Hacer reuniones con significado

Puede que haya personas, excepto las verdaderamente tímidas, que se deleitan asistiendo a las reuniones y prefieren asistir a una en lugar de que se les permita hacer cualquier otra cosa, incluso continuar con su trabajo.

Sin embargo, las reuniones continúan “entorpeciendo” nuestro horario de trabajo. Entonces, ¿quién las quiere? ¿Nos gustan más de lo que estamos dispuestos a reconocer? Y lo más importante a destacar, ¿cómo podrían mejorarse?

Quizás las reuniones no son del todo malas. Tal vez, instintivamente, las reconocemos como necesarias, pero también reconocemos que hemos experimentado algunas reuniones en las que hubiésemos preferido no acudir.

Según David Bolchover, un galardonado periodista de negocios y autor de tres libros sobre administración y el lugar de trabajo, las estadísticas sobre la frecuencia y la utilidad de las reuniones en el lugar de trabajo son casi siempre publicadas por las empresas que venden tecnología para conferencias virtuales.

Por lo tanto, dice, sus encuestas no pueden ser tratadas como objetivas. Después de todo, tienen interés en demostrar que las reuniones físicas son una pérdida de tiempo, por lo que, esa será siempre su conclusión.

Escribiendo para Financial Times | Alianza de Aprendizaje Corporativo de IE Business School, Bolchover añade que, si bien las reuniones no son populares en el mundo del trabajo, tampoco lo son las reuniones virtuales así que la aplicación de tecnología no aporta ningún beneficio adicional.

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¿Por qué tener reuniones?

Él cree que alguna de las explicaciones de por qué seguimos celebrando reuniones aun sabiendo de su poca utilidad son:

• Ambición. Las reuniones pueden proporcionar un entorno ideal en el que las personas ambiciosas tienen la oportunidad de destacar. Es imposible medir, con objetividad, el resultado de muchos trabajos de oficina. Entonces, cuando resulta difícil medir el rendimiento real, la imagen y la percepción se vuelven cruciales para la progresión de la carrera. Aparecer concienzudamente quedándose tarde, u omitir nombres y conocer las reuniones de manera ostentosa pueden ser tácticas esenciales para quienes pretenden ascender en la escala corporativa.
• Empleados en conflicto. Si bien es posible que realmente reconozcamos la importancia de las reuniones bien organizadas, las que están mal dirigidas cobran gran importancia en nuestra memoria debido a su inutilidad que induce al aburrimiento. Esta explicación está facilitada por los consultores y empresas de formación que afirman que todas las reuniones serían beneficiosas y populares si solo se tuviera en cuenta su consejo.
• Inercia. Aunque las reuniones grandes a menudo son una pérdida de tiempo, pocos gerentes se preocupan lo suficiente como para comprometerse a cambiar esta práctica. Por otra parte, presidir grandes reuniones reafirma el estado de estos gerentes en la organización. Las reuniones poco manejables, especialmente las reuniones semanales divisionales, son parte de la vida de la oficina como lo es la consulta del lunes sobre el fin de semana. También es posible que los altos ejecutivos de grandes organizaciones sepan que el desempeño de la empresa tiene poco que ver con rituales de trabajo eficientes y más con el poder de marca de la compañía y el entorno competitivo, por lo que no tienen sentido revolotear.
• Reforzando la jerarquía. Las reuniones son una herramienta indispensable para reforzar la jerarquía natural del lugar de trabajo. El más viejo, el empleado senior, el «pelo gris» de de la oficina, se levanta del sueño para entregar un comentario diseñado únicamente para transmitir la impresión de una profunda experiencia y sabiduría. Otros se las arreglan para dar una dirección mientras evitan astutamente el voluntariado para cualquiera de los trabajos resultantes. Afortunadamente para todos ellos, los entusiastas millennials – el único grupo demográfico de la oficina que generalmente incluye una alta proporción de mujeres – son enviados para llevar a cabo los «puntos de acción».
• Respiro del trabajo. Dado que las investigaciones indican que a uno de cada cuatro trabajadores le desagrada su trabajo intensamente, las reuniones pueden ofrecer la oportunidad de soñar despiertos, hacer garabatos, tomar un café y compartir una broma con sus colegas.

Mejorando Reuniones

Sin embargo, si un ejecutivo senior estuviese realmente interesado en comprobar la eficacia de las reuniones de la empresa, comenzaría con una encuesta confidencial al personal preguntando cómo podrían funcionar mejor las reuniones.
Bolchover recomienda que dicha encuesta descubra si las reuniones son útiles. Él dice: «Debería explorar formas de mejorarlas, y, suponiendo que se debe ser honesto en la respuesta, el personal probablemente tendrá opiniones firmes al respecto».
«Considera cuál es la duración, el contenido, el enfoque, la estructura, la frecuencia y la asistencia óptimos para las reuniones, y publíquelo como directrices de la empresa».
El resultado de tal encuesta es poco probable que sea innovador. Probablemente incluirá un deseo de:

• Comenzar y finalizar a tiempo.
• Explicar por adelantado a los asistentes los objetivos de la reunión.
• Avanzar a través de la agenda rápida y deliberadamente.
• Limitar los asistentes a aquellos que de verdad deban estar allí.
• Pídeles a todos que preparen sus pensamientos por adelantado.
• Anima a los más reticentes a hablar.
• Restringir a los que hablan demasiado.
• Ten cuidado con demasiado acuerdo, porque esto sugiere un problema más profundo.

«Mejor aún», dice Bolchover, «designa un gurú de reuniones a tiempo completo para presidir las reuniones de la compañía.

«Ejecutar bien una reunión es una habilidad. Un extraño puede estar mejor posicionado para andar sin rodeos”

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