A todos nos ha pasado: mirar el calendario por la mañana y darse cuenta de que está repleto de reuniones. Especialmente con el auge del trabajo híbrido y el teletrabajo, la cultura de las reuniones ha pasado de ser una forma ocasional de ponerse al día en persona en una sala de conferencias, a un ir y venir de llamadas digitales.
Atrapados entre el cansancio de Zoom y el deseo de conectar con el equipo, hemos perdido de vista el verdadero propósito de las reuniones. Vamos a echar un vistazo a la nueva cultura de las reuniones y a lo que hace que una reunión merezca la pena hoy en día.
Overbooking de reuniones: el coste de agendar demasiadas llamadas
Las reuniones en exceso no solo nos dejan sin tiempo, sino que también perjudican la productividad y la motivación. Y no estamos descubriendo América: los trabajadores tienen una media de 11 a 15 reuniones a la semana y, desde la pandemia y el inicio del auge del teletrabajo, el tiempo que dedicamos a reuniones ha aumentado en un 10 %. Casi la mitad de las reuniones (el 45 %) duran 30 minutos.
La gran mayoría de las reuniones puntuales involucran a 6 participantes o menos, de las cuales el 49 % son de tan solo dos personas. Las reuniones periódicas, en cambio, suelen tener 7 o más participantes en el 29 % de los casos.
Tan solo en Estados Unidos, las empresas pierden unos 37.000 millones de dólares cada año por culpa de reuniones improductivas. Por ello, no es de extrañar que en una encuesta el 78 % afirmase que les cuesta sacar adelante su trabajo por tener que asistir a demasiadas reuniones.
Lo que está claro es que había que replantear la cultura de las reuniones para el entorno laboral actual.
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Más allá de las palabras: por qué sigue siendo importante reunirse
A pesar de su reputación, las reuniones tienen un propósito muy importante a nivel social y psicológico. En especial en equipos repartidos en varias ubicaciones, las reuniones ayudan a mantener un sentimiento de conexión y espíritu de equipo. Cuando se hacen bien, satisfacen las necesidades de comunicación de los equipos híbridos y ayudan a generar confianza, motivación y un sentido de pertenencia.
Las reuniones también son reflejo de las dinámicas sociales de un equipo u organización, algo muy valorado por las nuevas incorporaciones. Compartir conocimientos y trabajar hacia una estrategia común fomenta la unidad. Además, las reuniones nos brindan la oportunidad de reafirmar nuestro valor, ya sea a través de presentaciones, preguntas de seguimiento o simplemente gracias al reconocimiento y la confianza de tus compañeros y managers.
Anatomía de una buena cultura de las reuniones
Para sacar partido a las reuniones, prima la calidad por encima de la cantidad. Si queremos tener una buena cultura de las reuniones que sea eficiente, fomente la colaboración, la toma de decisiones y el desarrollo de estrategia, hay que tener en cuenta lo siguiente:
- Objetivos claros y agenda
Hay que definir de antemano el propósito de la reunión y comunicárselo claramente a todos los participantes. Compartir una agenda al principio y, lo más importante, ceñirse a ella, contribuye a que todo el mundo esté alineado.
- Duración
La mitad de las reuniones empieza 75 segundos tarde. En lugar de dejar que se retrasen, es más eficiente empezar a la hora indicada y ser concisos. Así es más fácil centrarse en los temas previstos y deja más tiempo para las tareas diarias.
- Participantes
Para prevenir reuniones con demasiados asistentes, solo deberían asistir quienes estén directamente involucrados y puedan contribuir a la agenda. Quienes simplemente estén interesados pueden asistir opcionalmente, dependiendo de su carga de trabajo y prioridades.
- Comunicación inclusiva
Sobre todo en las reuniones virtuales, es importante implicar a todos los participantes, ya que la conversación suele estar acaparada por un puñado de personas.
- Diapositivas
Las presentaciones que se muestran en reuniones deben ajustarse tanto al objetivo como a la audiencia y servir de apoyo durante la conversación en lugar de distraernos de ella.
Códigos del teletrabajo: claves para las reuniones híbridas
Los formatos digitales deben seguir un código digital para que las reuniones sean dinámicas y eficientes. Primero, es importante considerar si es necesario convocar la reunión o si la cuestión a tratar se puede resolver de forma asíncrona. Dicho esto, cabe mencionar que las reuniones resultan esenciales para resolver conflictos, alinearse de forma clara o tomar decisiones importantes.
Encender la cámara durante la reunión transmite una sensación de presencia y compromiso. La figura del moderador también puede ayudar a respetar el tiempo, mantener la atención, recopilar aportaciones y dar espacio a los participantes más callados o introvertidos.
Las herramientas colaborativas como Notion o Miro pueden servir para fijar tareas o responsabilidades. Además, las decisiones se comprenden mejor de forma visual. Los más introvertidos pueden servirse de estos formatos escritos para sentirse más cómodos a la hora de participar.
Crear una cultura propia de las reuniones
Como con cualquier buen hábito de trabajo, solo se produce un cambio predicando con el ejemplo. Cuando los managers y los responsables de RRHH son modelos de buenas prácticas, pueden unir fuerzas para establecer una cultura de las reuniones más sana y eficaz. RRHH puede desempeñar un papel clave concienciando a la plantilla, ofreciendo formación y proporcionando herramientas que ayuden a mejorar las reuniones.
Contar con varios formatos de feedback también sirve de ayuda a la hora de identificar carencias y recopilar sugerencias de mejora. Esto podría adoptar la forma de auditorías a gran escala una o dos veces al año, en las que se planteen preguntas como: ¿A cuántas reuniones asisten los empleados cada semana? ¿Cuántas producen resultados reales? ¿Cuáles podrían omitirse? Las herramientas de feedback rápido, como las valoraciones con emoticonos tras una reunión, también pueden proporcionar información útil en tiempo real.
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Checklist: ¿Es eficaz mi reunión?
Antes de planear o asistir a tu siguiente reunión, reflexiona sobre las siguientes preguntas:
1. Objetivo y relevancia
- ¿Hay un objetivo claro para la reunión?
- ¿Tener una reunión es la mejor forma de lograr el objetivo?
- ¿El tema a tratar es de verdad relevante para todos los participantes?
2. Preparación y estructura
- ¿Hay una agenda estructurada con franjas horarias definidas?
- ¿Se han compartido de antemano con los participantes todos los materiales importantes?
- ¿Se ha definido quién actuará, por ejemplo, como moderador o quién se encargará de tomar notas?
3. Proceso y participación
- ¿La reunión ha empezado y acabado en hora?
- ¿Han tenido la oportunidad de intervenir todas las personas que tienen algo que aportar?
- ¿Se toman y documentan claramente las decisiones?
4. Seguimiento
- ¿Se han definido claramente los siguientes pasos y las responsabilidades?
- ¿Han quedado documentadas las decisiones y se han compartido con el equipo?
- ¿La reunión ha aportado valor al equipo o al proyecto?
5. Reflexión
- ¿Podría haber sido más breve, haberse realizado de otra manera o haberse omitido por completo?
- ¿Todos los participantes emplearon su tiempo de forma eficaz?
- Como participante, ¿estaría dispuesto a volver a asistir?
Piensa antes de agendar: una cultura de las reuniones más eficaz
A medida que evoluciona la cultura de las reuniones, no se pretende desecharlas por completo, sino plantearlas de forma más eficiente, para que realmente aporten valor. Si nos tomamos un momento para reflexionar con honestidad, nos podemos deshacer de lo innecesario para hacer más eficaz lo fundamental.
Es hora de revisar nuestros propios hábitos en las reuniones.