I 5 step per creare presentazioni aziendali perfette

Molte persone creano miriadi di presentazioni, ma non sempre efficaci, per motivi personali e/o tecnologici. Ecco dunque una serie di spunti su come esporre la presentazione perfetta.

Non avrete mai una seconda occasione di fare una buona prima impressione – e la prima impressione è fondamentale. Per aiutarvi a creare la presentazione perfetta (con il metodo “PERFECT”) di fronte a un pubblico più o meno numeroso, avrete bisogno di:

P: “Personal impact” (impatto personale). Non avrete più di 30 secondi per dare una buona impressione. Il vostro pubblico coglierà qualsiasi segno (non verbale) di nervosismo o incertezza. Pertanto, dovrete sapere esattamente come iniziare la vostra presentazione, in modo che si riveli potente e coinvolgente e sfrutti il potere del linguaggio del corpo.

E: “Emotional connection” (connessione emotiva). Se non mostrate passione in ciò di cui state parlando, come potrete mai aspettarvi che lo faccia chiunque altro? Relazionarsi con le persone a livello “emotivo” garantisce un grado maggiore di “approvazione” delle idee e delle tesi che esporrete. Quando raccontate delle storie personali, usate metafore e lasciate entrare le persone nelle vostre esperienze di vita, queste saranno più propense a darvi fiducia.

R: “Right to talk” (diritto di parola). Che diritto avete di parlare dell’argomento che state trattando? Qual è la vostra storia passata? Quali esperienze o successi avete conseguito in merito?

F: “Facts” (fatti). Relazionarvi e coinvolgere il vostro pubblico grazie alla vostra energia e all’impatto personale è solo una parte del quadro completo. La vostra presentazione deve portare fatti, obiettivi e dettagli. Mai parlare in “astratto”.

E: “Elements” (elementi). Viviamo in una società fatta di informazioni istantanee. Nel mondo tecnologico di oggi, i nostri sensi sono continuamente bombardati da suoni e immagini. Identificate gli elementi chiave della vostra presentazione e traduceteli in un linguaggio accattivante.

C: “Claims” (asserzioni). Non inserite asserzioni, informazioni o fonti che non siete in grado di verificare. Se dovete esporre dei fatti, accertatevi di sapere chi ha detto una certa cosa, quando l’ha detta e in che contesto.

T: “The company” (l’azienda). Una volta stabilito il vostro “diritto di parola”, dovrete inoltre dare prova delle credenziali della vostra azienda.

La presentazione aziendale perfetta

In una recente discussione sul tema delle presentazioni con FT|IE Corporate Learning Alliance (una joint-venture fondata nel 2015 dal Financial Times e dalla IE Business School in risposta alle richieste crescenti di una formazione aziendale più flessibile, pratica, rilevante e tempestiva), Ian Sanders ha espresso la sua convinzione secondo qui “da quando i software per la creazione di presentazioni sono arrivati sui desktop negli anni ‘90, i dirigenti hanno lottato contro presentazioni che conciliavano il sonno, grazie ai loro colori, al testo non allineato, al testo illeggibile incollato sopra le immagini e agli elenchi puntati infiniti in una singola slide”.

Fortunatamente, Sanders (consulente creativo, storyteller e autore di quattro libri sui temi del lavoro e delle aziende) ritiene che anche la più noiosa delle presentazioni può essere trasformata in meglio, qualora i presentatori seguano cinque principi:

1. Fate sì che il pubblico intervenga. Peter Welch, direttore della Corte dei conti europea con sede a Lussemburgo, inizia le sue presentazioni con un rompicapo. Come afferma egli stesso, “quando il pubblico vede la grafica, questa cattura la sua attenzione. È un incipit migliore rispetto a una slide intitolata «Quadri di bilancio e decisioni d’acquisto», che potrebbe mandare tutti nel mondo dei sogni (quelli brutti). Se avete calcolato esattamente le tempistiche, il pubblico risolverà il rompicapo proprio mentre ne parlate”. Coinvolgere il pubblico fin dal principio lo incoraggia ad anticipare ulteriori sfide più avanti.

2. Non fate affidamento sul software. PowerPoint e Keynote potranno anche essere facili da usare, ma le loro impostazioni predefinite non stimoleranno il pubblico. Osservate la struttura o il design delle slide dal punto di vista del vostro pubblico, non dal vostro punto di vista: di conseguenza, riducete al minimo il testo in ciascuna delle slide. Non usate sempre il formato predefinito con titolo ed elenchi puntati introdotti da pallini. Sviluppate la vostra presentazione intorno a immagini di forte impatto, usando fotografie astratte per illustrare i concetti. Se state dispensando informazioni complesse, includetele in un opuscolo separato che il pubblico potrà consultare in seguito. Minore è il numero delle slide, più chiaro sarà il messaggio. Caroline Goyder, autrice del saggio «Gravitas: Communicate with Confidence, Influence and Authority», spiega: “Il peccato capitale consiste nel ritenere le slide come richiami di memoria. Le slide servono invece per dare delucidazioni al pubblico in merito alle idee. Mantenetele quanto più semplici possibile”.

3. Coinvolgete la vostra audience.Nancy Duarte sostiene che una presentazione dovrebbe “far viaggiare le persone”, creando una tensione drammatica tra lo status quo e la nuova vision. Nel suo libro «Resonate», Duarte prende in esame la presentazione dell’ex AD di Apple Steve Jobs in occasione del lancio dell’iPhone nel 2007. Jobs ha creato attesa chiedendo al suo pubblico di pensare a tre prodotti rivoluzionari: l’iPod, il telefono e un dispositivo pionieristico per la connessione a Internet. Ha chiesto ai partecipanti di immaginare cosa sarebbe potuto accadere se i suddetti non fossero stati tre prodotti distinti, bensì uno solo. Poi ha presentato il nuovo iPhone. Come scrive Duarte: “Al termine della sua presentazione, Jobs aveva trascinato con entusiasmo il suo pubblico da ciò che era a ciò che sarebbe potuto essere”. È stato questo il motivo della standing ovation finale.

4. Reagite di fronte alle situazioni. Non sempre esporrete una presentazione in un contesto dedicato. Quando Tanya Boardman, co-fondatrice di Catena Space (società britannica di consulenza tecnologica e aerospaziale), si è vista assegnare solo cinque minuti al termine della seconda giornata della Conferenza spaziale del Regno Unito, ha deciso di usarli “raccontando una storiella vivace con un tocco umoristico, in modo da risvegliare il pubblico, allontanandosi da schermi pieni di dati”. Può essere utile sapere non solo ciò che diranno i vostri concorrenti, ma anche il modo in cui lo presenteranno.

5. Preparatevi accuratamente. Questo concetto si applica a qualsiasi discorso. Caroline Goyder consiglia ai dirigenti d’azienda di partire da un foglio bianco e da alcune matite colorate. Come dice lei stessa, “non fate programmi su PowerPoint. Prendetevi il tempo necessario per elaborare il vostro punto di vista sulle informazioni e cercate di racchiuderlo in una cornice persuasiva”. Una volta che avrete una struttura, prendetevi del tempo per fare pratica. Esercitatevi a casa e/o chiedete a un membro del team di guardarvi mentre vi esercitate sulla vostra presentazione in ufficio.

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