Comunicación asíncrona: Qué es, cuándo y cómo utilizarla

La Comunicación Asíncrona define cualquier comunicación que se lanza sin esperar una respuesta inmediata; normalmente, se da cuando hablamos de SMS, correo electrónico u otras plataformas de mensajería (no instantánea). En un contexto laboral, la norma ha sido favorecer las interacciones síncronas (directas e instantáneas); sin embargo, el enfoque asíncrono ha demostrado impulsar la productividad del equipo, mejorar los procesos de toma de decisiones y aumentar la visibilidad de proyectos importantes en diversas funciones del equipo. El uso eficaz de la comunicación sincrónica y asincrónica es vital para el buen funcionamiento de cualquier equipo de éxito. Este artículo explora el papel de la comunicación asíncrona en el lugar de trabajo actual, cómo encajarla con la comunicación síncrona y cómo encontrar el equilibrio adecuado entre ambos medios de comunicación.

¿Comunicación asíncrona o comunicación síncrona?

Comunicación Asíncrona

El cambio hacia modelos de trabajo híbridos y remotos ha dado lugar a una nueva forma de trabajar en la que la comunicación asíncrona es ahora la norma. Recibir alertas en mitad de la noche, algo que antes se consideraba inapropiado, se ha convertido ahora en la norma, ya que los equipos están más dispersos geográficamente. La diferencia entre asíncrona y síncrona radica en la expectativa de la respuesta: enviar un correo electrónico a un compañero que vive en otro huso horario es aceptable, pero no se espera que responda de inmediato.

Comunicación Síncrona

La comunicación sincrónica exige de una respuesta inmediata y se caracteriza por interacciones en tiempo real, a menudo realizadas en persona. Imagina iniciar una conversación con alguien que no responde, la falta de respuesta se consideraría algo inapropiado o maleducado.

La comunicación asíncrona favorece la calidad del trabajo

La comunicación asíncrona proporciona a los miembros del equipo un entorno en el que poder concentrarse mejor en sus tareas. Este marco permite el cumplimiento de objetivos críticos y la consecución de hitos con interrupciones mínimas y esfuerzos más centrados. Aunque sencillo, el significado de este estilo de comunicación es más trascendental, ya que ofrece un impacto sustancial en la eficacia del trabajo, sobre todo en entornos remotos donde se puede optimizar la concentración. Muchos trabajadores suelen alcanzar su máxima calidad de trabajo en entornos que permiten una atención concentrada, lejos de las exigencias inmediatas de las reuniones sincrónicas.

Sincronización o asincronización: aplicaciones que acortan distancias

La comunicación asíncrona tiende puentes en el tiempo y la geografía, donde la interacción inmediata entre ambas partes no siempre es factible. Incluso en entornos de trabajo más tradicionales, la comunicación asíncrona constituye la espina dorsal de las conversaciones profesionales diarias. Las herramientas y plataformas actuales facilitan la colaboración sin necesidad de presencia simultánea. Plataformas de colaboración como Monday.com o Wrike, así como aplicaciones de mensajería de vídeo como Teams o Loom, a las que se puede acceder en cualquier momento y que proporcionan informes de estado detallados, se adaptan a diversos horarios y condiciones de trabajo.

La mayoría de estas aplicaciones también pueden utilizarse para la comunicación sincrónica -o en tiempo real-, lo que permite intercambios instantáneos entre compañeros. Las sesiones de colaboración pueden tener lugar tanto a distancia como en persona, o las conversaciones a través de plataformas digitales como Zoom o Slack. Esta modalidad permite dar y recibir respuestas en el acto.

Cuando se compara la comunicación asíncrona con la síncrona, ninguna es universalmente preferible a la otra; ambas tienen sus pros y sus contras y son adecuadas para diferentes escenarios. Exploremos los puntos fuertes y débiles en ambos métodos de comunicación.

