Come gestire una business call in inglese?

Per alcuni è una parte del lavoro quotidiano, ad altri tocca rispondere solo a qualche chiamata ogni tanto, per altri ancora una telefonata è il modo per organizzare una vacanza all’estero o ottenere un nuovo lavoro.

Non c’è nulla di strano se rispondere ad una chiamata proveniente dall’estero ti fa preoccupare: parlare al telefono in inglese significa imparare una serie di espressioni specifiche e richiede grande preparazione all’ascolto.

Tips

Don’t be afraid of making mistakes

Con tutte le cose da tenere a mente durante una telefonata, le prime volte che proverai ad usare le frasi che trovi qui sotto farai sicuramente qualche errore. Nobody is perfect. Ricordati: chi non sbaglia, non migliora.

Focus on the lessons learned

Ogni volta che hai finito una telefonata, prenditi cinque minuti per riflettere sull’interazione. Segnati gli errori che pensi di avere fatto, le sensazioni che hai provato e cosa le ha causate, le cose che invece sono andate come speravi. Se possibile, registra la chiamata e riascoltala con calma successivamente, analizzando l’interazione

Practice makes perfect

Prima di ogni telefonata, scegli delle espressioni segnate qui sotto, scrivitele su un foglio, e pensa a un modo in cui potresti utilizzarle durante l’interazione. Quanto più usi le espressioni in contesti diversi, tanto più facilmente esse diventeranno parte del tuo vocabolario. Limitati a tre espressioni per conversazione, ma fallo ogni volta che prendi in mano il telefono per parlare inglese.

Take notes

Un altro aspetto importante è l’ascolto. Se all’inizio prendere note può sembrare un task insormontabile, pensa che scrivere durante una chiamata aiuta a focalizzare l’attenzione e a controllare l’interazione.

Ask for a follow-up email

Play it safe. Meglio assicurarsi di avere tutte le informazioni necessarie quando non si è certi di aver afferrato tutti i dettagli. Inoltre, un’email può esserti estremamente utile per verificare quanto effettivamente hai capito della telefonata.

Telephoning toolkit

Rispondere al telefono

Quando si risponde ad una chiamata di lavoro, è bene presentarsi in maniera professionale. In inglese, il tutto prende una forma un po’ diversa da quel che si fa di persona. Usa una di queste formule:

• Hi/Good morning/Good afternoon. [Company name], [your name] speaking, how may I help you?
• [Company name], this is [your name]. How can I help you?

Chiedere di parlare con qualcuno

Per chiedere di parlare con qualcuno, puoi usare una di queste frasi, dalla più formale alla più informale:

• May I speak to [person’s name]?
• I’d like to speak to [person’s name], please.
• Can I speak to [person’s name]?
• Is [person’s name] available?
• Is [person’s name] there?
  

Spiegare perché stai chiamando

È sempre bene aiutare l’interlocutore a capire il motivo per cui sei al telefono. Ecco alcune espressioni utili, di nuovo dalla più formale alla più informale.

• The reason why I’m calling is…
• I’m calling to ask about/discuss…
• I just wanted to ask…

Lasciare e riferire un messaggio

Se prendi una chiamata e l’interlocutore vuole parlare con qualcuno che non è disponibile, puoi sempre prender nota di un messaggio da riferire. Allo stesso modo, potresti voler lasciare un messaggio per qualcuno se non sei riuscito a raggiungerlo direttamente.

Lasciare un messaggio

• Could you please take a message? Please tell her/him that…
• I’d like to leave her/him a message. Please let her/him know that…
• Can I leave her/him a message? Please, tell him/her that…

Prendere un messaggio

• I’m afraid he/she’s not available at the moment. Would you like to leave a message?
• I’m sorry; she/he’s not here today. Can I take a message?
• Sorry, he/she’s not in now. Can I take a message?

Gestire i problemi durante la chiamata

C’è tutta una serie di problemi che possono capitare quando si parla al telefono. Doverli gestire in inglese, sicuramente non facilita il tuo compito. Ecco una lista di problemi e frasi per risolverli.

• Se non hai capito e vuoi che l’altra persona ripeta quel che ha detto – “I’m sorry, could you please repeat that?”
• Se vuoi prendere nota di qualcosa e ti accorgi di non avere carta e penna – “Could you hold on a second while I get a pen?”
• Se non sei sicuro di come si scrive una parola – “Could you spell that for me, please?”
• Se vuoi assicurarti di aver capito correttamente quel che l’altra persona ha detto – “Let me see if I got this right. You said that…”
• Se l’altro parla troppo veloce – “I’m sorry, could you slow down a little?”
• Se l’altro parla a voce troppo bassa – “I’m sorry, could you speak up a little?”
• Se non sei sicuro di aver capito tutto quanto – “Would you mind putting in an e-mail what we discussed, please?”

Prendere un appuntamento

Se stai chiamando per prendere un appuntamento, occorre negoziare in modo educato. Ecco alcune frasi che potresti usare:

• Shall we say March 18, at 10 a.m.?
• How about tomorrow afternoon?
• Would week 34 work for you?
• Sorry, I’m busy on Friday morning. What about in the afternoon?

Concludere la chiamata

Ricordati di ringraziare l’altra persona per averti chiamato o per averti aiutato. Puoi farlo così:

• Thank you very much for your help.
• Thank you for your time.
• Thanks for calling.

Imparare queste espressioni è, oltre che un modo per essere più sicuri al telefono, un’occasione eccezionale per affinare il la conoscenza dell’inglese ad un livello più generale. E se ancora sei preoccupato per la prossima telefonata, ricorda: non sempre la gente è in grado di capire da quanto tempo studi l’inglese ma, stranamente, chiunque si rende conto se stai sorridendo e sei rilassato quando parli al telefono!