Workplace 4.0 e smart working: il valore delle tecnologie digitali a supporto del lavoro

Negli ultimi decenni c’è stata una vera e propria evoluzione del concetto di “spazio fisico di lavoro”, dovuta al processo di digital transformation. Un tempo la “postazione” era semplicemente costituita da scrivania, telefono e fax. Oggi la situazione si è radicalmente modificata e possiamo parlare di digital workplace o workplace 4.0, inteso come un luogo che va oltre lo spazio fisico. L’ufficio 4.0 non ha pareti né indirizzi: è sufficiente avere a propria disposizione uno smartphone, una connessione internet e un sistema efficiente di software collaborativi aziendali per lavorare da qualsiasi luogo, senza interrompere il flusso informativo. Il digital workplace può essere inteso come la massima espressione dello smart working e del lavoro agile. Stiamo assistendo a una riconsiderazione del lavoro in chiave human-centric. I dipendenti che lavorano nei workplace digitali non solo sono più produttivi, ma anche più motivati e soddisfatti. Secondo uno studio di Aruba sul digital workplace questi “rivoluzionari digitali” hanno il 51% in più di probabilità di essere soddisfatti e felici a lavoro e il 43% di probabilità in più di sentirsi in equilibrio tra vita lavorativa e vita privata.

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Come Internet e le tecnologie digitali hanno rivoluzionato il modo di lavorare

Inevitabilmente, Internet e le nuove tecnologie hanno cambiato per sempre il modo di lavorare di milioni di persone. Le postazioni di lavoro che prevedevano una scrivania, un computer desktop e una stampante hanno lasciato  spazio a modelli più  fluidi e  alternativi. Ma diamo un’occhiata alle varie fasi.

workplace 1.0: la dotazione basilare dell’ufficio prevedeva sedia, scrivania, telefono fisso, macchina da scrivere e armadi per i documenti cartacei.

Era 2.0 negli uffici arrivano i primi personal computer. Le comunicazioni, oltre al telefono fisso comprendono spesso anche stampante e fax. Timidamente, e in affiancamento al mondo analogico, arriva il mondo digitale.

Era 3.0  Internet cambia radicalmente le modalità di comunicazione all’interno e all’esterno delle aziende. Le postazioni di lavoro sposano le logiche client/server: i computer si fanno più snelli mentre la digitalizzazione delle informazioni e dei servizi favorisce nuovi modelli di scambio e di relazione. Le stampanti, diventano multifunzione e vengono condivise da più uffici contemporaneamente.

Era 4.0. ll workplace capitalizza il meglio dell’evoluzione digitale: IoT, Cloud, tecnologie mobile, smart signage e tecnologie touchscreen, intelligenza artificiale e machine learning. La qualità e la varietà della comunicazione promuove livelli di condivisione e di collaborazione che permettono di gestire le informazioni utilizzando diversi punti di accesso e di contatto. Non sono più solo i pc e i dispositivi mobile a permettere di lavorare: così le sale riunioni, oltre ai sistemi di videocomunicazione tradizionali, si dotano di flipboard intelligenti. I workplace 4.0 scelgono soluzioni interattive che sviluppano le digital skill degli impiegati, facilitando il passaggio di informazioni e creando un ambiente di lavoro più dinamico e funzionale. L’utente viene posto al centro dell’evoluzione digitale del lavoro: la conoscenza “destrutturata” viene messa a sistema e vengono migliorate la qualità e la quantità di informazioni condivise. Cambiano spazio, tempi e modi di lavoro. Con il diffondersi delle tecnologie il luogo non costituisce più un prerequisito fondamentale del lavoro: grazie a smartphone e tablet è possibile svolgere le attività indipendentemente dal perimetro fisico aziendale.

L’avvento dello smart working

Nell’era 4.0 è fondamentale il concetto di working smarter, lavorare da remoto, senza vincoli orari o spaziali, con effetti positivi sia in termini di qualità del lavoro sia in termini di work-life balance.  Lo Smart Working viene definito dall’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”. Gli analisti del Politecnico parlano della presenza in Italia di circa 305mila smartworker, con un aumento del 14% rispetto al 2016, e un’incidenza che tocca ormai l’8% del totale dei lavoratori del territorio nazionale. Gli smartworker si distinguono per una maggiore soddisfazione per il proprio lavoro e una migliore padronanza di competenze digitali rispetto agli altri lavoratori. Lo smart working da un lato favorisce la produttività individuale e la continuità operativa dell’utente (e quindi del business) mentre, dall’altro, permette una maggiore flessibilità rispetto al workplace. Tutto diventa proporzionale e correlato: più si sviluppa la tecnologia, più la forza lavoro evolve, più l’azienda diventa performante. In questo senso il lavoro agile diventa vitale per ogni organizzazione che si vuole adattare ai mutamenti tecnologici.

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Autore:

Oliver Albrecht inizia la sua collaborazione con Speexx nel 2003 come Country Manager della filiale italiana dell'azienda. Viene successivamente nominato Head of Business Development e nel 2008 cura la start-up della sussidiaria spagnola a Madrid. Nel febbraio 2012 assume inoltre la carica di Vice Presidente del Gruppo, con diretta responsabilità nello sviluppo commerciale in Russia e America Latina. Ad inizio 2013 Speexx inaugura la sede a San Paolo in Brasile. Prima dell'avventura in Speexx ha maturato esperienze professionali nel settore International Marketing & Sales del brand Nivea (Beiersdorf AG), è stato Partner di Commercial Consult e Amministratore Delegato di Canbox Italia. Oliver Albrecht si è laureato in Economia e Commercio Internazionale presso la European Business School di Oestrich-Winkel (Germania) e parla correntemente italiano, inglese, spagnolo, francese e la sua lingua madre, il tedesco.
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