Ventajas de la comunicación asíncrona

• Favorece la concentración y fluidez porque, si se gestiona eficazmente, los miembros del equipo pasan menos tiempo en reuniones, lo que les da más oportunidad para centrarse en sus tareas.
• Especialmente beneficioso para equipos distribuidos en distintas zonas horarias, donde puede resultar difícil sincronizar la comunicación. La comunicación asíncrona garantiza que todos reciban la información necesaria en el momento oportuno.
• Garantiza que toda la comunicación quede registrada. Ya sea mediante comunicación escrita o utilizando herramientas de gestión de proyectos. Disponer de un registro de estos intercambios simplifica el proceso de revisión posterior de los detalles del proyecto.
• Fomenta una comunicación más detallada y clara. Disponer de tiempo para reflexionar permite a los miembros del equipo pulir sus mensajes para que sean más claros y completos.
• A menudo conduce a mejores soluciones. Permitir que los miembros del equipo reflexionen individualmente les da la oportunidad de desarrollar soluciones más reflexivas y eficaces.
• Permite a los miembros del equipo trabajar durante sus horas más productivas, ya sea a primera hora de la mañana o a última de la tarde, maximizando así la productividad y el rendimiento a nivel individual.

Retos de la comunicación asíncrona

A pesar de sus numerosas ventajas, la comunicación asíncrona no está exenta de retos, he aquí algunos:

• Los retrasos pueden complicar las cosas, dependiendo de la naturaleza del mensaje o de la respuesta que se busque.
• Escribir lleva tiempo: redactar mensajes detallados requiere de una notable inversión de tiempo.
• Los silos de información pueden dificultar la claridad de la comunicación. Cuando las herramientas de comunicación están fragmentadas, puede resultar difícil para los miembros del equipo localizar la información necesaria y colaborar eficazmente.
• Otro inconveniente es la falta de conexión entre los miembros del equipo. La creación periódica de actividades de team-building puede mitigar este problema.
• Es fácil pasar por alto las sutilezas que transmitimos en un cara a cara, que a veces pueden ser fundamentales en las discusiones que necesitan ciertos matices, como las evaluaciones o la resolución de conflictos. Optar por conversaciones en directo en estos casos puede ayudar a reducir la brecha en la comprensión.

Veamos ahora algunos de los pros y contras más comunes de la comunicación síncrona (en tiempo real).

Ventajas de la comunicación en tiempo real

• La resolución inmediata de problemas es un claro punto fuerte de la comunicación síncrona, ideal para tratar asuntos urgentes o encontrar soluciones sobre la marcha.
• Potencia la comunicación más directa, especialmente importante para tratar temas delicados u ofrecer un feedback constructivo, minimizando así los malentendidos.
• Refuerza los lazos entre los miembros del equipo mediante interacciones periódicas y personales, esenciales para la motivación del equipo y el desarrollo de la carrera profesional individual.
• Los debates en tiempo real favorecen la creatividad y la lluvia de ideas colectiva y, además, fomentan la innovación y el espíritu colaborativo del equipo.

Desventajas de la comunicación en tiempo real

• Las reuniones frecuentes pueden interrumpir el ritmo de trabajo, romper la concentración y obstaculizar la productividad individual.
• A menudo, las reuniones carecen de objetivos concretos, lo que provoca, a veces, encuentros innecesarios que podrían haberse comunicado por mensaje o correo electrónico.
• Las ideas y tareas importantes de las que se habla en las reuniones pueden pasarse por alto u olvidarse, sobre todo si no se documentan adecuadamente.
• La toma de decisiones puede precipitarse, y algunos miembros del equipo pueden tomar decisiones rápidas sin procesar completamente la información o sin considerar ciertas alternativas.

El umbral de los 30 minutos

Estudios recientes realizados por la Dra. Sahar Yousef, neurocientífica cognitiva de la UC Berkeley, avisan de un descenso significativo de la productividad en las reuniones tras alcanzar el umbral de los 30 minutos:

«Descubrimos que después de la marca de 30 minutos en una videollamada, el cerebro experimenta un exceso de fatiga, lo que dificulta mucho la concentración. Si tienes que programar reuniones más largas, o bloques de reuniones, haz una pausa de un minuto a los 30. Realmente ayudará a tu cerebro a reajustarse y mantener la energía para los siguientes 30 minutos».

