È arrivato l’agognato momento: finalmente potrete gestire una riunione in lingua e per voi che avete studiato l’inglese, il francese o qualsiasi altro idioma, è sicuramente un’occasione da non perdere. Che la riunione sia in presenza o da remoto, l’essenza delle cose non cambia: bisogna prepararsi a gestire la riunione in lingua perché un conto è chiacchierare con qualche collega alla macchinetta del caffè o scrivere un’email, un altro è non solo dover partecipare a un incontro che duri qualche ora, ma addirittura gestirlo.

Prima di darvi dei consigli pratici, vediamo alcuni pain point delle riunioni in lingua e perché sono più “complicate” di quelle in italiano.

Innanzitutto, la lingua parlata durante le occasioni di lavoro è diversa da quella che si parla mentre si è in vacanza o si devono chiedere informazioni. Ci sono infatti dei termini tecnici e tutto il gergo legato alla professione che sono aspetti da non trascurare. Poi, certo, dipende sempre dal contesto in cui vi muovete, ma se la riunione sarà molto operativa e si parlerà di budget e iniziative economiche da mettere in atto, ecco lì potrebbe sorgere qualche… misunderstanding.

La lingua che si parla nelle riunioni è di solito molto formale e questo, se siete abituati a interagire con persone in contesti più amichevoli, inizialmente potrà crearvi qualche fastidio. Inoltre, la situazione non è distesa come quando si chiacchiera con un amico che, anche se dovesse parlare veloce, non si farebbe problemi a ripetervi quanto ha detto e soprattutto, se è un amico vero, non ha nessuna intenzione di giudicarvi.

Sul lavoro invece ci sono possono essere delle acredini oppure può capitare che tra le persone che partecipano alla riunione ci siano state delle discussioni poco prima e così via. Se la riunione avviene da remoto anziché dal vivo, c’è da dire che chi la gestisce non riesce ad avere una visione totale di come si stanno comportando le persone e soprattutto fatica a percepire una certa atmosfera. Specie se poi la riunione non dura molto, non si ha il tempo di farsi un’idea.

Considerate ancora che da remoto il linguaggio del corpo è sì visibile, ma non così come sarebbe in presenza e che il fatto di non essere nello stesso ambiente può creare non pochi problemi. Microfono che non funziona, connessione “ballerina”, inquadratura non al meglio, rumori esterni ecc… sono tutte situazioni con cui dovrete fare i conti.

Per non parlare del fatto che la gente si distrae facilmente e magari utilizza il cellulare per chattare o usa le app di messaggistica direttamente dal browser.

Detto questo, come guidare una riunione di lavoro in lingua?

Ecco sei consigli pratici.

1) Studiare chi parteciperà alla riunione

Potrebbe succedere che chi gestisce la riunione non è di fatto chi l’ha indetta e ha invitato le altre persone. Ecco perché, se possibile, è meglio procurarsi una lista dei partecipanti o, se l’incontro è da remoto, risalire dalle loro email a chi sono e cosa fanno. Questo vi aiuterà a sapere con chi avete a che fare, a capire se è gente con cui avete lavorato in passato e a trovare dei punti in comune quando dovrete parlare.

2) Studiare il vocabolario dell’ambito lavorativo

Se state frequentando un corso di lingua, approfittatene per studiare tutte le parole che possano riguardare il contesto in cui vi muovete perché potreste sentirle pronunciare diverse volte. Se la riunione si svolge da remoto, potete lasciare aperta una finestra del vostro browser per dare un’occhiata, ma l’ideale è memorizzarle. E se la riunione è in presenza? Portate i vostri quaderni, appunti, tablet: qualsiasi cosa vi possa essere d’aiuto, e senza vergognarvi.

3) Esercitate l’ascolto

Prima della riunione allenatevi. Anche se siete voi a gestire la riunione, dovete essere in grado di ascoltare cosa vi dicono gli altri. Non c’è cosa peggiore di chi si è preparato tutto e di fronte a una considerazione non prevista o a una domanda, continua per la sua strada facendo come se niente fosse. Pertanto, esercitatevi nell’ascoltare, in modo continuo e per un tot di ore al giorno: non è niente di più niente di meno di quando ci si allena per una gara di corsa. Per riuscire ad avere un buon piazzamento è importante prepararsi ogni giorno.

4) Fate una lista delle vostre idee

Preparare la riunione vuol dire anche fare una lista delle idee che vorrete esporre agli altri e del modo in cui volete farlo. Appuntate il tutto senza essere prolissi, magari scrivendo qualche parola chiave o qualche espressione in lingua che vi possa essere di supporto se avete un attimo di tentennamento o non vi ricordate “come si dice”.

5) Prendete appunti

Non solo scrivere prima della riunione, ma farlo anche durante la riunione. Se siete emozionati e concentrati su quello che avete da dire, probabilmente rischiate di perdervi cosa verrà fuori dagli altri. Invece, è necessario appuntarsi alcune frasi e proposte, specie se poi dovrete fare una mail di recap o un report della riunione.

6) Prestate attenzione al vostro linguaggio del corpo

Quando provate il vostro discorso fatelo davanti a uno specchio per vedere che espressioni fate e cosa trasmettete. Questo perché, quando si parla in una lingua che non si sente propria, può essere diverso il modo di esprimervi. Il linguaggio del corpo, lo sappiamo, è importante per questo è necessario che vi supporti.

L’ideale sarebbe fare le prove del discorso con un collega con cui si è molto in confidenza o con qualche familiare che ovviamente conosce la lingua in cui vi esprimerete.