Perché è importante imparare l’arte della negoziazione

I migliori negoziatori sono anche ottimi comunicatori. E nessuna forma d’arte può fare a meno di regole specifiche. La negoziazione, in quanto arte della comunicazione, delle relazioni umane, non fa eccezione. E alla fine è quello che facciamo ogni giorno nella nostra vita: negoziare.

L’arte della negoziazione deriva dalla stratificazione, nel corso della storia, di tutte le tecniche che via via si sono dimostrate un successo nel raggiungimento del compromesso. Quindi di un accordo. Va da sé che imparare questa arte diplomatica diventa fondamentale per aziende e organizzazioni. La prima cosa da tenere a mente è che l’obiettivo è ottenere quello che ci si è prefissati e non prevaricare o annientare la controparte.

Perché imparare l’arte della negoziazione

Che tu stia cercando di ottenere un leggero aumento di stipendio per il tuo team o di convincere i tuoi stakeholder che i dipendenti hanno bisogno di una pausa pranzo di 5 minuti più lunga, avrai più successo se affronti le trattative come un vero diplomatico in un conflitto internazionale.

L’implementazione di capacità di negoziazione come analisi, comunicazione ed empatia può essere naturale per manager e leader affermati. Ma nessuno nasce imparato. Il coaching ad esempio è un ottimo alleato sia per muovere i primi passi sia per consolidare le competenze già acquisite nella negoziazione.

In che modo la negoziazione aiuta il business?

Il mondo del business è intriso di dinamiche complesse e sfide continue. In questo contesto, la negoziazione emerge come uno strumento imprescindibile per attraversare con successo queste “acque turbolente”, portando con sé benefici tangibili per le aziende in termini di risparmio e profitto. Ma perché la negoziazione è così cruciale nel mondo degli affari? E quali sono le prove concrete di questo legame diretto tra capacità negoziali e successo aziendale?

Risparmio e profitto: Il dualismo della negoziazione
Alla base dell’importanza della negoziazione nel business troviamo due concetti chiave: risparmio e profitto. Il risparmio è legato alla capacità di ottenere termini favorevoli in una trattativa, riducendo i costi per l’azienda. Questo può riguardare l’acquisto di materie prime, l’ottimizzazione dei processi produttivi o la gestione delle risorse umane.

Il profitto, d’altro canto, è strettamente legato alla capacità di vendere prodotti o servizi ad un prezzo ottimale. Qui, la negoziazione gioca un ruolo determinante nell’interazione con clienti, partner e fornitori, assicurando che l’azienda ottenga il massimo valore possibile dai suoi prodotti e servizi.

Le prove concrete dell’importanza della negoziazione
Mentre molte aziende sottolineano l’importanza della negoziazione nelle loro strategie, poche possono effettivamente quantificare il suo impatto. Tuttavia, esistono prove tangibili che dimostrano il legame diretto tra capacità negoziali efficaci e successo finanziario.

Uno studio condotto dal Center for Economics and Business Research, un’istituzione rispettata e riconosciuta a livello internazionale, ha fornito dati illuminanti in questo contesto. Secondo questa ricerca, il Regno Unito ha subito una perdita di circa 9 milioni di sterline a causa di negoziazioni inadeguate. Questo dato, sorprendente in sé, sottolinea le potenziali ripercussioni economiche di una cattiva pratica negoziale.

Ma la ricerca non si ferma qui. Lo studio ha anche evidenziato che un’azienda media potrebbe effettivamente aumentare i propri profitti di un  7% semplicemente migliorando le sue capacità di negoziazione. Questo dato, tradotto in cifre assolute, può rappresentare migliaia, se non milioni, di euro di profitto aggiuntivo per le grandi aziende.

Il ruolo cruciale della formazione nella negoziazione
Questi dati, ovviamente, pongono una domanda essenziale: come possono le aziende migliorare le loro capacità di negoziazione? La risposta risiede nella formazione continua e mirata. Investire in programmi di formazione dedicati, seminari e workshop può aiutare i dipendenti a sviluppare e affinare le loro competenze negoziali.

La negoziazione nell’era digitale
Con l’avvento della digitalizzazione e della globalizzazione, la negoziazione assume una nuova dimensione. La capacità di negoziare efficacemente in un contesto online, ad esempio, può aprire nuove opportunità di mercato e ampliare la portata dell’azienda. Allo stesso tempo, la crescente interconnessione dei mercati globali significa che le aziende devono essere pronte a negoziare con partner da diverse culture e background.

Gli step di una buona negoziazione

1. Analizzare e scomporre il problema
Il primo step essenziale in qualsiasi processo negoziale è la comprensione chiara dell’oggetto della trattativa. Ciò significa non solo avere una visione generale, ma anche essere in grado di scomporre il problema in parti più piccole e gestibili. Questo non solo permette una maggiore chiarezza nel processo, ma offre anche l’opportunità di identificare possibili aree di compromesso o soluzioni alternative.

