Die besten Tools im Homeoffice

Die besten Tools im Homeoffice

Sie suchen die besten Tools im Homeoffice? Noch vor dem Coronavirus arbeiteten zwei Drittel der Belegschaft mindestens einmal pro Woche von zu Hause aus.  COVID-19 hat diesen Schritt hin zu einer Belegschaft, die weitgehend im Homeoffice arbeitet, jedoch beschleunigt. Dabei stellen Unternehmen fest, dass es schwierig sein kann, digitale Zusammenarbeit wirklich zu beherrschen und Produktivität aufrechtzuerhalten.

Richten Sie sich Ihr Homeoffice ein

Bei Speexx, der ersten intelligenten Sprachlernplattform, setzen wir uns dafür ein, die Geschäftskommunikation für internationale Unternehmen mit einer globalen Belegschaft zu stärken. Da Speexx selbst auf digitalen Arbeitsumgebungen und virtuellen Teams basiert, können wir diese in anderen Organisationen erstellen und unterstützend zur Seite stehen.

Jetzt, da Mitarbeiter nicht ins Büro gehen können und Sprachschüler davon abgehalten werden, an physischen, traditionellen Kursen teilzunehmen, müssen sich Unternehmen auf das Homeoffice vorbereiten. Daher geben wir Ihnen unsere Empfehlungen und Tools und Tipps zum Einrichten eines effektiven Homeoffice weiter:

Kostenlose Basis-Tools für Ihr Homeoffice

Microsoft und Google gehören zu den vielen Unternehmen, die kostenlose Remote-Arbeitstools anbieten, um Telefonkonferenzen zu ermöglichen und um mit Live-Dokumenten zu arbeiten. Microsoft Office 365 bietet die bekannten, unersetzlichen Office-Programme wie Word und Excel. Die Google G Suite ist ein Geschäftsabonnement von Google Drive, das ähnliche und beliebte Produktivitätswerkzeuge wie Google Docs und Google Sheets enthält.

Darüber hinaus haben sich eine Handvoll Technologieunternehmen zu einem Online-Hub namens Open for Business, zusammengeschlossen. Darin beschreibt jedes Unternehmen ausführlich, wie es kleineren Unternehmen auf der ganzen Welt helfen kann, indem es in diesem Zeitraum Tools für das Homeoffice ermöglicht. Sie beinhalten:

  • Cloudflare. Cloudflare, mit dem Remote-Mitarbeitenden sicher eine Verbindung zu Unternehmens-Apps herstellen können, bietet kleineren Unternehmen bis zum 1. September 2020 500 Plätze für „Cloudflare für Teams“ sowie einen kostenlosen Online-Einführungskurs.
  • Box. Diese sichere Plattform für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit von Dateien bietet 3 Monate kostenlosen Zugriff auf seinen Geschäftsplan für Unternehmens und umfasst unbegrenzten Speicherplatz, mobilen Zugriff sowie erweiterte Benutzer- und Sicherheitsberichte.
  • Webex. Die Cisco-Plattform für Videokonferenzen erweitert seine Dienste für bestehende Kunden von Webex. Dies beinhaltet die unbegrenzte Nutzung ohne zeitliche Einschränkung, Unterstützung für weniger als 100 Teilnehmer und gebührenfreie Einwahl.

Auch die Harvard Business Review veröffentlicht derzeit viele kostenlose Inhalte, inklusive genauer Anleitungen zur virtuellen Kommunikation in dieser Zeit.

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Tools für Videokonferenzen – Google, Microsoft oder Zoom?

Beide Unternehmen bieten Dienste für Videokonferenzen an: Die Hangouts Meet Online-Videokonferenzen von Google, die in G Suite integriert sind, ermöglichen es, dass auch Personen außerhalb des Unternehmens direkt über Kalendereinträge oder E-Mail-Einladungen teilnehmen. Das System von Microsoft Teams,  dem geschäftlichen Skype-Abonnement, ermöglicht hingegen größere Gruppenanrufe und die Zusammenarbeit mit Live-Dokumenten.

