3 Sencillos pasos para hacer efectivo el proceso de Onboarding a distancia

Incorporar a un nuevo empleado en remoto podría parecer algo inusual hace unos meses, pero ahora se ha convertido en algo más que frecuente: los procesos de incorporación a distancia han llegado para quedarse. Para muchas organizaciones puede parecer un proceso complejo y minucioso, pero estratégicamente planificado y con antelación, resulta exitoso.

No hace mucho tiempo, empezar un nuevo trabajo significaba madrugar, vestirse y llegar con muchos nervios a la oficina. Allí nos recibiría nuestro responsable, nos presentaría a nuestro equipo de trabajo, empezaríamos a ponernos al día con las tareas que nos corresponderían y después disfrutaríamos de un café en la cocina con los demás compañeros. Mientras nos familiarizamos con nuestro nuevo ambiente de trabajo, iríamos también memorizando nuevas caras y nombres, y al final del día volveríamos a casa pensando en todo lo que hemos aprendido y nos queda por aprender, y seguramente tendríamos un dolor de cabeza importante, de recibir tanta información de golpe.

Esta es una versión muy generalizada de lo que el proceso de onboarding supone para un empleado moderno hasta ahora, pero el punto de esta historia es mostrar cómo ha cambiado esta realidad estos últimos meses.

De hecho, muchas de las incorporaciones de hoy en día se están llevando a cabo de manera remota completamente, incluso si esto no era lo que se decía la oferta de trabajo cuando se abrió el proceso.

¡Hola! Soy Jennifer H. y me incorporé al equipo de Marketing de Speexx, en la sede de Múnich, en mayo. Os voy a contar en este post cómo fueron mis primeros días aquí y cómo conocí a todo el equipo desde casa. Por entonces la compañía ya había tomado las medidas de precaución apropiadas para asegurar la máxima seguridad a sus empleados y ya las diferentes sedes teletrabajaban, lo que esto significó para mí que también empezaría a trabajar desde mi propia casa.

En este post, haré referencia a la importancia que tiene el proceso de incorporación a los equipos de trabajo y ofreceré algunos consejos e ideas para ayudar a crear un proceso efectivo para los nuevos empleados que empiezan teletrabajando en sus nuevas compañías, basado en mi propia experiencia aquí en Speexx.

Uno de los objetivos de los procesos de incorporación tradicionales de “los nuevos” es ayudarles a aclimatarse a las expectativas profesionales de su nuevo entorno de trabajo y entrar a formar parte rápidamente de la cultura de la empresa. Si esto se realiza con éxito, los recién llegados se sentirán más cómodos y lo suficientemente apoyados como para rendir al máximo durante su tiempo como colaboradores en la compañía.

Los objetivos de la incorporación a distancia de los empleados no difieren necesariamente de los de la incorporación tradicional; lo que difiere es más bien el enfoque, ya que lo digital desempeña un papel crucial ahora.

Teniendo en cuenta los recientes acontecimientos, más empresas están optando por contratar trabajadores a distancia, ya sea que trabajen a distancia a tiempo completo o parcial. Sin embargo, muchos profesionales de RRHH se enfrentan al reto de desarrollar un proceso de incorporación para sus empleados virtuales que sea equivalente a su procedimiento de incorporación habitual.

Es importante recordar que las personas contratadas a distancia no han tenido la ventaja de las reuniones en persona, lo que puede suponer algunas desventajas, como la falta de calidez en las relaciones, el contacto visual, o captar el tono, el contexto y los matices de las expresiones o las voces de los demás colaboradores. Además, puede ser difícil para ellos también adaptarse a la cultura de la empresa y aprender cómo se hacen las cosas en la oficina. Es importante tener en cuenta si los nuevos empleados están acostumbrados al teletrabajo o no.

Cada empleado debería tener la misma oportunidad de aprender y crecer a partir de su experiencia de onboarding, por lo que ¿cómo se puede estandarizar el proceso de incorporación de todos los empleados para que los nuevos que se incorporan virtualmente se adapten rápidamente y sin problemas, a pesar de la distancia?

