Quando le persone nell’organizzazione diminuiscono, non è lo stesso per il carico di lavoro che rimane uguale, ma dovrà essere distribuito tra meno persone. E suddividere in modo equo il carico di lavoro e aiutare i dipendenti a gestirlo non è certo facile.
Inoltre, quando i reparti da 50 persone diventano reparti da 35 e i team da 10 diventano team da 7, la ridistribuzione del carico di lavoro è una soluzione insostenibile a lungo termine.
In attesa di attrarre nuove risorse, oltre alla ridistribuzione del carico di lavoro, cosa si può fare per gestire al meglio i team sotto staff? Esistono delle strategie molte operative che ti condividiamo in questo articolo.
Ripensare i calendari dei progetti
Uno dei modi più veloci per ottimizzare i livelli di rendimento è quello di assegnare il tempo giusto a così tanti progetti diversi.
È fondamentale stabilire le priorità dei progetti e rinviare ciò che si può. Per esempio, è davvero necessario un aggiornamento del sistema ogni anno o va bene ogni due anni? Quello che non si può rimandare invece deve essere gestito in modo più strategico e programmato con maggiore attenzione, preferibilmente in sequenza.
Tradotto: meglio non limitarsi a ottenere qualsiasi cosa, ma aiutare le persone a dare il meglio di sé.
Il rapporto tra creatività e intelligenza artificiale (AI) sta diventando sempre più centrale nel contesto lavorativo odierno. Mentre l’AI continua a evolversi e a integrarsi in vari settori, il coaching continua a posizionarsi come un elemento cruciale per supportare il cambiamento e favorire una transizione armoniosa.
Dare priorità alle esigenze dei maggiori clienti
Avere un portafoglio diversificato di clienti e prodotti per ridurre al minimo i rischi e rendere l’azienda più forte, si sa, è un insegnamento tradizionale. Ma quando ci si trova in una situazione in cui non si riesce a gestire bene l’intera base di clienti, quelli più importanti, se insoddisfatti, potrebbero essere spinti a spostarsi.
Ad esempio, tutti i clienti hanno davvero bisogno di una call ogni settimana, o alcuni potrebbero essere soddisfatti da una ogni trimestre accompagnata da e-mail settimanali o newsletter mensili automatizzate e personalizzate?
Tradotto: meglio che i maggiori clienti ricevano un servizio eccellente piuttosto che tutti i clienti ricevano un servizio mediocre.
Fare affidamento sugli interventi rapidi
Esistono metodi che possono migliorare in modo sostanziale il lavoro quotidiano dei dipendenti e che possono essere appresi in meno di una settimana. Per esempio, ci sono modi per automatizzare l’inserimento dei dati, come la conversione di moduli cartacei in moduli elettronici, che i clienti inseriscono da soli nel sistema dell’organizzazione.
Si può inoltre pensare di affidare a consulenti esterni la gestione alcune attività, anche meno frequenti, per evitare di sovraccaricare ulteriormente una forza lavoro già sovraccarica.
Tradotto: anche se investire nel miglioramento dei processi può essere costoso, lo sarà di più lavorare con tutti i dipendenti frustrati da processi poco fluidi.
Promuovere l’amicizia tra dipendenti
Questo servirà soprattutto affinché i dipendenti si “coprano” a vicenda, oltre a creare un ambiente di lavoro sano per il benessere psicologico. Non si tratta di organizzare feste o far diventare le persone migliori amici, ma di promuovere la cooperazione.
Tutti gestiamo il più possibile in modo autonomo il nostro lavoro. Questo significa che nessun altro lo farà al nostro posto. Ma gli imprevisti possono capitare, e pesano di più in un periodo in cui il team è sotto-staffato. Il sistema delle amicizie può funzionare bene: siamo tutti disposti a lavorare un po’ più duramente di tanto in tanto quando i nostri colleghi hanno bisogno di ricaricarsi, in cambio della possibilità di fare lo stesso.
Utilizzare il coaching per valorizzare al meglio le soft skill
In un momento in cui si è a corto di personale, il business coaching può dare un enorme contribuito, anche perché il rischio, lato HR, non è solo il calo di produttività, ma il fatto che lavorare in emergenza aumenti stress, frizioni, turnover e assenze, perché la pressione riduce la qualità delle relazioni e delle decisioni.
Il business coaching è utile proprio quando ci sono team sotto-staffati, perché aiuta manager e persone a trasformare in comportamenti osservabili le soft skill che tengono insieme il lavoro:
- comunicazione chiara (aspettative esplicite, feedback gestibile);
- priorità condivise (cosa fare ora e cosa no);
- delega e collaborazione (responsabilità distribuite senza micro-controllo);
- gestione dei conflitti (conversazioni difficili fatte in tempo);
- resilienza (reggere i picchi senza scaricare tensione sugli altri).
La differenza, poi, consiste nell’approccio pratico: si parte da situazioni reali del team, si sperimentano micro-cambiamenti immediati e si consolidano nuove abitudini, riducendo errori, rework e tempi morti.
Per l’HR questo significa favorire ma soprattutto proteggere sia l’engagement delle persone che continuano a lavorare in azienda che il benessere. Inoltre, grazie al coaching si riesce sostenere la leadership diffusa e mantenere la performance anche con risorse limitate, evitando che l’urgenza diventi una cultura.
