I Business Meeting secondo Amazon

Scrivere la parola “executive” e l’aggettivo “busy” è come dire la stessa cosa. Questa è la natura del workplace moderno. I manager moderni – tra cui i professionisti L&D – tendono ad essere così occupati da avere poco tempo anche per pensare. Di qui, il passaggio dal “lavoro frenetico” al “pensiero profondo” potrebbe non essere cosa facile.

Come ha fatto notare una volta il poeta americano Robert Frost, “il cervello è un organo meraviglioso. Inizia a funzionare nel momento in cui ti alzi la mattina e non si ferma finché non entri in ufficio”

Scrivendo per FT | IE Corporate Learning Alliance, David Bolchover, premiato giornalista economico e autore di tre libri sulla gestione e sul posto di lavoro, spiega che Jeff Bezos di Amazon ha trovato un modo per far riflettere i dirigenti più a lungo durante le riunioni.

Pagine di Prosa

Bezos, fondatore e amministratore delegato di Amazon, fa riflettere i suoi dirigenti su specifici problemi di business. I Manager Amazon devono scrivere le loro conclusioni in diverse pagine di chiara prosa. Così, mentre molti manager ambiziosi credono che correre a tutta velocità dimostri il loro senso degli affari, Bezos (un uomo che vale 130 miliardi di dollari) ritiene che queste persone stiano mettendo l’immagine prima della sostanza.

In altre parole – sottolinea Bolchover – Bezos ha abbandonato da tempo la nozione secondo cui una mente commerciale dovrebbe impegnarsi solo nel risolvere il business velocemente.

In una lettera gli azionisti di Amazon, Bezos ha rivelato che il suo popolo aziendale “non fa PowerPoint”. Invece i dirigenti Amazon sono tenuti a creare sei memo di pagine. Questi memo sono costruiti usando frasi “reali” – senza frasi ambigue o elenchi puntati in inutili slide di PowerPoint.

Silent Reading

All’inizio di ogni riunione, tutti i partecipanti leggono tutti questi appunti in silenzio. Bezos afferma che questo costituisce la base per “una discussione di alta qualità” nel resto della riunione.

Bezos crede che la disciplina della lettura e della scrittura grammaticalmente corretta della prosa generi perle di saggezza.

“Scrivere un memo di quattro pagine è più difficile di produrre un PowerPoint di 20 slide, perché la struttura narrativa di un buon promemoria costringe a pensare meglio e a comprendere meglio cosa è important..  Le presentazioni in PowerPoint rischiano di appiattire il senso di importanza di un concetto e, talvolta, ignorano l’interconnessione delle idee.”

L’approccio approvato da Bezos alle riunioni richiede molto tempo.

La lettura dei promemoria all’inizio delle riunioni dura 30 minuti. Scriverli in primo luogo può richiedere settimane.

Secondo Bezos, i migliori promemoria vengono scritti e riscritti, condivisi con i colleghi a cui viene chiesto di migliorare il lavoro, messi da parte per un paio di giorni, e quindi modificati di nuovo con una mente nuova. È qualcosa che non può essere fatto in un giorno o due.

Abilità linguistiche

Mentre questo processo può avvenire e avviene in inglese – specialmente quando l’inglese è la “lingua franca” di un’organizzazione multinazionale o globale, come Amazon – è un processo che può avvenire in modo altrettanto efficace in qualsiasi altra lingua. Questo è particolarmente vero dove le organizzazioni impiegano una workforce multi culturale e/o operano a livello nazionale.

Scrivere un memo richiede competenze linguistiche più sofisticate di quelle richieste per la produzione di una presentazione PowerPoint orientata all’immagine. Pertanto, l’adozione dell’approccio “Bezos” alle riunioni di gestione sottolinea l’importanza dei dirigenti di queste organizzazioni che sviluppano le loro capacità comunicative e linguistiche, in particolare le loro capacità di scrittura. Questo non si applica solo allo sviluppo delle loro abilità comunicative nella loro lingua madre, ma anche nelle altre lingue richieste dall’azienda.

Ritmo Metodico

Forse il ritmo metodico che Bezos definisce per i suoi manager è adatto per una società – come Amazon – che non si trova di fronte a una sostanziale minaccia competitiva. Aziende vulnerabili, in particolare le start-up in rapida crescita, preoccupate di velocizzare le release del loro ultimo prodotto o servizio sul mercato, e che si devono adattare rapidamente alle risposte del cliente, potrebbero vedere l’approccio gestionale di Bezos come un lusso irraggiungibile e insostenibile.

Tuttavia, non si può negare che il processo di scrittura e di modifica della prosa grammaticalmente corretta costringa a pensare in modo più approfondito nonché a testare rigorosamente le idee. Inoltre, questo stato di cose impedisce alle persone di nascondersi dietro presentazioni vuote e incoerenti.

Forse costringere i leader a pensare più intensamente prima di agire assicurerà che abbiano meno possibilità di commettere errori costosi, che condurrebbero a inefficienze aziendali e individuali. In definitiva, tutto ciò dovrebbe salvare questi dirigenti sia in termini di tempo sia di denaro e, nel best case scenario, le loro carriere.