Pourquoi la culture de la présence au bureau obligatoire ne fonctionne plus dans le nouveau paysage du travail à distance ?

Il devient plus hasardeux que jamais pour votre entreprise d’imposer une présence sur site, bien que beaucoup de salariés s’épanouissent en travaillant au bureau et que certaines circonstances requièrent le contact en face à face (par exemples des conversations de travail délicates ou le coaching de carrière)

Pour quelles raisons ? Et bien tout simplement parce que beaucoup de personnes ont trouvé comment être professionnellement efficaces en télétravaillant. La pandémie mondiale a mis à l’épreuve l’adage « quand on veut, on peut » et nous a montré non seulement que les employés souhaitent travailler à distance, mais aussi qu’ils sont plus productifs dans ce mode d’organisation.

Poursuivez votre lecture pour comprendre pourquoi il vaut mieux éviter d’imposer le travail au bureau

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Une direction d’entreprise qui impose la présence de ses salariés, sous-entend que ce n’est pas la productivité qui compte mais le temps passé devant l’ordinateur.

Or il s’avère que l’obligation d’être présent au bureau ne rime pas nécessairement avec productivité. Pour être productifs et créatifs, vos salariés doivent être satisfaits et trouver leur équilibre. Pour beaucoup d’entre eux cela passe par plus de souplesse et une organisation personnelle, surtout après en avoir fait l’expérience en 2020 et en 2021.

Il est courant dans le monde professionnel de penser que le rythme classique 9h – 17 h est révolu et que le télétravail offre plus de souplesse dans son organisation. Certaines entreprises envisagent pourtant de « réintégrer » leurs troupes.

Prenez Google par exemple : au printemps dernier, l’entreprise a annoncé à ses employés qu’elle accélérait les retours au bureau avant la date initialement fixée au 1er septembre.

On espère tous que tout redeviendra comme avant la pandémie. Mais pour l’organisation du travail, il en va tout autrement. Les salariés et les entreprises savent pertinemment que le télétravail fonctionne et sur ce plan-là, on ne fera pas machine arrière.

Pourquoi le travail au bureau n’est pas un gage de productivité ?

La pandémie a changé de manière définitive notre manière de vivre et notre manière de travailler (d’apprendre même !). Les salariés qui ont des enfants, des animaux ou des proches vieillissants (ou pour beaucoup récemment un membre de leur famille malade) sont obligés de prendre du temps pour eux – gérer leurs repas, leurs divertissements, et même faire la classe (pour les parents d’enfants en âge d’aller à l’école).

Il arrive souvent des imprévus pendant les heures de travail traditionnelles (sortir son chien, s’occuper ou donner à manger à son enfant).

Et même si avec le vaccin, les écoles, les crèches et les maisons de retraite vont bientôt rouvrir et notre société va retrouver un peu sa normalité d’avant la pandémie, cela ne se fera pas du jour au lendemain. Par ailleurs, beaucoup de personnes – dans le monde entier – ont pris l’habitude de pouvoir faire du sport, de marcher (nous sommes nombreux chez Speexx à apprécier de faire “l’équivalent du trajet de travail”), de prendre le temps d’un petit-déjeuner, d’un déjeuner (non plus d’un dîner) avec un proche pendant la journée de travail.

Et lorsque les gens trouvent un bon équilibre entre travail et vie privée, ils sont plus heureux dans leur travail et gagnent en stabilité professionnelle.

Imposer la présence au bureau à ses salariés, surtout à ceux qui préfèrent le télétravail pour des raisons familiales, personnelles ou de santé, peut les contrarier. Ils sont adultes et à moins d’une réunion très importante qui nécessite le face à face des personnes concernées, ou à moins qu’un d’eux ait trompé votre confiance, il n’y a pas de raison de contrôler leur présence.

Depuis la pandémie et l’obligation de confinement, la plupart des employés d’aujourd’hui sont capables d’être efficaces de chez eux et vous êtes vraisemblablement une entreprise rompue aux nouveaux outils numériques. Vous pouvez donc, sans arrière-pensée, laisser vos employés décider s’ils viendront travailler au bureau tel ou tel jour. Croyez à leur discernement tant qu’ils ne vous ont pas déçu, auquel cas il est toujours temps de leur demander de revenir au bureau occasionnellement.

Donner à un employé la liberté d’organiser son calendrier est libérateur et conduit à plus de satisfaction dans le travail, et à une rentabilité accrue. Personne n’aime se sentir microgéré.

Si on approfondit le raisonnement, on constate que sans entrain ni satisfaction, les salariés ne sont pas au top de leurs capacités, a contrario l’autonomie et le soutien donnent de meilleurs résultats.

Si vous laissez transparaître, même inconsciemment, que le temps passé à travailler importe plus que le résultat (en comptabilisant les heures effectuées ou en faisant des commentaires sur le temps que vous les avez vu passer au bureau), vous risquez de générer de la frustration et d’obtenir une présence physique plutôt qu’une implication réelle en imposant le 9h – 17h d’avant.

Le principe du pointage en entreprise n’est pas attrayant dans le paysage professionnel d’aujourd’hui, il n’incite pas à être plus performant, mais conduit à des préoccupations purement matérialistes : la comptabilisation des heures travaillées.

