Comment mener à bien un atelier numérique, étape par étape

Alors que les échanges virtuels continuent à dominer la plupart de nos interactions sociales, de nombreux collaborateurs se retrouvent isolés et débordés de travail. Bien que la plupart des entreprises ne puissent pas avoir beaucoup d’influence sur une pandémie mondiale, une chose que les organisations peuvent faire est de rassembler des équipes pour collaborer de manière créative dans un atelier numérique.

Si votre entreprise est en train de passer des formations en face à face au numérique, alors cet article est pour vous.

Qu’est-ce qu’un atelier numérique ?

Un atelier numérique est un événement organisé virtuellement dans lequel des groupes de participants se réunissent pour discuter de certains sujets en interagissant avec l’orateur et le contenu – qu’il s’agisse de vidéo, de texte ou d’images.

Les ateliers en ligne ont tendance à approfondir les sujets plus que les conférences ou les formations en personne. Ils offrent un espace permettant d’examiner les sujets de manière plus objective et permettent une plus grande interaction entre les participants, les hôtes et le contenu.

Un avantage évident d’un atelier numérique est que n’importe quel membre de votre équipe peut participer activement et créer des idées pendant l’événement, quel que soit son emplacement géographique. Cela signifie également que l’hôte n’a pas à se soucier du stress lié à la préparation d’une présentation, ni de savoir si chaque participant aura la même capacité à voir ou à accéder au matériel. En bref, les limitations d’espace et de temps d’un événement physique sont supprimées.

Bien entendu, cela signifie également que les coûts de transport, de logistique et d’autres travaux de préparation de l’événement sont nettement moins élevés, ce que la plupart des hôtes redoutent le plus !

Un atelier numérique est également un excellent moyen pour les participants d’acquérir des compétences plus pratiques, car ils peuvent essayer de nouvelles méthodes et poser des questions dans un espace sécurisé. Ainsi, ils peuvent appliquer leurs connaissances à leur travail quotidien presque immédiatement.

La quantité de contenu nécessaire dépend généralement de la durée de l’atelier lui-même. S’il dure plus de quelques jours, vous devrez peut-être reconsidérer la quantité de matériel dont vous disposez. Un atelier doit introduire un nouveau concept et susciter la curiosité et l’intérêt pour encourager les participants à l’approfondir par eux-mêmes ou à démontrer la pratique des nouvelles méthodes. Il est donc recommandé de faire participer les participants dès que possible.

Atelier contre Hackathon ?

Les ateliers (virtuels ou en direct) sont quelque chose que la plupart des organisations connaissent, mais un autre terme populaire que nous entendons fréquemment lorsqu’il s’agit de susciter des événements est le terme « hackathon ».

Alors, quand devriez-vous organiser un atelier, et quelles occasions demandent un hackathon ?

D’une manière générale, un hackathon est un type d’événement de partage des connaissances qui sert à lancer de nouvelles idées pour atteindre un objectif spécifique. Les gens abandonnent souvent leurs tâches professionnelles quotidiennes pendant toute la durée du hackathon dans le but de trouver de nouvelles idées, et de créer et présenter des prototypes de ces nouvelles idées. Dans certains hackathons, l’objectif serait de construire un produit de bout en bout. De nombreux produits bien connus, comme le bouton « J’aime » de Facebook, ont été créés dans le cadre de hackathons (et Mark Zuckerberg a certainement été l’un des premiers à adopter et à organiser des hackathons).

Si un hackathon est centré sur un problème spécifique, alors le prototype ou le produit final devrait apporter une solution à ce problème. En général, lors d’un hackathon, les participants ont la possibilité de choisir ce sur quoi ils veulent travailler et développer. À la fin du hackathon, un jury peut choisir la meilleure solution. En général, les hackathons durent entre un jour et une semaine.

Dans l’ensemble, un hackathon est un événement où les gens se réunissent pour résoudre des problèmes de manière créative. Un atelier numérique est le terme plus large utilisé pour rassembler votre organisation afin d’apprendre et de résoudre des problèmes ensemble, alors continuez à lire pour découvrir comment créer le meilleur atelier virtuel pour vos besoins.