Nicht weit hinter Google und Microsoft liegt Zoom, eine weitere der aktuell favorisierten virtuellen Meeting-Apps. Zoom enthält hochwertige Videokonferenzen, Bildschirmfreigabe und Chat-Funktionen. Es verfügt außerdem über eine Split-Screen-Funktion, mit der Sie alle Teilnehmer gleichzeitig sehen können – ähnlich wie Sie Teilnehmer in einer persönlichen Besprechung an einem Tisch sitzen sehen können.

Chat Tools für das Arbeiten im Homeoffice

Chat Tools für das Arbeiten im Homeoffice – Slack versus Teams

Für grundlegende Chat-Funktionen bietet Microsoft Teams an, ein offensichtlicher Ersatz für alle, die mit Skype vertraut sind. Google bietet für Chats wiederum Hangouts an, mit dem Teams ihre Arbeit problemlos an einem Ort erledigen können.

Eine weitere beliebte und beliebte Instant Messaging-Plattform ist Slack. Es handelt sich dabei im Wesentlichen um einen Chatraum für das gesamte Unternehmen, der E-Mails als Kommunikations- und Freigabemethode ersetzen soll. Die Gespräche sind privat, verschlüsselt und sicher.

Sowohl mit Teams als auch mit Slack können Sie die Kommunikation nach verschiedenen Gruppierungen organisieren („Teams“ in Teams und „Kanäle“ in Slack), aber auch private Einzelnachrichten erstellen. Beide Software-Varianten machen es einfach, Dateien freizugeben.

Der größte Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass Slack schnell und einfach einzurichten ist. Auch die Verwaltung erfordert weniger Aufwand. Teams ist hingegen für größere Unternehmen konzipiert. Trotz seines zuweilen komplexeren Ansatzes, bietet es eine gute Integration in Office 365-Anwendungen.

Cloud-Speicher für Remote-Arbeitsplätze

Cloud-Speicher für Remote-Arbeitsplätze: Dropbox, Box und Google Drive

Dateianhänge sind mühsam und verlangsamen E-Mails. Cloud-Speicher sind insbesondere im Homeoffice die perfekten Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Multimediadateien.

Google Drive bewahrt Dateien an einem sicheren, zentralen Ort auf. So kann jeder, der von zu Hause aus arbeitet, Dokumente, Präsentationen und Tabellen freigeben.

Dropbox und Box sind alternative Cloud-Speicherplattformen mit verschiedenen Homeoffice-Funktionen. Sie werden oft fälschlicherweise als Konkurrenten bezeichnet, aber Box konzentriert sich mehr auf Unternehmen, während Dropbox eher mehr Verbraucher und Kleinunternehmer oder Freiberufler bedient.

Mit all diesen Tools können Sie Dateien geräteübergreifend synchronisieren, sodass Mitarbeitende sie von jedem Ort aus anzeigen und aktualisieren können – ob am Smartphone, Tablet oder Computer.

Projektmanagement-Tools für das Homeoffice: Trello, Wrike, Asana

Projektmanagement-Tools helfen Einzelpersonen oder Teams, die Arbeit effektiv zu organisieren und zu verfolgen sowie Projekte und Aufgaben zu verwalten. Ein Großteil dieser Software kann online gekauft oder sogar kostenlos verwendet werden.

Wrike, eine Online-Software für Unternehmen, mit der Sie und jeder, dem Sie Zugriff gewähren möchten, Einblick und Kontrolle über Aufgaben erhalten. Sie können die Kommunikation zentralisieren, Echtzeitberichte und Statusaktualisierungen für Projekte anzeigen, an Plänen und Fristen zusammenarbeiten und alle Ihre Ansichten so anpassen, dass sie das Markenzeichen des Unternehmens widerspiegeln und nur die wichtigsten Dinge für Sie und Ihr Team anzeigen.

Trello unterscheidet sich nicht allzu sehr von Wrike. Es handelt sich um eine webbasierte Anwendung zum Erstellen von Listen, mit der Sie Projekte auf flexible und auch anpassbare Weise organisieren und priorisieren können. Wie bei Wrike können Sie mit Trello an Projekten zusammenarbeiten, Dateien an Aufgaben anhängen, Fälligkeitstermine und wiederkehrende Befehle festlegen und vieles mehr.

