25 domande che i responsabili HR dovrebbero porre per valutare le necessità formative

Sappiamo tutti che l’apprendimento e lo sviluppo (L&D) sono parte integrante dello stato di salute di un’organizzazione: aiutare i dipendenti nell’apprendimento e nella crescita è una mossa strategica in grado di portare avanti un’azienda rispetto alla concorrenza.  Ma la formazione sul lavoro non è così facile come sembra; se desiderano attuare un cambiamento, i professionisti del settore HR devono comprendere appieno le esigenze della propria organizzazione e dei suoi dipendenti prima di valutare le esigenze formative. Al fine di sviluppare un’iniziativa di L&D realmente completa, è importante porre innanzitutto le domande giuste.

Secondo Alison Wood Brooks e Leslie K. John, professori presso la Harvard Business School, porre domande rappresenta un primo passo prezioso che può innescare una catena di eventi positivi. Ponendo le domande giuste, un’organizzazione:

  • Favorisce l’apprendimento e la condivisione
  • Migliora l’innovazione e le prestazioni
  • Sviluppa l’empatia e la fiducia fra i team
  • Riduce conflitti e incomprensioni

Ogni parte dell’organizzazione riceve un vantaggio quando i manager pongono domande in merito al loro personale e ai loro processi: questo si rivela particolarmente prezioso nell’area L&D.

Quando si tratta di apprendimento sul lavoro, i desideri, i bisogni e le frustrazioni dei dipendenti non sono sempre chiari, quindi è importante porre domande che ti aiutino a capire come facilitare al meglio l’apprendimento e lo sviluppo.

Identificare le competenze e le lacune di conoscenza

Prima di iniziare a sviluppare i piani di lezione e i materiali formativi, è necessario innanzitutto identificare le esigenze formative dei tuoi dipendenti valutandone competenze e lacune.

Cerca di capire quali sono i loro bisogni. Più le iniziative di L&D saranno focalizzate, più si riveleranno efficaci. Una volta capito esattamente quali conoscenze mancano, potrai progettare programmi migliori e più specifici per l’apprendimento e lo sviluppo.

Durante questa fase di valutazione delle esigenze formativi, bisogna chiedere:

  • Quali competenze sono necessarie per avere successo sul lavoro?
  • Quali competenze possiedono già i dipendenti? E quali competenze non possiedono?
  • Si tratta di una competenza del tutto nuova, oppure i dipendenti possono sfruttare gli insegnamenti e le conoscenze precedenti?
  • Cosa potrebbe impedire ai dipendenti di apprendere tali competenze?
  • Quali ostacoli interni ed esterni potrebbero ripercuotersi sui tuoi programmi formativi?

Ponendo queste domande, puoi scoprire non solo quali competenze mancano presso la tua organizzazione, ma anche il motivo che si cela dietro a queste lacune. Inoltre, questo è un momento opportuno per ottenere informazioni su come variano le competenze da un team all’altro.

Determinare il motivo della necessità di nuove competenze

È altresì importante valutare le tue esigenze formative a livello di organizzazione.

Ovviamente, saranno presenti alcune lacune evidenti nelle competenze che devono essere colmate; ma dovrebbe esistere anche un motivo dietro la tua decisione di stimolare i dipendenti al miglioramento.

In questa fase, dovrai porre domande specifiche in merito a come le nuove competenze potrebbero contribuire alla strategia e alla crescita generale dell’organizzazione:

  • Come saranno utilizzate queste competenze su base giornaliera?
  • Perché tali competenze sono preziose per la tua organizzazione?
  • In che modo tali competenze sono allineare alla missione e alla visione dell’azienda?
  • In che modo tali competenze miglioreranno le funzioni tra i vari team e le varie divisioni?
  • Se i dipendenti non dovessero apprendere queste competenze, in che modo la cosa inciderà sull’organizzazione?

Tenendo a mente queste domande, puoi valutare in modo più diretto costi e benefici dei tuoi programmi formativi e determinare l’impatto che questi ultimi avranno sui KPI e sugli obiettivi della tua azienda.

Valutare le iniziative formative precedenti

In fase di valutazione delle esigenze formative, è essenziale che i professionisti HR e L&D puntino a trarre insegnamento dalle esperienze passate: un compito semplice da svolgere con l’adozione di un approccio basato sul Design Thinking.

