3 étapes simples pour intégrer efficacement vos nouveaux collaborateurs à distance

Professionals welcoming new remote teammate during onboarding

L’intégration faite entièrement à distance d’un nouveau collaborateur n’est plus une exception ou une circonstance particulière. Cette nouvelle façon de fonctionner est là pour rester, et dans de nombreuses organisations, cela se transforme en un processus approfondi, planifié stratégiquement à l’avance, avant même que ces nouveaux employés à distance ne cliquent sur le bouton « postuler ».

Soutenir vos collaborateurs virtuellement grâce à des programmes d’intégration des nouveaux employés à distance

Il n’y a pas si longtemps, commencer un nouvel emploi aurait signifié se réveiller le matin et faire la navette – nerveusement ! – pour se rendre au bureau. À notre arrivée, nous étions accueillis par notre nouveau responsable, nous faisions connaissance avec notre équipe, nous commencions à travailler sur nos tâches de démarrage, nous prenions un café au bureau, nous rencontrions d’autres nouveaux collègues, nous nous familiarisions avec notre nouvel environnement de travail, puis, à la fin de la journée, nous retrouvions le chemin du retour.

Bien sûr, il s’agit d’une version très large et généralisée de ce à quoi le processus moderne d’intégration des nouveaux employés a pu ressembler, mais le but de cette histoire est de montrer ce qui ne se passe plus.

En fait, beaucoup de salariés d’aujourd’hui commencent leur carrière dans leur nouvelle entreprise qui emploie des collaborateurs déjà totalement à distance, même si ce n’était pas leur intention initiale (ni celle de l’employeur ni celle de l’employé).

welcome stickers for remote onboarding

Mon expérience de l’intégration d’un nouveau collaborateur à distance

C’est exactement ce qui m’est arrivé lorsque j’ai commencé à Speexx cette année. J’ai rejoint l’entreprise au moment même où le monde commençait à connaître les dures réalités du COVID-19, et Speexx avait déjà pris les mesures de précaution appropriées pour garantir une santé et une sécurité maximales dans le bureau. Ce que cela signifiait pour moi, exactement : c’était que je commencerais chez Speexx comme un nouveau collaborateur complètement à distance !

Dans cet article, je vais examiner pourquoi l’intégration est si importante pour votre équipe et vous proposer quelques conseils et idées pour vous aider à créer un processus efficace d’intégration des nouveaux collaborateurs à distance dans votre entreprise, en me basant sur mon expérience personnelle ici chez Speexx.

Intégration d’un nouveau collaborateur à distance : Une vue d’ensemble

L’un des principaux objectifs de l’accueil traditionnel des nouveaux collaborateurs est d’aider ces derniers à s’acclimater aux attentes professionnelles de leur nouvel environnement de travail et à s’intégrer rapidement à la culture de l’entreprise – et à l’enrichir. Si cela est fait avec succès, ces nouveaux arrivants se sentent suffisamment à l’aise et soutenus pour donner le meilleur d’eux-mêmes pendant leur période de travail.

Les objectifs de l’intégration à distance des nouveaux collaborateurs ne diffèrent pas nécessairement de ceux de l’intégration traditionnelle : c’est plutôt l’approche qui est différente, car le digital joue un rôle plus important que les interactions en personne.

Compte tenu des événements récents, de plus en plus d’entreprises choisissent d’embaucher des salariés à distance, qu’ils travaillent à temps plein ou à temps partiel. Cependant, de nombreux professionnels des ressources humaines sont mis au défi de développer un processus d’intégration virtuel pour leurs collaborateurs qui soit équivalent à leur procédure d’intégration standard.

