OKR e KPI: cosa sono e perché sono diversi?

Nell’ultimo anno, volenti, nolenti o grazie a percorsi di formazione promossi a livello manageriale, abbiamo imparato a gestire il nostro lavoro e quello dei nostri team guardando in particolare agli obiettivi. E siamo consapevoli del fatto che più questi sono condivisi con le persone, in linea con la direzione strategica dell’organizzazione nel suo complesso, più c’è possibilità di successo. Diventa quindi necessario acquisire competenze sulle tante metodologie di performance management e definizione degli obiettivi. In particolare, in questo articolo ci concentriamo su due indicatori, OKR e KPI, indagandone finalità, funzionalità e differenze di applicazione. 

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Che cosa sono gli OKR

Gli OKR, o Objective and Key Results, fanno riferimento alla metodologia organizzativa che individua l’obiettivo da raggiungere (objective) e le azioni da intraprendere per raggiungerlo (key results). Gli OKR rispondono quindi alle domande “cosa devo fare?”, “quali sono le mie priorità?” e “come faccio per svolgere il mio compito al meglio?”. Per individuare dunque gli OKR, si parte dalla meta, dall’obiettivo da raggiungere e, da lì, si fanno ridiscendere gli step necessari per raggiungerlo e le azioni che ciascuno deve fare per dare il suo contributo. È importanti infatti sottolineare che gli objective spesso sono definiti a livello aziendale, ma i key results sono poi suddivisi per ogni singoli team sino a essere proposti dalle singole persone con un approccio bottom-up. Questa collaborazione tra livello globale e individuale, fa sì che ogni individuo si senta maggiormente coinvolto all’interno del processo in quanto responsabile del raggiungimento degli obiettivi suoi e dell’intera organizzazione.

Che cosa invece i KPI e perché sono diversi dagli OKR

KPI è l’acronimo di Key Performance Indicators e indica le metriche utilizzate per valutare le prestazioni e determinare il progresso nel conseguimento degli obiettivi. Poiché si tratta di una modalità di misurazione, per cui i KPI si presentano di solito sotto forma di numeri, un buon indicatore nella sua definizione deve essere: misurabile, rilevante nei confronti degli obiettivi, utile, per poter comprendere l’andamento rispetto sempre agli obiettivi definiti e funzionale, cioè calcolabile rapidamente per comprendere se si è sulla giusta strada ed eventualmente entrare in azione in tempi brevi. Un punto chiave nella definizione dei KPI, che viene dunque sempre fatta top-down, è l’individuazione dei processi da considerare per avere davvero la consapevolezza dell’avvicinarsi o meno a un determinato obiettivo.

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Quando usare gli OKR e quando i KPI

Appare a questo punto evidente che KPI e OKR sono in realtà complementari: gli OKR sono gli obiettivi da raggiungere combinati alle azioni necessarie per arrivare alla meta; i KPI sono ciò che consente, in ogni momento, attraverso feedback e misurazioni concrete, di capire quanto si è vicini dal raggiungere ogni singolo obiettivo. Se quindi immaginiamo di dover concordare con ciascuna delle nostre persone un piano di obiettivi, questo potrebbe essere composto, per essere maggiormente efficace, da un set combinato di OKR e KPI. 

Inoltre, se attraverso un’analisi dei KPI possiamo valutare le performance e identificare eventuali problematiche, grazie agli OKR siamo in grado di orientare le azioni, del singolo o del team, per migliorare i processi, trovare una strategia per trovare nuove soluzioni e promuovere così il cambiamento oppure anche la scelta di obiettivi più definiti. Se infatti in approcci precedenti, privi dello sguardo lungo degli OKR, il mancato raggiungimento di uno degli obiettivi individuati era considerato un fallimento, gli OKR hanno il vantaggio di mantenere una visione di insieme che ci insegna a prendere ogni errore di percorso come un’opportunità di crescita e formazione. Infine, è sempre importante ricordare che, in quanto strumenti di lavoro, sia OKR sia KPI devono essere inseriti all’interno di un piano di performance review che coinvolge tutti i livelli dell’organizzazione e che è capace di rendere così il lavoro più efficace.

Box di sintesi:

OKR KPI
– Misurabili – Misurabili
– Sia individuali sia di team – Sia individuali sia di team
– Valutazione a breve termine (ogni 3 mesi) – Valutazione a medio termine (ogni 6 o 12 mesi)
– Non associato a un premio economico – Associato a un premio economico
– Proposto dalla persona (bottom up) – Deciso dall’azienda (top down)
– Devono essere sfidanti – Devono essere raggiungibili
– Obiettivi condivisi in trasparenza – Risultati condividi con l’azienda