Paso a paso: cómo preparar un Webinar con éxito

A medida que la comunicación virtual sigue dominando nuestras interacciones sociales, muchos empleados se encuentran aislados y sobrecargados de trabajo. Aunque no hay mucho que las empresas puedan hacer por la pandemia global, algo que sí pueden hacer es reunir a los equipos para que colaboren de forma creativa en talleres y reuniones online.

Si tu empresa está aún en proceso de pasar el aprendizaje y la formación presencial a la digital, esta entrada te puede interesar.

Un webinar es un evento organizado virtualmente en el que los participantes se reúnen y discuten determinados temas interactuando con el ponente especializado y entre ellos. Además, proporcionan un espacio para analizar temas de forma más objetiva y permiten una mayor interacción entre los participantes, los speakers y el contenido.

Una ventaja importante de un webinar es que cualquier miembro del equipo puede participar activamente y proponer ideas durante el evento, independientemente de su ubicación geográfica. Esto también facilita la presentación al ponente y el acceso al material propuesto a cada participante. En resumen, se eliminan las barreras físicas de espacio y tiempo de un evento presencial. Por supuesto, esto también significa que hay muchos menos costes relacionados con el transporte, la logística y otras tareas de organización.

Un taller digital es también una forma efectiva para que los participantes trabajen sus habilidades más prácticas, probando nuevos métodos y haciendo preguntas en un espacio común. De este modo, pueden aplicar lo aprendido a su trabajo diario de manera prácticamente inmediata.

La cantidad de contenidos necesarios suele depender de la duración del propio taller. Cada sesión debe presentar un concepto y despertar la curiosidad y el interés para animar a los participantes a investigarlo en profundidad. Por tanto, tiene sentido conseguir que los participantes participen y se involucren lo máximo posible.

Los talleres (virtuales – webinars – o presenciales) son algo con lo que la mayoría de las organizaciones están familiarizadas, pero otro término popular que escuchamos con frecuencia cuando se trata de eventos formativos es el término «hackathon«.

Entonces, ¿cuándo se debe celebrar un webinar y cuándo un hackathon?

En términos generales, un hackathon es un tipo de evento de intercambio de conocimientos entre profesionales que se utiliza para lluvia de ideas con un objetivo específico. La gente suele participar en los hackathons con el objetivo de aportar nuevas ideas y crear prototipos de las mismas. En algunos hackathons, el objetivo es construir un producto de principio a fin. Algunos conocidos que han surgido a raíz de estas convocatorias son el botón de «Me gusta» de Facebook. Mark Zuckerberg fue sin duda uno de los primeros en adoptar y organizar este tipo de eventos.

Si un hackathon se centra en un problema específico, el prototipo o el producto final debe ofrecer una solución a ese problema. Normalmente, en un hackathon, los participantes pueden elegir en qué quieren trabajar y enfocar su trabajo. Al final de la sesión, puede haber un panel de jueces para seleccionar la mejor solución. Normalmente, los hackathons suelen durar entre un día y una semana.

En general, un hackathon es un evento en el que la gente se reúne para resolver problemas de forma creativa. Un webinar es el término más amplio utilizado para reunir a una organización  o a un grupo de profesionales para aprender y debatir problemas juntos. Si quieres descubrir cómo crear el mejor taller virtual para las necesidades y preguntas de tu empresa o sector, sigue leyendo.

Hay algunos aspectos que se deben tener en cuenta antes de organizar un webinar, así que asegúrate de dedicar un tiempo a revisar estas cuestiones antes de empezar:

• Pregúntate antes de empezar: ¿buscas presentar y compartir información, o quieres hacer avanzar al grupo hacia un objetivo concreto? Si es esto último, organiza el taller en diferentes sesiones. Con esta iniciativa, puedes preparar diferentes presentaciones e invitar a speakers especializados en cada uno de los temas.
• ¿Cuántas personas participarán? ¿Funcionará mejor el contenido del taller si se divide en grupos pequeños y medianos o en un grupo más grande? Hay que tener en cuenta los antecedentes, nivel de los participantes y los diferentes retos a los que se pueden estar enfrentando.
• ¿Quién debe facilitar el taller? Considera la posibilidad de tener dos organizadores para preparar talleres a distancia. De este modo, uno puede dirigir los debates y el otro puede gestionar y organizar la parte administrativa de los mismos, especialmente si se trata de un evento de varios días. En cuanto a los presentadores, hay que buscar expertos en la materia que tengan experiencia en sus campos.
• ¿Qué temas deben tratarse? Aprovecha el tiempo y la atención de los asistentes para proporcionar un contenido organizado y provechoso para todos. Para sacar el máximo partido al tiempo juntos, puedes organizar actividades a realizar en grupo. Debes determinar con anterioridad cuáles pueden hacerse antes, durante o después del taller.

En Speexx trabajamos organizados en equipos internacionales en contacto permanente. Como es lógico, el teletrabajo forma parte de nuestro día a día desde hace ya varios años. Para nosotros, antes de todo esto era ya normal organizar talleres online de formación interna. Sin embargo, puede que este no sea el caso de otras empresas.