Les directions des RH et L&D s’inquiètent de voir monter le stress de leurs équipes toujours connectées dans une époque d’après pandémie. Après plus d’une année à travailler, faire du sport, suivre la classe et vivre à 100% à la maison, on a pris l’habitude de mélanger les temps de travail et les temps de divertissement.

De nombreux parents expédient leurs mails professionnels une fois que leurs enfants sont couchés ; prélèvent sur leurs week-ends des moments pour travailler, lorsqu’ils sont libérés du travail de classe à la maison de leurs enfants.

Au moment où les bureaux sont, dans une certaine mesure, sur le point de rouvrir, la perspective du retour effectif des employés sur site exerce une certaine pression sur des personnes susceptibles de préférer la flexibilité du télétravail aux horaires fixes du travail en entreprise.

Il se peut que certains apprécient de dissocier leur travail des préoccupations de la maison (tâches ménagères, famille, tentations quotidiennes comme la télévision ou le jardinage) et trouvent qu’ils sont plus productifs au bureau. Mais je pense que la majorité d’entre nous réalise que le mieux est d’avoir la possibilité de choisir, c’est-à-dire par exemple de pouvoir changer de décor en allant au bureau ou bien de pouvoir faire une séance de yoga en famille à l’heure du déjeuner pour être plus efficace ensuite.

Les outils numériques d’aujourd’hui ont certes beaucoup optimisé notre manière de travailler – Teams, Slack, Zoom, Google Hangouts permettent le télétravail. Mais nous sommes désormais constamment à disposition, une pression en quelque sorte qui serait l’envers de la médaille.

Même avant la pandémie, nous recevions des emails, des textos, des appels. Cela a empiré avec la généralisation du télétravail surtout quand il s’agit de travailler avec le monde entier. Qui n’a jamais été réveillé par un email professionnel ou un appel personnel ?

Il faut que les entreprises permettent et incitent leurs salariés à s’octroyer des pauses indispensables – à débrancher littéralement assez longtemps pour « recharger leurs batteries ». C’est un peu plus difficile quand les salariés sont physiquement au bureau et n’ont pas la conscience tranquille s’ils ne travaillent pas ou ne semblent pas travailler.

À l’inverse, les télétravailleurs prennent plus facilement le temps de faire une pause et ne se sentiront pas toujours « en service » ou sous la surveillance de Big Brother.

Ne commettez pas l’erreur de remplacer l’obligation d’être au bureau par sa version en télétravail : la webcam imposée.

Chez Speexx, formateurs en langues auprès des entreprises, nous savons qu’il en va de même pour les cours virtuels : ce n’est pas toujours bon d’imposer aux apprenants ou aux usagers de brancher leur webcam.

Certes, c’est sympa de se « voir » comme si vous étiez physiquement en formation. C’est certainement agréable d’avoir un autre visage en face de soi, c’est même réconfortant et cela nous fait sentir moins seul. Surtout pour le formateur qui a moins l’impression de parler à un écran d’ordinateur. C’est sympa de se voir rire ou d’avoir l’air étonné ou perdu en même temps que les autres. Jo Cook, spécialiste des cours virtuels, l’expérimente au cours d’un récent webinaire Speexx.

Mais forcer le fonctionnement d’une webcam ne pose pas seulement des problèmes techniques – la bande passante qui réduit la qualité audio ou vidéo par exemple ; une mauvaise qualité qui n’incite personne à remporter le film chez soi – cela est aussi un choix personnel pour l’apprenant ou le formateur, à savoir s’il est prêt à avoir une « existence » numérique (et donc sa maison, ses enfants en arrière-plan, etc.).

Une fois encore, toute notion de flexibilité est écartée. Nous souhaitons respecter l’intimité des autres, d’autant plus à notre époque où tout le monde travaille et apprend de chez soi. On doit tenir compte des choix de chacun.

Quand les formateurs ou les entreprises insistent sur l’utilisation de la webcam, cela équivaut – en version numérique – à la présence imposée au bureau. La webcam revient fondamentalement au même que la feuille de présence qui n’atteste que de notre présence physique quand, dans le même temps, on peut être tout à fait mentalement ailleurs.

Par ailleurs, un usage excessif de ce simili face à face (avec la webcam branchée) est une mauvaise imitation de la présence physique.

La webcam imposée, c’est le nouvel « acte de présence », l’implication minimum sans réelle productivité.

Par la confiance. Le meilleur moyen de laisser libre cours à la productivité de vos salariés est de leur donner la possibilité de programmer eux-mêmes leurs missions, de se conformer eux-mêmes aux échéances et de communiquer leurs avancées.

Il n’empêche que pour un télétravail réussi, la direction et la politique interne de l’entreprise doivent fixer des lignes directrices claires. L&D peut ici s’engager et montrer l’exemple d’un travail à distance parfait.

En somme, vous souhaitez que votre entreprise prospère. Le travail au bureau imposé est une conception qui n’a plus cours. Alors soyez performant en responsabilisant vos employés, en vous concentrant sur le résultat final – en instaurant un environnement de travail sain tourné vers les objectifs professionnels.

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