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Facteurs à prendre en compte avant d’organiser votre atelier numérique

Il y a quelques éléments à prendre en compte avant d’organiser un atelier entièrement en ligne, alors assurez-vous de prendre le temps d’examiner ces questions avant de commencer :

Avant toutes choses, posez-vous la question suivante : voulez-vous présenter et partager des informations, ou voulez-vous faire avancer l’organisation dans la poursuite d’un objectif ? Dans ce dernier cas, vous voulez vous concentrer sur les sessions d’atelier. Une fois cette question résolue, vous pouvez préparer des modèles de présentation et inviter des hôtes.

Combien de personnes participeront ? Le contenu de l’atelier fonctionnera-t-il mieux s’il est réparti en petits ou moyens groupes ou en un seul groupe plus important ? Tenez compte des différents antécédents et niveaux des participants et des différents défis qu’ils rencontrent.

Qui devrait animer l’atelier ? Pensez à avoir deux animateurs lorsque vous organisez des ateliers à distance. De cette façon, l’un peut prendre la tête des discussions et l’autre peut gérer et organiser le côté administratif de l’atelier, surtout s’il s’agit d’un événement de plusieurs jours. Pour les animateurs, vous devez rechercher des experts en la matière qui ont de l’expérience dans leur domaine.

Quelles activités et quels sujets doivent être couverts, et lesquels doivent être réalisés ensemble ? N’oubliez pas qu’il s’agit d’un moment unique où vous avez le temps et l’attention de nombreuses personnes de différents services à la fois. Il est donc préférable pour tout le monde que le contenu de l’atelier soit préparé et présenté de la manière la plus organisée possible. Pour optimiser le temps dont vous disposez tous ensemble, réfléchissez aux activités qui doivent être faites en groupe et à celles qui peuvent être faites avant ou après l’atelier.

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Meilleures pratiques pour l’animation d’un atelier virtuel

Speexx se compose de différentes équipes internationales qui sont en contact permanent les unes avec les autres. C’est pourquoi il est facilement compréhensible que nous soyons habitués au travail à distance. Pour nous, il était tout à fait naturel d’accueillir notre atelier interne annuel sous forme numérique. Cependant, cela n’est pas forcément le cas pour toutes les entreprises.

Une fois que vous avez établi l’objectif que vous souhaitez atteindre avec votre atelier, et que vous avez répondu aux questions mentionnées ci-dessus, vous êtes prêt à mettre en place un atelier numérique pour votre entreprise. Voici quelques conseils pour mener à bien un atelier basé sur notre propre expérience.

1 Choisissez la bonne technologie qui est déjà établie, sinon testez, testez, testez. Avant de mettre en œuvre un nouvel outil de communication vidéo, veillez à informer et à former vos hôtes, afin qu’ils sachent comment l’utiliser. Même dans ce cas, ayez un plan d’urgence en place pour savoir quoi faire en cas de panne majeure, comme ce fut le cas pour de nombreux étudiants avec Zoom lors de leur premier jour d’école. Gardez à l’esprit que chaque système a ses avantages et ses limites en termes de coûts, de stockage, de séances de pause, etc. CONSEIL : si vous utilisez #Teams, les salles de réunion peuvent servir de salles de discussion pour le groupe de l’atelier après la fin de la session, ce qui permet de suivre et de pousser le sujet plus loin même des semaines après l’événement.

2 Si vous vous préparez à plusieurs sessions d’atelier : les hôtes doivent limiter leur « présentation » à 15 minutes et la structurer de manière à encourager autant d’interaction que possible. L’hôte doit présenter le problème à résoudre et créer une base pour la session. Une session interactive encourage une discussion plus ouverte au sein du groupe et permet un apprentissage plus approfondi et des points d’action futurs.

3 Par souci de cohérence, pensez à créer un modèle de diapositives pour vos présentateurs. Pour les modèles PowerPoint d’atelier : créez des modèles où la première diapositive est un ensemble de règles afin que les animateurs n’oublient pas leur travail de facilitateur.

4 Pour la gestion, créez un fichier de calendrier qui fonctionne comme une vue d’ensemble, un calendrier, des liens d’enregistrement, des liens de présentation et partagez ce fichier dans vos invitations par courrier électronique, et partout ailleurs qui est public dans votre organisation. CONSEIL : Assurez-vous que tout le monde ajoute ce fichier à ses favoris !

