferie con quelle del compagno/a, marito, moglie, fidanzato. Anche se in realtà le tue vacanze iniziano dopo, in questo modo puoi partire insieme a lui/lei e continuare a lavorare. Purché poi però arrivino le ferie vere;
• non lavorare sempre dallo stesso luogo e dalla stessa scrivania: variare aumenta la creatività;
• poter andare a trovare più spesso la famiglia d’origine anziché aspettare sempre i canonici periodi di ferie;
• essere più motivati e produttivi;
• poter seguire più facilmente gli impegni dei figli che portano fuori città.

I vantaggi per le aziende:

• maggiore produttività;
• maggiore motivazione;
• aumento della creatività;
• dipendenti più contenti e fidelizzati.

E quali sono i contro della workation? Secondo Mic.com è il segnale più triste dei nostri tempi perché ci porta a lavorare ovunque, a perdere il famoso equilibrio tra lavoro e vita privata – anche se ormai si parla sempre più di work-life integration e a spendere soldi per andare in vacanza per poi lavorare quasi sempre. E in effetti è un rischio.

Sostanzialmente i contro della workation sono questi:

• lavorare in maniera continua senza riposarsi davvero;
• rischiare di passare tutto il tempo al computer perché “devi finire quella cosa”;
• stressarsi per le scadenze;
• non divertirsi perché il pensiero del lavoro è onnipresente;
• non riuscire a stare davvero con chi ami e sei in vacanza.

Pertanto l’ideale per fare workation, come dicevamo prima, è pianificare con attenzione il proprio tempo e spegnere tutto quando ti stai davvero svagando. Nessuna e-mail, nessuna telefonata che possa rovinare il momento del bagno, della visita a una nuova città o l’aperitivo al tramonto.

Inoltre, la workation può essere una soluzione ogni tanto, ma non la norma: abbiamo tutti bisogno di vere vacanze per riposarci.

Anche perché, lato azienda, avere persone che non hanno davvero staccato la spina e sono ancora più esaurite di quando sono partite, può minare il loro benessere e tutto il wellbeing aziendale.