N’oubliez pas que les personnes recrutées à distance qui vivent dans des endroits différents, voire dans des fuseaux horaires différents, n’ont pas l’avantage des réunions en personne, ce qui présente certains inconvénients, comme la facilité d’approche que nous perdons lorsque nous ne pouvons pas nous serrer la main, ou établir un véritable contact visuel, ou encore saisir le ton, le contexte et les nuances des expressions ou des voix. En outre, il peut être difficile pour les collaborateurs à distance de s’adapter à la culture de l’entreprise et d’acquérir les connaissances officielles et non officielles sur la façon dont les choses se font dans l’entreprise – des choses que vous glanez simplement lorsque vous êtes dans la cuisine avec des collègues, que vous vous faites un café et que vous interagissez naturellement. Ces transferts d’informations faciles et irréfléchis sont particulièrement difficiles si vos nouveaux collègues à distance ne sont pas habitués à un environnement éloigné.

Chaque collaborateur devrait avoir la même possibilité d’apprendre et de se développer grâce à son expérience d’intégration. Comment pouvez-vous normaliser le processus d’intégration pour tous les employés afin que vos collaborateurs virtuels soient intégrés rapidement et sans heurts, même si tout est à distance ?

Avant de passer aux exemples, examinons l’impact d’un programme d’intégration des collaborateurs.

L’impact des programmes d’intégration des collaborateurs sur votre entreprise

Les programmes d’intégration des collaborateurs ont un impact direct sur :

La rétention des talents :

Vous avez peut-être entendu dire que les 90 premiers jours sont les plus importants pour les nouveaux collaborateurs.

Une étude de BambooHR, une société de logiciels RH, a révélé qu’environ 17 % des collaborateurs qui sont embauchés quittent leur nouvel emploi dans les trois premiers mois, tandis que près de 30 % le quittent pendant les six premiers mois.

Cela suggère que les premiers mois de la titularisation d’un nouveau collaborateur sont les moments idéaux pour renforcer votre programme d’intégration et pour continuer tout au long de la titularisation.

Ben Peterson, PDG de BambooHR, souligne dans une interview qu’il existe encore de nombreuses entreprises qui ont la fausse impression que l’embarquement est quelque chose qui s’arrête « lorsque tous les documents sont signés et que le premier jour de l’employé est terminé. Aux ressources humaines, nous pensons que c’est fini, mais la réalité est que nous ne faisons que commencer ».

Peterson explique plus loin : « Le remplacement des talents représente jusqu’à deux fois le salaire annuel, et ce n’est pas seulement une question d’argent. La culture et la satisfaction au travail sont fortement touchées, ainsi que le moral, la productivité et la perte de connaissances d’initiés. Il est douloureux de perdre des personnes ».

Améliorer la productivité :

La productivité est un autre objectif important des programmes d’intégration des collaborateurs.

L’intégration des collaborateurs doit fournir aux nouveaux embauchés tout ce dont ils ont besoin pour réussir et être satisfaits dans leurs nouvelles fonctions, ainsi que dans leurs relations avec l’entreprise. Grâce au renforcement de votre programme d’intégration, les nouveaux collaborateurs devraient être en bonne voie pour devenir pleinement productifs dans leurs tâches.

Mais la donnée la plus convaincante concernant la normalisation de votre accueil vient de la société UrbanBound, spécialisée dans les logiciels de relocalisation des collaborateurs, qui a constaté que « des procédures d’accueil normalisées conduisent à une productivité 50 % plus élevée que l’accueil non normalisé ».

Le processus d’intégration donne à votre entreprise la possibilité d’augmenter la productivité de vos collaborateurs pour atteindre un niveau optimal de productivité. L’intégration normalisée dans les différentes unités et fonctions de l’entreprise rationalise les processus et vous permet de suivre plus facilement les progrès réalisés, tout en vous assurant un retour sur investissement.

Stimuler le leadership :

On l’a déjà dit, le leadership commence au sommet.

Vos nouveaux collaborateurs apprennent à connaître l’entreprise non seulement grâce aux programmes d’intégration et de formation que vous proposez, mais aussi grâce aux exemples donnés par les dirigeants de l’entreprise.

Une grande opportunité que beaucoup d’organisations manquent est de structurer les programmes d’intégration de manière à faciliter les systèmes de soutien et à stimuler le leadership.