Il processo di prototipazione e test è un ciclo infinito che consente alle organizzazioni di migliorare continuamente, soprattutto dal momento che mette al primo posto le esigenze dell’utente. Durante lo studio delle iniziative passate, bisogna chiedere:

  • Quando i dipendenti hanno già ricevuto formazione su questa competenza (se l’hanno mai ricevuta)?
  • Qual è stata la percentuale di successo dei programmi formativi precedenti?
  • Come è stata introdotta e distribuita la formazione?
  • La formazione era accessibile a tutti i dipendenti? Quali aspetti del programma potrebbero essersi rivelati un ostacolo per alcuni dipendenti?

Capire chi necessita di formazione

Una volta data risposta alle domande relative al quadro generale, è il momento di valutare i tuoi programmi formativi in base ai requisiti degli individui che ne usufruiranno. Poni queste domande per capire meglio le aspettative e le capacità dei dipendenti:

  • A chi è destinato il programma di formazione? Viene distribuito in tutta l’azienda oppure è specifico per una divisione, un ufficio regionale o un singolo dipendente?
  • Con quale velocità è necessario che i dipendenti acquisiscano tali competenze?
  • Qual è un arco di tempo realistico per l’apprendimento, tenendo in considerazione l’attuale mole di lavoro dei dipendenti?
  • Come è possibile garantire che la formazione sia completata con successo, senza che gli apprendenti si sentano annoiati o soverchiati?

Conoscere ciò che le risorse necessitano e desiderano ricevere da un programma formativo e tenere in considerazione le loro modalità di apprendimento può aiutarti a garantire il successo di un’iniziativa.

Sapendo esattamente chi sarà coinvolto e cosa le tue risorse hanno bisogno di imparare, potrai creare un programma formativo che renda piacevole l’apprendimento e indichi gli obiettivi come realizzabili.

Rendere la formazione accessibile a tutti

La fase finale nella valutazione delle esigenze formative della tua organizzazione riguarda interamente l’accesso. Ciò include qualsiasi aspetto, dalle applicazioni concepite per dispositivi mobili alle aule virtuali, fino ai moduli di apprendimento sotto forma di “pillole” che agevolano il micro-apprendimento. Nel determinare di quale tipo di accesso hanno bisogno i tuoi dipendenti, devi chiederti:

  • Quali piattaforme e dispositivi si possono utilizzare per accedere al materiale formativo?
  • Quali formati di contenuto sono disponibili per gli apprendenti?
  • I dipendenti possono sviscerare il materiale formativo avanzando al proprio ritmo?
  • La formazione è abbastanza flessibile da adattarsi ai programmi individuali?
  • Il programma tiene in considerazione il contesto dei singoli apprendenti (cultura e competenze linguistiche)?
  • Con quale facilità i dipendenti possono chiedere aiuto agli amministratori del settore delle risorse umane e del settore della formazione?

Quanto più facile e accessibile viene reso l’apprendimento, tanto maggiore sarà il successo del programma.

I dipendenti hanno molte più probabilità di progredire con l’ausilio di brevi video visualizzabili da un tablet o uno smartphone anziché dovendosi immergere in un sistema LMS obsoleto che non offre un percorso di apprendimento chiaro.

Le domande non sono mai troppe

Se il tuo obiettivo consiste in un programma formativo completo che consegua risultati positivi, porre domande è la chiave per far sì che ciò accada.

Ponendo le domande giuste, avrai una migliore comprensione delle esigenze e delle preferenze dei tuoi dipendenti, oltre alle tempistiche e agli obiettivi dell’azienda per il conseguimento di obiettivi specifici basati sulle competenze.

Quindi, la prossima volta che dovrai valutare le esigenze formative, non avere paura di porre domande. Quanto più accurata sarà la tua valutazione, maggiore sarà la probabilità che tu (e le tue risorse) abbiate successo.

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Autore:

Tarek Barakat ist Digital Marketing Manager bei Speexx, dem weltweit führenden Anbieter von Online-Sprachtraining und Business-Communication-Skills-Training. Dort verantwortet er das Marketing für den deutschsprachigen Raum.