Die neue Meeting-Kultur: Zeitfresser oder Schlüssel zur Teambindung?

Wer kennt es nicht: der Blick in den Kalender am Morgen, nur um dann festzustellen, dass man den ganzen Tag in Meetings festhängen wird. Vor allem seitdem der Trend immer mehr zu hybrider und Remote-Arbeit geht, hat sich die Meetingkultur von gelegentlichen Besprechungen in physischen Konferenzräumen hin zu digitalen Dauerterminen entwickelt.

Zwischen Zoom-Müdigkeit und dem Wunsch nach Teamgefühl scheinen wir das eigentliche Ziel eines Meetings aus den Augen verloren zu haben. Doch was macht ein gutes Meeting heutzutage aus?

Der Meeting-Overload: Zahlen, Fakten, Folgen

Zu viele Meetings kosten nicht nur Zeit, sie gefährden auch die Produktivität und die Motivation. Kein Wunder: Mitarbeitende nehmen im Schnitt an 11 bis 15 Meetings pro Woche teil. Allein seit der Pandemie und dem damit einhergehenden Trend zu vermehrten virtuellen Meetings durch Remote-Arbeit ist die Zeit, die wir pro Woche in Meetings verbringen, um 10% gestiegen. 45% der Meetings haben eine Länge von einer halben Stunde.

Die große Mehrheit der einmalig stattfindenden Meetings hat sechs oder weniger Teilnehmerinnen und Teilnehmer, wobei 49% sogar nur zwei Personen beinhalten. Regelmäßige Meetings dagegen haben in 29% der Fälle sieben oder mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer.

Allein in den USA verlieren Unternehmen jedes Jahr um die 37 Billionen Dollar durch unproduktive Meetings. Es ist daher nicht verwunderlich, dass in einer Umfrage 78% der Befragten angaben, Schwierigkeiten zu haben, ihre Arbeit zu erledigen, da sie an so vielen Meetings teilnehmen müssen.

Meetings als soziale Brücke: Warum wir sie dennoch brauchen

Trotz allem haben Meetings auch eine sozialpsycholgische Funktion. Gerade in Teams, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten, können Meetings dazu beitragen, soziale Nähe und den Teamgedanken aufrechtzuerhalten. Wenn Meetings richtig geführt werden, stillen sie die Kommunikationsbedürfnisse in hybriden Teams, stärken die Bindung, Vertrauen und Motivation.

In Meetings wird die soziale Dynamik des Teams oder der Organisation widergespiegelt, was oft gerade für neue Mitarbeitende wichtig ist. Auch das Teilen von Wissen sowie das Entwickeln einer gemeinsamen Strategie sind hilfreich, um ein Wir-Gefühl aufzubauen. Außerdem vergewissern wir uns in Meetings unserer Wichtigkeit, beispielsweise durch Präsentationen oder Nachfragen, und dass uns unsere Kolleginnen, Kollegen und Vorgesetzte vertrauen.

Was ein gutes Meeting heute ausmacht

Um aus Meetings echten Mehrwert zu generieren gilt: Qualität statt Quantität. Damit Meetings effizient ablaufen und Raum für Kollaboration, Entscheidungsfindung und Strategieentwicklung geben, sollten diese Punkte beachtet werden:

• Klare Ziele und Agenda

Das Ziel des Meetings sollte im Vorhinein bestimmt und allen Teilnehmenden klar sein. Eine Agenda, die am Anfang geteilt und dann befolgt wird, hilft dabei den Überblick zu behalten.

• Dauer

50% aller Meetings starte 75 Sekunden zu spät. Statt an überlangen Meetings festzuhalten, ist es oft effizienter pünktlich anzufangen und keine Zeit zu verschwenden. So sinkt die Konzentration nicht und es bleibt mehr Zeit für operative Aufgaben.

• Teilnehmerkreis

Um überfüllte Meetings zu vermeiden, sollten nur die relevanten Teilnehmenden, die zur Agenda beitragen, als erforderlich eingeladen werden. Alle anderen interessierten Teilnehmenden sollten die Wahl haben – je nachdem, was ihr Workload zu lässt.

• Inklusive Kommunikation

Besonders bei virtuellen Meetings ist es wichtig, alle Teilnehmenden miteinzubeziehen, da oft nur ein paar wenige das Gespräch dominieren.