Le site web de commerce électronique Etsy est un excellent exemple d’entreprise qui, dès l’intégration, a établi des normes de leadership élevées. Le processus d’intégration d’Etsy implique un « camp d’entraînement » qui fait tourner ses nouveaux collaborateurs dans chaque équipe de l’organisation.

Le directeur technique d’Etsy, Kellan Elliott-McCrea, explique : « Vous entrez, vous passez une semaine avec l’équipe qui vous a engagé et vous passez les quatre à six semaines suivantes en rotation avec les autres équipes. Les personnes que vous rencontrez deviennent votre réseau de soutien à Etsy ».

Les camps d’entraînement d’Etsy ne sont pas seulement pour les dirigeants ou les nouvelles recrues, mais pour tout le monde. Elliott-McCrea dit : « Au bout d’un an (et de deux et trois ans), on recommence. Cela crée vraiment une communauté de pratique organique ».

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Embarquement à distance pour les collaborateurs : Les leçons de Speexx

En sachant que l’objectif de chaque programme d’intégration est de retenir les talents, d’améliorer la productivité et de stimuler le leadership, vous pouvez facilement préparer chaque cas d’intégration à ces objectifs. Cela vaut également pour vos collaborateurs à distance !

Grâce à l’évolution des outils RH, l’intégration de vos nouveaux collaborateurs est complètement possible. Bien entendu, ces programmes ne comportent généralement pas le facteur humain qui rend l’expérience de l’intégration dans une nouvelle entreprise si particulière. Ne pas pouvoir nouer de liens avec de nouveaux coéquipiers, se familiariser avec votre espace de travail physique ou avoir la possibilité de commencer à construire vos relations professionnelles en personne pendant cette période n’est pas la situation idéale pour une nouvelle embauche.

Cependant, il existe des moyens d’adapter votre programme d’embarquement à distance afin de minimiser les inconvénients. Croyez-moi, j’ai vécu cette expérience chez Speexx ! Voici ce que j’ai appris lors de ma première expérience d’embarquement à distance, grâce au programme d’embarquement ici à Speexx :

1. programme de bienvenue : Bienvenue sur le marché du travail digital

Comme toute première impression que nous rencontrons dans notre vie personnelle, l’accueil de vos nouveaux collaborateurs dès leur premier jour est une tâche essentielle que vous ne pouvez pas vous permettre de manquer. Ce petit geste montre que non seulement vous avez tout intérêt à ce que cette nouvelle embauche ait lieu, mais aussi que vous avez préparé le terrain pour la vie dans cette nouvelle entreprise.

Votre programme d’accueil doit être constitué :

  • Courriel de bienvenue : Ici, vous pouvez leur souhaiter la bienvenue et les féliciter d’avoir rejoint l’équipe. Utilisez un ton positif dans votre message et fixez dès le départ vos attentes.
  • Kit de bienvenue pour les nouveaux collaborateurs :
  • Checklist pour le premier jour – comprenant les tâches qu’ils peuvent s’attendre à accomplir le premier jour.
  • Checklist de la première semaine – détaillant les informations sur la politique de l’entreprise, les horaires de travail, les avantages des collaborateurs et les détails des projets professionnels à venir.
  • Si possible, rencontrez une partie de l’équipe ou le responsable direct ! Si la nouvelle recrue est toujours locale, organisez sa venue au bureau pour qu’elle vienne chercher son matériel et vous rencontrer en personne (en prenant soin de respecter les consignes de sécurité). Ce petit geste apporte une touche personnelle à l’expérience d’embarquement pour ceux qui passeront la plupart de leur temps dans des endroits éloignés.