8 consejos para el éxito de la comunicación asíncrona en el entorno de trabajo

La comunicación asíncrona -cuando se utiliza eficazmente y se combina con la comunicación en tiempo real- puede aumentar significativamente la productividad, establecer periodos de concentración y habilitar a los equipos para priorizar sus tareas más urgentes. En Speexx, el valor de la comunicación asíncrona para mejorar la productividad y minimizar las tareas tediosas está más que reconocido. Para cualquier organización que sea nueva en esta forma de trabajar, he aquí ocho consejos fundamentales a tener en cuenta a la hora de establecer un nuevo enfoque para la comunicación asíncrona:

1. Elabora una estrategia de comunicación

Proporciona directrices claras sobre qué canales utilizar para ciertos tipos de mensajes, cuándo utilizar la comunicación asíncrona o la síncrona, cómo y cuándo compartir las actualizaciones clave del proyecto y los tiempos de respuesta previstos para los distintos proyectos. En Speexx, esto incluye el uso de herramientas tanto presenciales como digitales, como Wrike para el desarrollo asíncrono de trabajo y Teams para consultas más inmediatas.

2. Uso de un entorno digital de trabajo compartido

Optimiza el nivel de colaboración del equipo asegurándote de que toda la información de los proyectos está centralizada. Este enfoque ayuda a reducir los silos de información y a mejorar la visibilidad sobre quién está haciendo qué y cuándo. En Speexx utilizamos SharePoint, pero hay muchas otras plataformas que sirven para lo mismo.

3. Establece reuniones de forma estratégica

Las reuniones son una de las partes más complicadas de las configuraciones del trabajo a distancia, por lo que merecen una atención especial. Aunque las reuniones sincrónicas ayudan a mantener la cohesión en equipos repartidos por todo el mundo, siempre deben tener un orden del día y un objetivo claro para evitar pérdidas de tiempo. Deja claras las expectativas de cada reunión y lo que puede comunicarse de forma asíncrona; unos simples titulares pueden servir para poner al día al resto de miembros. También puede ser útil instaurar un día sin reuniones, como el miércoles, para que los miembros del equipo dispongan de tiempo para concentrarse y trabajar sin interrupciones.

4. Compartir calendarios y horarios

Invita a los miembros del equipo a compartir sus horarios -especialmente en entornos remotos- para establecer expectativas claras en torno a la disponibilidad y los tiempos de respuesta.

5. Programar tiempos específicos de concentración

Haz hincapié en la importancia de silenciar las notificaciones y de organizar las reuniones por lotes para poder trabajar en profundidad y sin interrupciones.

6. Reuniones voluntarias

Genera oportunidades de interacción síncrona entre los miembros del equipo remoto para fomentar el sentimiento de comunidad y mitigar la sensación de aislamiento. Esto puede hacerse mediante videollamadas periódicas o charlas informales abiertas a todos los que quieran participar.

7. Establece unas guías

Proporciona ejemplos claros de qué tipos de comunicación se gestionan mejor en tiempo real o de forma asíncrona para ayudar a los miembros del equipo a tomar decisiones informadas sobre cómo comunicarse de la mejor forma.

8. Reuniones concisas

Lo ideal es que las videoconferencias duren menos de 30 minutos para mantener el compromiso y la productividad. Introduce pausas en las reuniones más largas para ayudar a los participantes a mantener la concentración.

Aspectos clave

Los modelos de trabajo remotos e híbridos influyen significativamente en la adopción de la comunicación asíncrona, ya que los equipos remotos tienden a inclinarse por los métodos asíncronos. Sin embargo, este enfoque no se limita a los entornos remotos; puede mejorar la productividad en cualquier entorno de trabajo, incluidos los entornos de oficina tradicionales o las reuniones virtuales a través de plataformas como Zoom.

Para los líderes de equipos remotos, es crucial encontrar un equilibrio entre las conversaciones predominantemente asíncronas y las oportunidades de interacciones directas cara a cara. Este equilibrio ayuda a los empleados remotos a sentirse más integrados y conectados con su equipo.

Adoptar un modelo de comunicación asíncrona puede beneficiar sustancialmente a tu equipo, ya que permite procesos de trabajo eficientes, fomenta una mejor toma de decisiones y mejora la transparencia general y la accesibilidad de la información crucial del proyecto. Este método no solo agiliza los flujos de trabajo, sino que también facilita el intercambio de ideas e información entre las distintas funciones de los miembros.