2. Preparazione: la chiave del successo
Una volta compreso il problema, è essenziale prepararsi adeguatamente per le trattative. Questo passo va ben oltre la semplice raccolta di dati o cifre. Significa anche cercare di comprendere il punto di vista della controparte, anticipando possibili obiezioni o preoccupazioni. Mettendosi nei panni dell’interlocutore, si può sviluppare una strategia più flessibile e adattabile.

3. L’Arte della comunicazione efficace
Molte persone associano la negoziazione alla capacità di parlare bene e persuadere. Tuttavia, uno degli aspetti più cruciali della comunicazione, soprattutto in contesto negoziale, è l’ascolto. Ascoltare attivamente ci permette di comprendere realmente le esigenze, le preoccupazioni e i punti deboli dell’altro. Inoltre, dedicando tempo all’ascolto, si può costruire un rapporto di fiducia con l’interlocutore, facilitando il raggiungimento di un accordo.

4. Avere piani di riserva
E’ fondamentale avere sempre un piano B. Durante una negoziazione, non sempre le cose vanno come previsto. Avere strategie alternative o piani di riserva permette di gestire al meglio la trattativa, anche quando la situazione diventa difficile.

4. Appellarsi ai valori universali
In una negoziazione può risultare cruciale il fatto di appellarsi ai valori “senza tempo” come: coraggio, lealtà, tolleranza, integrità. Questi valori oltre a creare potere, determinano la fiducia, che è alla base di ogni relazione.

Risoluzione dei conflitti

La risoluzione dei conflitti e la negoziazione sono così intrecciate da essere quasi sinonimi. Oltre a trattare le controversie negli affari quando sorgono, la negoziazione può aiutare anche nella loro prevenzione. Un leader o un manager orientato alla negoziazione anticiperà i potenziali problemi e creerà situazioni vantaggiose per tutti e che soddisferanno tutti.

Invece di utilizzare mezzi autorevoli per subordinare gli altri, i veri negoziatori possono trovare un modo per creare un ambiente di lavoro positivo. In questo modo, possono evitare una significativa perdita di tempo, risorse e ore di lavoro.

Perché, in fin dei conti, è l’azienda a subire i danni delle incomprensioni individuali.

Negoziazione e leadership

Il vantaggio in qualche modo più personale dell’utilizzo delle capacità di negoziazione negli affari è il suo potenziale per costruire reputazione e relazioni. I leader che adottano un approccio orientato alla soluzione hanno maggiori probabilità di essere percepiti come degni di fiducia e affidabili.

Queste caratteristiche possono aiutare a costruire una solida presenza autorevole e trasformare i dipendenti in seguaci se combinate con altri tratti di leadership positiva.

Anche i leader stessi possono vivere ad un certo punto della carriera, l’esigenza di negoziare il proprio ruolo di leadership. In tal caso, ecco alcuni consigli da tenere a mente:

• Considerare le aspettative stabilite dai predecessori 
  Quando si negozia un nuovo accordo commerciale, spesso si parte da zero, ma di solito non è così quando si negozia un ruolo di leadership. Gli interlocutori avranno determinate aspettative sul “come si dovrebbe svolgere quel ruolo di leadership, in base a come sono stati abituati dai predecessori. È fondamentale comprendere queste aspettative e adottare una strategia di comunicazione e leadership, che le faccia convergere dalla propria parte.
• Valutare il supporto degli stakeholders
  Mentre si pianifica la campagna di negoziazione del ruolo, è importante identificare i vari interlocutori coinvolti, per determinare chi ci sostiene e chi bisognerà portare a bordo. Questo sostegno interverrà in maniera cruciale, sulla capacità di perseguire i propri obiettivi e permette di avere degli alleati, evitando l’isolamento.
• Negoziare costantemente il proprio ruolo
  Sarebbe un errore considerare la negoziazione del ruolo di leadership come una questione “una tantum” che può essere concluso in un mese o due dopo l’insediamento. In realtà, i migliori leader negoziano continuamente il proprio ruolo, lavorando per comprendere e adeguare le aspettative degli altri, mentre propongono nuove iniziative e obiettivi. Proprio come i diplomatici curano e coltivano le loro relazioni con altre nazioni, i leader devono sforzarsi nel rimanere allineati con i propri stakeholder, sia interni che esterni all’organizzazione.
• Prepararsi ai cambiamenti 
  Spesso accade che le organizzazioni concedano ai leader di successo maggiore autonomia col passare del tempo. Ma se le decisioni che prendi si rivelano errate, non sorprenderti se i tuoi superiori pongano nuove limitazioni al proprio ruolo. Meglio accettare questi cambiamenti e continuare a negoziare in un secondo momento, il proprio livello di libertà e autonomia.