Die besten Tools für die Arbeit im Homeoffice

Sie sind gerade auf der Suche nach den besten Tools für Ihr Homeoffice? Dazu muss man wissen, dass  in den USA schon vor  Corona zwei Drittel der Büroangestellten mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus gearbeitet haben. Also eigentlich nichts wirklich Neues. Die Pandemie hat die Entwicklung zum Arbeiten im Homeoffice jetzt aber natürlich erheblich beschleunigt. Dabei stellen Unternehmen und Arbeitnehmende plötzlich fest, dass es ganz schön schwierig sein kann, die Anforderungen der digitalen Zusammenarbeit zu meistern und gleichzeitig die Produktivität zu erhalten – für alle Mitarbeitenden und nicht nur für einen Tag pro Woche.

Speexx ist die erste intelligente Sprachlernplattform für Unternehmen, mit der wir bereits seit Jahren genau die Fertigkeiten schulen, die jetzt im Homeoffice gefragt sind. Einsatz von Videotechnologie, Gesprächsführung im virtuellen Raum, und das dann auch noch ein einer fremden Sprache. Darüber hinaus arbeiten wir selbst auch mit fast 1500 Mitarbeitenden auf allen Kontinenten schon seit mehr als 10 Jahren virtuell zusammen. Wir haben viele der Erfahrungen schon gemacht, die jetzt für andere interessant sein könnten.

Und jetzt können Büroangestellte plötzlich nicht mehr ins Büro, auch für Sprachschüler gibt es kaum noch Präsenzveranstaltungen. Unternehmen weltweit müssen in kürzester Zeit auf virtuelle Zusammenarbeit umstellen. Deswegen möchten wir hier unsere Erfahrungen teilen.Vielleicht hilft Ihnen dieser Beitrag ja bei der Einrichtung eines effektiven Homeoffice weiter.

Microsoft und Google gehören zu den vielen Unternehmen, die kostenlose Tools zur virtuellen Zusammenarbeit anbieten, um Telefonkonferenzen zu ermöglichen oder um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Microsoft Office 365 bietet die bekannten, Office-Programme wie Word und Excel. Die Google G Suite ist ein Geschäftsabonnement von Google Drive, das ähnliche  Produktivitätswerkzeuge wie Google Docs und Google Sheets enthält.

Darüber hinaus haben sich eine Handvoll Technologieunternehmen zu einem Online-Hub namens Open for Business, zusammengeschlossen. Darin beschreibt jedes Unternehmen ausführlich, wie es kleineren Unternehmen auf der ganzen Welt helfen kann, indem es in diesem Zeitraum Tools für das Homeoffice ermöglicht. Sie beinhalten:

• Cloudflare. Cloudflare, mit dem Remote-Mitarbeitenden sicher eine Verbindung zu Unternehmens-Apps herstellen können, bietet kleineren Unternehmen bis zum 1. September 2020 500 Plätze für „Cloudflare für Teams“ sowie einen kostenlosen Online-Einführungskurs.
• Box. Diese sichere Plattform für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit von Dateien bietet 3 Monate kostenlosen Zugriff auf seinen Geschäftsplan für Unternehmens und umfasst unbegrenzten Speicherplatz, mobilen Zugriff sowie erweiterte Benutzer- und Sicherheitsberichte.
• Webex. Die Cisco-Plattform für Videokonferenzen erweitert seine Dienste für bestehende Kunden von Webex. Dies beinhaltet die unbegrenzte Nutzung ohne zeitliche Einschränkung, Unterstützung für weniger als 100 Teilnehmer und gebührenfreie Einwahl.

Auch die Harvard Business Review veröffentlicht derzeit viele kostenlose Inhalte, inklusive genauer Anleitungen zur virtuellen Kommunikation in dieser Zeit.

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Beide Unternehmen bieten Dienste für Videokonferenzen an: Die Hangouts Meet Online-Videokonferenzen von Google, die in G Suite integriert sind, ermöglichen es, dass auch Personen außerhalb des Unternehmens direkt über Kalendereinträge oder E-Mail-Einladungen teilnehmen. Das System von Microsoft Teams,  dem geschäftlichen Skype-Abonnement, ermöglicht hingegen größere Gruppenanrufe und die Zusammenarbeit mit Live-Dokumenten.

Nicht weit hinter Google und Microsoft liegt Zoom, eine weitere der aktuell favorisierten virtuellen Meeting-Apps. Zoom enthält hochwertige Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Chat-Funktionen. Es verfügt außerdem über eine Split-Screen-Funktion, mit der Sie alle Teilnehmer gleichzeitig sehen können – ähnlich wie Sie Teilnehmer in einer persönlichen Besprechung an einem Tisch sitzen sehen können.

Für grundlegende Chat-Funktionen bietet sich Microsoft Teams an, das in Unternehmen allmählich Skype ablösen soll. Google bietet für Chats Hangouts an, mit dem Arbeitsgruppen ihre Arbeit problemlos im virtuellen Raum erledigen können.

Eine weitere beliebte und beliebte Instant Messaging-Plattform ist Slack. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um einen Raum für virtuelle und direkte Kommunikation für das gesamte Unternehmen. K0mmunikation in Slack ist privat, verschlüsselt und sicher. Eine vergleichbare Lösung bietet auch Microsoft mit Yammer.

Sowohl mit Teams als auch mit Slack können Sie die Kommunikation nach verschiedenen Gruppierungen organisieren („Teams“ in Teams und „Kanäle“ in Slack), aber auch private Einzelnachrichten erstellen. Beide Software-Varianten machen es einfach, Dateien freizugeben.

Der größte Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass Slack schnell und einfach einzurichten ist. Auch die Verwaltung erfordert weniger Aufwand. Teams ist hingegen für größere Unternehmen konzipiert. Der größte Vorteil gegenüber Slack ist die perfekte Integration mit Office 365 und Sharepoint.

Dateianhänge sind mühsam und verlangsamen E-Mails. Cloud-Speicher sind insbesondere im Homeoffice die perfekten Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Multimediadateien.

Google Drive bewahrt Dateien an einem sicheren, zentralen Ort auf. So kann jeder, der von zu Hause aus arbeitet, Dokumente, Präsentationen und Tabellen freigeben.

Dropbox und Box sind alternative Cloud-Speicherplattformen mit verschiedenen Homeoffice-Funktionen. Sie werden oft fälschlicherweise als Konkurrenten bezeichnet, aber Box konzentriert sich mehr auf Unternehmen, während Dropbox eher mehr Verbraucher und Kleinunternehmer oder Freiberufler bedient.

Mit all diesen Tools können Sie Dateien geräteübergreifend synchronisieren, sodass Mitarbeitende sie von jedem Ort aus anzeigen und aktualisieren können – ob am Smartphone, Tablet oder Computer.