Una vez que se haya establecido el objetivo del taller, así como las respuestas a las preguntas mencionadas anteriormente, estarás listo para organizar un webinar profesional. A continuación te ofrecemos algunos consejos para organizar un taller con éxito, basados en nuestra propia experiencia:

1. Elegir la plataforma adecuada… o probar, probar, probar y probar hasta acertar. Antes de implantar la plataforma definitiva para llevarlo a cabo, asegúrate de formar a los participantes para que sepan cómo trabajar con ella. Para ello, es importante tener un plan B en caso de interrupción o fallo técnico. Ten en cuenta que cada herramienta tiene sus ventajas y limitaciones en cuanto a costes, almacenamiento, sesiones de trabajo, etc. CONSEJO: si utilizas #Teams, las salas de reunión pueden funcionar como salas de chat para el grupo una vez finalizada la sesión, lo que facilita mucho el seguimiento y la profundización del tema incluso semanas después del evento.
2. Si estás preparando varias sesiones del mismo taller: los anfitriones deberán limitar su presentación a 15 minutos y estructurarla para fomentar la interacción. El speaker deberá presentar el problema en cuestión y crear una presentación de apoyo para la sesión. Una sesión interactiva fomenta un debate abierto en el grupo y permite profundizar en el aprendizaje.
3. Para mantener la coherencia, crea una plantilla de PowerPoint que sirva como guía para los ponentes.
4. Para la gestión del evento, realiza una programación a modo de invitación que funcione como presentación, horario, punto de acceso al evento y a los archivos extra. Y otro de agradecimiento con acceso a la grabación. Comparte este archivo por correo electrónico y en cualquier otra plataforma interna o externa con la que trabajéis en la organización. ¡Asegúrate de que nadie se lo pierda!
5. No olvides ensayar con los speakers, ya formen parte de la plantilla o sean invitados externos. Repasa, sobre todo, los aspectos técnicos y logísticos: ¿utilizan una o varias pantallas? ¿Puede ver la audiencia el contenido cuando comparten pantalla?
6. Anima a los moderadores a hacer preguntas a los participantes para evitar silencios incómodos.
7. Limita las sesiones a una hora como máximo. Ten en cuenta que las interacciones a través de pantalla son muy agotadoras. ¡La Zoom Fatigue existe! 
8. Como estas sesiones tienden a ser limitadas, te sugerimos que participen solo los usuarios que estén relacionados con el tema que se trata. De este modo, aprovecharán al máximo su experiencia en la sesión, y sus contribuciones también mejorarán la experiencia de los demás. Los speakers deberán funcionar como expertos que aporten preguntas para debatir en grupo.
9. Q&A: Asegúrate de que los ponentes tengan preparadas preguntas para los asistentes y puedan incluirlas en al menos 1 ó 2 puntos de la presentación (recomendamos utilizar el método de las reglas SMART para establecer estos puntos de interacción).
10. Recuerda grabar las sesiones e incluir los enlaces en las comunicaciones posteriores (véase el punto 4).
11. Recomendamos limitar los webinars a dos sesiones por día como mucho, con descansos entre ellas. Como hemos mencionado antes, estos eventos online pueden llegar a ser muy cansados. También hay que tener en cuenta que los participantes tienen sus tareas que hacer fuera de estas sesiones, por lo que es mejor no agobiarlos apartándolos completamente de sus obligaciones.
12. Comienza y termina cada día de programa con una sesión de 5 minutos de presentación/repaso con todos los participantes.
13. Concreta una fecha y envía todas las invitaciones con al menos una semana de antelación. El plazo debería ser de dos semanas para los ponentes, para que tengan tiempo para prepararse. Pregúntales una semana antes si están de acuerdo con el contenido y el estilo de la sesión, así como para repasar cualquier pregunta de última hora. 
14. Anuncia la celebración del webinar en los canales de comunicación de la empresa, para atraer participantes y pueda ser incluido con antelación en las agendas de los interesados. Anima a los colaboradores a compartir sus experiencias en el canal después del evento. Esta también puede ser una oportunidad para trabajar el employer branding.
15. No olvides que, aunque el webinar esté centrado en el trabajo, puedes incluir dinamizaciones al final para cerrar: entrega de premios, un brindis virtual, un quiz… Para conectar a los participantes en un entorno más informal.
16. Y por último, asegúrate de enviar una encuesta final a todos los participantes para obtener feedback que podrá útil para próximos webinars.

Organizar webinars para que todo el mundo pueda participar es una habilidad muy necesaria hoy. En el caso de Speexx, la mayor lección la aprendimos trasladando nuestro Speexx Exchange a un formato totalmente online. Este cambio nos confirmó lo importante que es conectar a nuestros equipos, independientemente del lugar del mundo en el que se encuentren.

Teniendo en cuenta que cada vez hay más empresas que ofrecen opciones de trabajo flexible, ya no hay ninguna razón por la que los equipos de L&D no puedan ser capaces de realizar un evento digital de estas características. 

La organización de estas sesiones antes de la COVID-19 implicaba una gran cantidad de trabajo logístico, pero cuando hablamos de los webinars tampoco es tan diferente. No importa cuál haya sido tu experiencia anterior en la planificación de eventos, debes tener en cuenta que puedes seguir manteniendo a los equipos conectados a través de eventos online como estos. De hecho, los webinars se han convertido en la nueva normalidad durante este tiempo.

Si estás interesado en saber más sobre la celebración y organización de eventos digitales, ¡podemos ayudarte!

#SpeexxIsTheNewNormal