Quando le persone nell’organizzazione diminuiscono, non è lo stesso per il carico di lavoro. Questo rimane uguale, ma dovrà essere distribuito tra meno persone. E infatti ci sono molte risorse per aiutare i manager a suddividere in modo equo il carico di lavoro e per aiutare i dipendenti a gestirlo. Tuttavia, quando i reparti da 50 persone diventano reparti da 35 e i team da 10 diventano team da 7, la ridistribuzione del carico di lavoro è una soluzione insostenibile a lungo termine.

Quindi, in attesa di attrarre nuove risorse, oltre alla ridistribuzione del carico di lavoro, esistono delle strategie da mettere in atto ogni giorno quando il team è sotto-staffato e che possono essere utili sempre. Ecco tre strategie operative e un consiglio “soft”.

Uno dei modi più veloci per ottimizzare i livelli di rendimento è quello di assegnare il tempo giusto a così tanti progetti diversi. È fondamentale stabilire le priorità dei progetti e rinviare ciò che si può. Ad esempio, è davvero necessario un aggiornamento del sistema ogni anno o va bene ogni due anni? Quello che non si può rimandare invece deve essere gestito in modo più strategico e programmato con maggiore attenzione, preferibilmente in sequenza.

Tradotto: meglio non limitarsi a ottenere qualsiasi cosa, ma aiutare i dipendenti a dare il meglio di sé.

Avere un portafoglio diversificato di clienti e prodotti per ridurre al minimo i rischi e rendere l’azienda più forte, si sa, è un insegnamento tradizionale. Ma quando ci si trova in una situazione in cui non si riesce a gestire bene l’intera base di clienti, quelli più importanti, se insoddisfatti, potrebbero essere spinti a spostarsi. Ad esempio, tutti i clienti hanno davvero bisogno di una telefonata personale ogni settimana, o alcuni potrebbero essere soddisfatti da una telefonata ogni trimestre accompagnata da e-mail settimanali o newsletter mensili automatizzate e personalizzate?

Tradotto: meglio che i maggiori clienti ricevano un servizio eccellente piuttosto che tutti i clienti ricevano un servizio mediocre.

Esistono metodi che possono migliorare in modo sostanziale il lavoro quotidiano dei dipendenti e che possono essere appresi in meno di una settimana. Ad esempio, ci sono modi per automatizzare l’inserimento dei dati, come la conversione di moduli cartacei in moduli elettronici, che i clienti inseriscono da soli nel sistema dell’organizzazione. Si può inoltre pensare di affidare a consulenti esterni la gestione alcune attività, anche meno frequenti, per evitare di sovraccaricare ulteriormente una forza lavoro già sovraccarica.

Tradotto: anche se investire nel miglioramento dei processi può essere costoso, lo sarà di più lavorare con tutti i dipendenti frustrati da processi poco fluidi.

Questo servirà soprattutto affinché i dipendenti si “coprano” a vicenda, oltre a creare un ambiente di lavoro sano per il benessere psicologico. Non si tratta di organizzare feste o far diventare le persone migliori amici, ma di promuovere la cooperazione.

Tutti gestiamo il più possibile in m