5 Former les hôtes aux sessions virtuelles. Gardez à l’esprit les aspects logistiques – Utilisent-ils un ou plusieurs écrans ? Peuvent-ils voir le public et le contenu qu’ils présentent lorsqu’ils partagent leur écran ?

6 Demandez aux présentateurs de poser des questions directement aux participants afin d’éviter le phénomène de diffusion de la responsabilité, par exemple ne pas demander « qui aimerait partager quelques réflexions à ce sujet » qui est généralement accueilli par le silence.

7 Limitez les séances à une heure maximum. N’oubliez pas que les ateliers interactifs en ligne sont très éprouvants. La fatigue de zoom est bien réelle !

8 Comme les réunions en petits groupes tendent à limiter le nombre de participants, nous vous suggérons de ne demander à votre équipe de participer que si cela s’applique spécifiquement à leur rôle. De cette façon, ils tirent le meilleur parti de leur expérience dans l’atelier, et leurs contributions améliorent également l’expérience des autres. Les hôtes doivent fonctionner comme des experts qui apportent des questions qui sont discutées ensemble en groupe.

9 QUESTIONS ET RÉPONSES : Assurez-vous que les hôtes ont préparé des questions pour les participants et peuvent identifier au moins un ou deux points d’action clairs (utilisez la méthode SMART pour fixer les points d’action).

10 Enregistrez toutes les sessions et ajoutez des liens vers l’aperçu du programme (voir point n°4).

11 Nous recommandons de limiter l’atelier à deux sessions par jour, avec des pauses entre les deux. Comme nous l’avons déjà mentionné, ces événements en ligne peuvent être fatigants. Vous devez également tenir compte du fait que vos collègues ont leurs propres tâches à accomplir en dehors de l’atelier, il est donc préférable de ne pas les submerger et de les soustraire complètement à leurs obligations quotidiennes.

12 Commencez et terminez la journée par une session d’ouverture/récapitulation de 15 minutes avec tous les participants (lorsque vous avez plusieurs sessions en cours en même temps) pour commencer et terminer la journée ensemble.

13 Créez un calendrier fixe et envoyez toutes les invitations au moins une semaine complète à l’avance. Le délai devrait être de deux semaines pour vos hôtes, afin qu’ils aient le temps de se préparer.

14 Vérifiez auprès de vos hôtes une semaine avant l’événement pour vous assurer que vous êtes bien au courant du contenu et du style de présentation – et pour passer en revue les questions de dernière minute.

15 Annoncez les nouvelles concernant l’atelier numérique dans les canaux de communication publique appropriés en interne afin de susciter l’attention pour l’événement et de le garder en tête pour tout le monde. Encourager les employés à partager leurs expériences dans le canal et leurs réussites après l’événement en direct. C’est également une excellente occasion de renforcer l’image de marque employeur.

16 N’oubliez pas que, bien que cet atelier soit fortement axé sur le travail, vous pouvez toujours avoir des sessions amusantes à la fin, comme une cérémonie de remise de prix ou un happy hour virtuel pour connecter vos équipes mondiales dans un cadre plus décontracté.

17 Enfin, n’oubliez pas d’envoyer une enquête à tous les participants à la fin pour obtenir des retours précieux que vous pourrez appliquer à votre prochain atelier virtuel.

Enseignements tirés de l’animation d’un atelier virtuel

Animer des ateliers auxquels tout le monde peut participer pleinement est une compétence particulièrement utile aujourd’hui. Pour Speexx, la plus grande leçon que nous avons tirée est que la mise en ligne de notre atelier annuel ne fait que nous prouver à quel point il est important de relier nos équipes, où qu’elles se trouvent dans le monde.

Si l’on considère le nombre croissant d’entreprises offrant des options de travail flexibles, il n’y a plus de raison valable pour que les équipes L&D ne puissent pas avoir la capacité de réaliser un atelier ou un événement numérique.

L’organisation d’ateliers avant COVID-19 consistait en un travail logique et la mise en ligne complète des ateliers n’est pas si différente. Quelle que soit votre expérience antérieure en matière d’organisation d’événements, vous pouvez continuer à maintenir l’unité de vos équipes grâce à des événements en ligne tels que les ateliers numériques.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’organisation d’événements numériques, n’hésitez pas à participer à notre webinaire gratuit de masterclass, Comment adapter avec succès le F2F à la formation numérique.

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