Antes de revisar algunos ejemplos, revisemos el impacto comercial que tiene un proceso de incorporación en los empleados y en la compañía.

Puede que hayas oído hablar de que los primeros 90 días son los más importantes para los nuevos empleados. Aunque esto puede ser cierto, los expertos en Recursos Humanos afirman que el proceso de onboarding ya no es algo individual.

Un estudio de BambooHR, compañía de software especializada en RRHH, determinó recientemente que aproximadamente el 17% de los nuevos empleados cambian de trabajo a los tres meses de empezar, mientras que casi el 30% se va durante los primeros seis meses.

Lo que esto sugiere es que los primeros meses son clave para la retención de un nuevo empleado en la compañía. Por ello, estos primeros meses son el mejor momento para reforzar el programa corporativo de incorporación y para continuar con ello durante toda la permanencia del empleado.

Ben Peterson, CEO de BambooHR, enfatiza en una entrevista que todavía hay muchas empresas que tienen la falsa impresión de que el onboarding es algo que termina tras un tiempo determinado, “cuando  todo el papeleo ya está firmado, y el primer día del empleado acaba”. Desde el departamento de RRHH pensamos que hemos terminado, pero la realidad es que apenas el proceso ha comenzado.

Peterson explica además que “reemplazar el talento cuesta hasta dos veces el salario anual, y no se trata sólo de dinero. La cultura y la satisfacción laboral se ven enormemente afectadas, así como la moral, la productividad, la pérdida de conocimientos internos. Es doloroso perder gente”.

La productividad es otro gran objetivo de los programas de incorporación de empleados.

El proceso de onboarding debe equipar a los nuevos contratados con todo lo que necesiten para tener éxito y poder satisfacer sus nuevas funciones, así como sus relaciones con la empresa. Con el refuerzo del programa de onboarding, las nuevas incorporaciones de personal deberán estar plenamente preparadas para ser productivas en sus tareas.

Pero el dato más convincente en cuanto a la estandarización de la incorporación proviene de la empresa de software UrbanBound, que descubrió que “los programas de incorporación especializados conducen a una productividad 50% mayor que la incorporación estandarizada”.

El proceso de onboarding personalizado le da a su empresa la oportunidad de aumentar el número de empleados especializados para alcanzar un nivel óptimo de productividad. En cambio, la incorporación estándar para todas las unidades de negocio y funciones agiliza los procesos y facilita el seguimiento del progreso. Es importante encontrar el equilibrio entre estas dos versiones. 

Ya se ha dicho antes, pero siempre es bueno recordar que el liderazgo en las compañías comienza en la cima.

Los nuevos empleados de una compañía aprenden sobre el negocio no sólo a través de los programas de formación y onboarding que se proporcionan a nivel corporativo, sino también por el ejemplo que dan los líderes de la empresa.

Una gran oportunidad que muchas organizaciones pierden es la de estructurar los programas de onboarding de manera que faciliten los sistemas de apoyo e impulsen el liderazgo entre los equipos.

Un gran ejemplo que representa un nivel alto de implicación y formación en liderazgo desde la incorporación sería la compañía Etsy. El proceso de incorporación en esta compañía es un “campamento de entrenamiento” que hace rotar a sus nuevos empleados por cada equipo de la organización.

El CTO de Etsy, Kellan Elliott-McCrea, explica: “Entras, pasas una semana con el equipo para el que fuiste contratado y luego pasas las siguientes cuatro o seis semanas rotando con otros equipos. La gente con la que haces el campamento de entrenamiento termina siendo parte de tu red de apoyo en Etsy”.

Estos campamentos no son sólo para los líderes o los “nuevos”, sino para todos. Elliott-McCrea añade: “Durante el primer año (y el siguiente y el siguiente…), lo haces de nuevo. Este proceso tiene como objetivo crear una comunidad práctica que crezca orgánicamente”.