First things first, “ti ho mandato una mail” nun se po sentì! La mail, infatti, non è null’altro che la classica posta, quella con il francobollo, e se “errare è umano ma perseverare è diabolico”, riteniamo che sia arrivato il momento di porre fino a questo abuso dal vago sentore vintage. Ora che abbiamo chiarito le basi, abbiamo pensato di darti una serie di tips per inviare e-mail chiare, ben strutturate e alle quali sarà difficile non rispondere.

Cominciamo?

First reaction? Shock! Quello che in italiano si chiama “oggetto”, in inglese si chiama subject. Il subject di un’e-mail è come il titolo di un libro. Si, va bene… non si giudica un libro dalla copertina e l’abito non fa il monaco ma siamo onesti, comprereste mai un libro con un titolo incomprensibile o peggio ancora… noioso? La risposta è no, e allora perché non sforzarci di rendere i nostri subjects un pochino più accattivanti?

Qualche idea?

1) Se stai promuovendo i tuoi servizi di marketing prova con: “Your Marketing Sucks: Why You Need to Take Action Now!”

2) Se stai cercando di farti assumere usa: “Why you should hire me!” e aggiungi sempre la posizione per la quale ti stai candidando o il “titolo” dell’annuncio di lavoro.

3) Se vuoi ottenere una risposta, poni almeno una domanda! Prova a usare: “Shall we meet next week?” o ancora “Would you like to discuss ways to save money?”. In fondo, chiedere non costa nulla.

Le prime impressioni contano, sempre. Iniziare bene un’e-mail potrebbe determinare il successo o l’insuccesso di un colloquio di lavoro o di un incontro con un cliente importante. Pensaci bene e prenditi il tempo necessario per valutare la salutation più appropriata per il contesto.

• Hi [name] oppure Hello [name]

Un saluto per tutte le occasioni, ad accezione di quelle formali. Con un “ciao” non si sbaglia mai, ma mi raccomando… il nome va scritto giusto. Controllalo, insieme all’allegato, prima di inviare l’e-mail e assicurati che lo spelling sia corretto. Se te lo stai chiedendo, Hello è un pochino più formale di Hi e decisamente meno formale di Dear.

• Dear [name]

Intramontabile come un grande classico. Con questo saluto non puoi sbagliare, soprattutto in contesti dove è richiesto un certo formalismo. Attenzione però ai titoli come Mr., Ms., Mrs., Dr. e via dicendo, non abusiamone. Limitiamoci a Mr. o Ms. nelle lettere di presentazione ed evitiamo di utilizzare il genere maschile o femminile se non conosciamo il sesso del nostro recipient (la persona che leggerà l’e-mail).

Extra tip: in inglese l’abbreviazione Dr. si usa solamente per i medici. Evitiamo inoltre il titolo Mrs. se non conosciamo il marital status della persona a cui inviamo la nostra e-mail.

• Greetings oppure Hi there

Stai scrivendo ad un indirizzo tipo info@[company].com e non sai chi leggerà la tua e-mail? Bene, con questi due saluti non potrai sbagliarti ma usa greetings quando pensi sia più appropriato usare un approccio formale.

• Hi everyone

Se stai mandando un’e-mail a più recipients questo è il saluto da utilizzare. Ti aiuterà a evitare un più aggressivo All o gender-specific salutations come Ladies o Gentlemen.

Cosa non utilizzare assolutamente? Nomi sbagliati, nicknames e frasi come To Whom it May Concern, Happy Monday!!! o ancora Thanks God it’s Friday! La pena per voi dovrebbe come minimo essere quella di finire nella cartella dello SPAM!

È difficile dare dei consigli sul contenuto delle e-mail perché molto dipende dallo stile di scrittura di ognuno e soprattutto dal tema che viene trattato in quel momento. In generale però possiamo asserire che:

• Short is beautiful.

Non scrivere la Divina Commedia.

• Use some spacing, please!

Utilizza le spaziature, la punteggiatura e la divisione in paragrafi (paragraphing). La lettura sarà più scorrevole e il corpo del testo più elegante.

• Yes to bullet points, no to endless sentences.

Invece di scrivere frasi infinite, usa un elenco per punti. Sarà molto più efficace per ottenere le risposte che vuoi.

• Grammar please!!!

Last but not least, esercitati nell’arte del proofreading. Rileggi sempre quello che hai scritto e correggi eventuali errori. A me mi pare che non ce niente di pegio che scriver sgramaticcato, right? 😉

Dulcis in fundo, come dicevano i latini, scopriamo in che modo possiamo dare una degna conclusione alle nostre dissertazioni elettroniche.

Assolutamente si a:

• Regards (Best or Kind)

Anche se può sembrare un tantino abusato rimane sempre la scelta preferita in contesti professionali.

• Thanks in advance o semplicemente Thanks

Un grazie non è mai di troppo e invoglierà la persona che leggerà la tua e-mail a darti la risposta che stavi aspettando.

• I appreciate your [help, input, feedback, etc.]

Non c’è mai un momento sbagliato per esprimere un briciolo di gratitudine.

Assolutamente no a:

• Love, Yours Truly e Respectfully Yours

A meno che tu non stia vivendo una storia d’amore tra colleghi, l’office romance lasciamolo stare. Yours Tuly va bene per una letterina da mandare ai genitori dal campeggio dove ti hanno spedito per l’estate, ma sei un po’ grande per questo, non trovi? Respectfully va bene se stai scrivendo al Presidente degli Stati Uniti o alla nostra amata Queen Elizabeth, un tantino formale…

• Thx, name initials, and other forms of abbreviation

Hai le dita stanche? Suvvia, che ti costa scrivere per intero? Non è mica una chat di WhatsApp. No assoluto ad abbreviazioni e iniziali del nome, specialmente se puntate.

Thxs, XoXo

A.M.

• Sent from my iPhone

No comment.

Per tutto il resto, chiediti sempre qual è il contesto per cui stai inviando quell’e-mail. Stai scrivendo in amicizia? Cheers andrà benone. Vuoi adottare un tono friendly e informale? Scrivi Best o As ever. In ogni caso, scrivi qualcosa!