Quelques questions à considérer lors de la création de votre programme d’accueil :

  • Quand l’embarquement commencera-t-il ?
  • Combien de temps durera-t-il ?
  • Que devraient-ils accomplir pendant ce temps ?
  • Quelle impression voulez-vous donner aux nouveaux collaborateurs à la fin de la première journée ?
  • Que doivent savoir les nouveaux collaborateurs au sujet de la culture et de l’environnement de travail ?
  • Quel sera le rôle des RH/des gestionnaires/des membres de l’équipe dans le processus d’intégration ?
  • Comment allez-vous recueillir des informations en retour sur le programme et mesurer son succès ? À quelle fréquence ?
  • Comment contrôlerez-vous que l’intégration à distance sera aussi efficace que l’intégration sur place ?

Conseil Speexx 1 : Utilisez votre LMS ou votre plateforme de formation à son plein potentiel en créant des cours d’intégration personnalisés. Si vous n’avez pas créé d’académie pour ce type de formation, il est temps de commencer. C’est aussi un excellent moyen de suivre les progrès et l’engagement. Speexx utilise Lessonly pour créer des cours pour tous les collaborateurs internationaux pour l’intégration et au-delà.

Conseil Speexx 2 : Rappelez à l’équipe de réserver les 1:1 virtuels (oui, caméra allumée s’il vous plaît), même s’ils n’ont pas encore été programmés ! Croyez-en mon expérience et celle d’une autre nouvelle recrue de Speexx France, qui a trouvé ces réunions particulièrement utiles pour briser la glace avec nos nouveaux coéquipiers.

2. Constituer une équipe à distance solide en facilitant la collaboration

L’un des plus grands défis signalés par les collaborateurs à distance est la lutte contre l’isolement. Et avec l’expansion de l’équipe à distance, il devient plus difficile de tenir toute l’équipe au courant de certains projets. Et il n’y a pas que les collaborateurs à distance. Selon un rapport de Tinypulse sur l’engagement des employés, seuls 24 % des salariés se sentent connectés à leurs pairs.

Pour constituer une équipe solide en général, il faut d’emblée encourager une communication et une collaboration fluides entre tous vos collaborateurs.

Voici deux façons simples d’encourager la collaboration et le travail d’équipe au sein de votre équipe pendant l’embarquement :

Clarifier les rôles, les responsabilités et la mission de l’entreprise : S’il n’y avait que quelques choses que vous espériez accomplir pendant l’embarquement, ce serait celles-ci. Vos nouvelles recrues doivent comprendre très tôt quels sont leurs objectifs, ceux de l’entreprise et comment ces deux éléments se répercutent l’un sur l’autre. Invitez vos nouveaux collaborateurs à distance à des réunions où ils pourront voir la mission de votre entreprise en action, et mettez en place toute formation qui leur apprendra ce que l’on attend d’eux pour leur contribution à l’équipe et à l’entreprise dans son ensemble.

Utilisez un outil de gestion de projet + une ou plusieurs réunions « stand up » régulières : L’une des sources de frustration les plus courantes et l’isolement qui en résulte pour les travailleurs à distance est le manque d’accès au matériel ou aux plateformes nécessaires. Le personnel peut alors se sentir découragé ou avoir l’impression que ses besoins ne sont pas satisfaits. Utilisez un outil de gestion de projet pour briser les silos et offrir plus de transparence au sein de l’équipe. Soutenez cette démarche par des réunions hebdomadaires de l’équipe où chacun peut faire part de ses progrès et poser des questions.

Conseil Speexx 1 : En tant qu’organisation internationale, Speexx s’appuie sur la communication en ligne pour accomplir son travail. Nous utilisons des outils de communication et de collaboration tels que Microsoft Teams, Outlook et Yammer pour rester connectés, et des logiciels de gestion de projet comme Wrike et Jira pour garder une trace des tâches. Chez Speexx, nous disons toujours : « Si ce n’est pas dans Wrike, ça n’existe pas ! »

Conseil Speexx 2 : Consultez notre précédent billet de blog pour découvrir comment Speexx Italie et Speexx Chine ont maîtrisé l’art du travail à distance.