Eine weitere Alternative ist Asana. Es ist nicht ganz so einfach handhabbar wie Trello und Wrike, bietet dafür jedoch mehr Funktionen. Im Bereich des „dependency management“, das Abhängigkeiten verwaltet, ist Asana der Gewinner. Einfacher ausgedrückt: Wenn Sie angeben möchten, welche Aufgaben ausgeführt werden können, bevor andere beginnen können. Auf diese Weise können Sie sich potenzielle Engpässe ansehen und Beziehungen auf einer Zeitachse bearbeiten, um zu sehen, wie Aufgaben in unterschiedlichen Reihenfolgen zusammenpassen.

Weitere schnelle Tipps für das Arbeiten im Homeoffice

  • Gehen Sie nicht immer davon aus, dass jeder zu Hause über Internet verfügt, und seien Sie bereit, in mobile Hotspots und entsprechende Datenpläne zu investieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, dass sie sich bei Verbindungsproblemen an die IT wenden können und dass Sie sie mit einem Hotspot ausstatten können. 
  • Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeitende über die Hardware verfügt, die er benötigt – sei es zumindest ein Laptop oder ein mobiles Gerät (und entsprechende Ladegeräte). Falls der Computer des Mitarbeitenden nicht mit einer Webcam ausgestattet ist, müssen Sie möglicherweise eine kaufen. 
  • Sie möchten, dass Ihre Daten sicher bleiben, dennoch wollen Sie, dass Mitarbeitende Remote-Zugriff auf Inhalte und Services haben. Hierfür können Sie ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) verwenden. VPN-Lösungen gibt es in vielen Formen und Größen.
  • Im Allgemeinen empfiehlt es sich, eine Richtlinie für das Homeoffice festzulegen und zusammen mit einem Plan, einem Kommunikationsprogramm, einem Budget, Schulungen und Support zur Gewährleistung des Internetzugangs und der Arbeitsgeräte zu vereinbaren. Laufende Soft Skill-Schulungen zum Thema Remote-Arbeiten können auch dazu beitragen, bei Gesundheitskrisen wie COVID-19 einen reibungslosen und schnellen Übergang zu allen Personen zu gewährleisten. 
Mit Kindern und Kinderbetreuung im Homeoffice umgehen

Sie haben „kleine Kollegen“ im Homeoffice? Arbeit mit Kindern meistern

Viele von Ihnen haben möglicherweise Kinder zu Hause und es kann schwierig sein, sowohl die Pflichten der Eltern als auch der Mitarbeitenden zu erfüllen. Insbesondere wenn Ihre Kinder denselben Computer oder dieselben Geräte verwenden, die Sie verwenden, möchten Sie keine versehentlich gelöschten Dateien oder eine persönliche E-Mail riskieren, die versehentlich von einem Geschäftskonto gesendet wurde.

Wir kennen dieses Thema und darum teilen wir gerne unsere Links zum Einrichten der Kindersicherung auf Arbeitsgeräten:

Kurz über das Homeoffice zusammengefasst

Noch wissen wir nicht, wie lange die Auswirkungen des Coronavirus anhalten werden. Wir hoffen, dass dieses Kapitel bald zu Ende geht, aber wir denken, dass das Arbeiten im Homeoffice sicherlich nicht verschwinden wird. Mit den von uns genannten Tools und Strategien sollte jedoch die Verwaltung einer Belegschaft im Homeoffice einfacher umsetzbar sein. Möglicherweise bietet diese Situation sogar die Gelegenheit für eine echte Trendwende der digitalen Kultur und der virtuellen Zusammenarbeit und ermöglicht es uns, uns auf alles vorzubereiten, was über COVID-19 hinausgeht.

Videokonferenz-Tools

Virtuelle Kommunikation / Chat

Datenmanagement und Dateianhänge versenden

Projektmanagement-Tools

Events und Umfragen

Virtuelles Lernen und Tutorials

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