• Slides

Präsentationen, die während des Meetings geteilt werden, sollten mit dem Ziel und den Teilnehmenden im Kopf gestaltet werden, um eine unterstützende Wirkung zu entfalten.

Remote & hybrid: Spezielle Herausforderungen und Lösungen

Digitale Formate brauchen digitale Regeln, um Meetings dynamischer und effizienter zu gestalten. Erst muss bewertet werden, ob ein Meeting überhaupt nötig ist oder ob Abstimmungen auch asynchron getroffen werden können, wie zu Beispiel der Status bei Projekten, Meinungsbilder oder Dokumentationen. Bei Konflikten, Alignment-Fragen oder Entscheidungen ist ein Meeting jedoch durchaus wertvoll.

Die Kameras einzuschalten, schafft Verbindlichkeit und visuelle Präsenz. Außerdem kann ein Moderator oder eine Moderatorin dafür sorgen, dass die Zeit eingehalten und der Fokus gewahrt wird, sowie Stimmen einholen und Raum für die eher introvertierten Teilnehmenden schaffen.

Mithilfe kollaborativer Tools wie Notion oder Miro können To-dos und Verantwortlichkeiten festgehalten werden. Auch Entscheidungen werden nachvollziehbarer, wenn sie visuell gemacht werden. Stillere Teilnehmende können durch diese Formate auch schriftlich zu Wort kommen.

Meetingkultur gestalten statt ertragen

Wie bei so vielen Regeln am Arbeitsplatz gilt es, mit gutem Vorbild voranzugehen. Indem Führungskräfte und HR Meeting-Best-Practices vorleben, können gemeinsam neue Meetingnormen etabliert werden. Die Personalabteilung kann durch Trainings und Tools Bewusstsein für Meeting Excellence schaffen und wirkt so als Enabler für eine gesunde Meetingkultur.

Durch Feedbackformate können Mitarbeitende befragt werden, was sie in der Meetingkultur vermissen und welche Verbesserungsvorschläge sie haben. Das kann sowohl in großen Rahmen als jährlicher oder halbjährlicher Audit geschehen, mit Fragen wie “Wie viele Meetings hat jeder Angestellte pro Woche? Wie viele davon haben echten Output? Welche sind vermeidbar?”, als auch durch Emoji-Ratings nach jedem Meeting, um schnelles Feedback einzuholen.

Checkliste: Wie effektiv ist mein Meeting?

Bevor Sie das nächste Meeting planen oder daran teilnehmen – stellen Sie sich diese Fragen:

1. Ziel und Relevanz

• Gibt es ein klares Ziel für das Meeting?
• Ist ein Meeting der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen?
• Betrifft das Thema wirklich alle Teilnehmenden?

2. Vorbereitung

• Liegt eine strukturierte Agenda mit Zeitrahmen vor?
• Haben alle relevanten Informationen die Teilnehmenden im Vorfeld erreicht?
• Sind Rollen (z. B. Moderation, Protokoll) klar verteilt?

3. Ablauf und Beteiligung

• Wird das Meeting pünktlich begonnen und beendet?
• Kommen alle zu Wort, die etwas beizutragen haben?
• Werden Entscheidungen klar getroffen und dokumentiert?

4. Nachbereitung

• Gibt es konkrete nächste Schritte und Verantwortlichkeiten?
• Werden Ergebnisse oder Beschlüsse dokumentiert und geteilt?
• Bringt das Meeting einen echten Mehrwert für das Team oder Projekt?

5. Reflexion

• Hätte dieses Meeting kürzer, anders oder gar nicht stattfinden können?
• Haben alle Beteiligten ihre Zeit sinnvoll investiert?
• Würde ich als Teilnehmerin/ Teilnehmer freiwillig wiederkommen?

Weniger ist mehr – aber besser

Das Ziel ist es nicht, Meetings als solche komplett abzuschaffen, sondern den Umgang mit ihnen zu verbessern, damit sie wieder echten Mehrwert für die Teilnehmenden und das Unternehmen schaffen. Durch ein eine ehrliche und rationale Reflektion können überflüssige Meetings vermieden, und die essenziellen effektiver gestalten werden.

Zeit für eine aktive Auseinandersetzung mit der eigenen Meetingkultur!