3. Fournir de manière proactive un retour d’information continu à vos nouveaux collaborateurs à distance

L’un des pires sentiments d’un collaborateur à distance est de supposer que sa contribution ne va pas dans le bon sens. C’est parce qu’historiquement, les managers à distance ont dû faire face à un manque de contexte dans leur communication. De plus, il fut un temps où le feedback n’était offert que quelques fois par an, et de manière linéaire.

Il faut savoir que de nombreuses personnes (pas seulement à distance) doivent aujourd’hui relever des défis uniques dans des conditions sans précédent, et cela doit être reconnu. La COVID-19 a bouleversé de nombreux processus opérationnels, en initiant une culture du travail à distance, que les membres de l’équipe y soient préparés ou non. Cela exige une nouvelle approche proactive de la part des équipes L&D et des gestionnaires pour exprimer leur appréciation à distance.

Dans une étude de PWC, 51% des millennials  déclarent que « le retour d’information devrait être donné très fréquemment et continuellement au travail ».

Alors comment intégrer cela dans le plan d’embarquement à distance ?

Pratiquez l’empathie : prenez le temps de faire la conversation et de faire connaissance avec vos nouvelles recrues à distance sur un plan plus personnel. Essayez de vous concentrer sur ce qu’ils ressentent, et pas seulement sur ce sur quoi ils travaillent. N’oubliez pas que si vous voulez comprendre comment soutenir la croissance personnelle de vos employés, il faut aussi comprendre leur parcours.

Invitez-les à donner leur avis à votre manière : La plupart des collaborateurs à distance garderont leurs questions pour un seul interlocuteur. Assurez-vous de tirer le meilleur parti de vos réunions en les encourageant à vous poser des questions. Voici quelques-unes de ces questions :

  • Y a-t-il quelque chose que je puisse faire pour vous ?
  • Avez-vous des questions à me poser ?
  • Avez-vous des commentaires à me faire ?

Renforcement écrit : Lorsque nous pensons au travail à distance, beaucoup d’entre nous pensent par défaut aux appels vidéo ou aux appels vocaux ordinaires. Bien que cela présente certains avantages, l’accumulation des appels téléphoniques surcharge notre cerveau, et nous pouvons éventuellement oublier ce qui a été discuté. La communication écrite, telle que l’envoi d’un suivi écrit après la séance de feedback, permet de renforcer la confiance et de s’assurer qu’il n’y a pas de confusion.

Conseil Speexx 1 : Utilisez vos outils de collaboration pour renforcer la reconnaissance des employés et leur fournir un retour d’information. Chez Speexx, nous partageons constamment les réussites et nous accueillons même les nouvelles recrues en utilisant les outils Yammer et Microsoft Teams.

Conseil Speexx 2 : Les entretiens individuels ne doivent pas toujours venir de la direction. Speexx encourage tout le monde à organiser des réunions avec n’importe quel service pour en savoir plus sur un sujet ou pour obtenir un retour d’information sur un projet.

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Embarquement virtuel : Une étape clé dans le parcours du collaborateur

Qu’il s’agisse de formation ou de socialisation, un programme d’accueil moderne est désormais jugé sur son succès en fonction de l’expérience qu’il procure. Cela signifie qu’il ne s’agit plus seulement d’une orientation générale et d’une familiarisation. C’est votre chance de faire tout votre possible pour que vos nouveaux employés se sentent à l’aise dans leur nouveau rôle, comprennent l’impact de ce rôle sur l’entreprise tout en apprenant quels types de comportements sont attendus d’eux.

Mais n’oubliez pas que l’intégration à distance de vos collaborateurs virtuels n’est que la première phase du voyage du collaborateur.

En préparant le terrain dès le premier jour, il est facile de répondre aux questions et d’entrer en contact avec les nouveaux membres de l’équipe afin qu’ils puissent se faire une idée de la manière dont ils vont interagir les uns avec les autres. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de constituer des équipes à distance performantes, consultez le blog Speexx pour obtenir de nombreux conseils pratiques.

J’espère que cet article vous a permis de réfléchir à vos pratiques d’intégration de vos nouveaux collaborateurs, je vous souhaite une bonne rentrée.

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