¿Cómo ayuda el Big Data a los RRHH? ¿Protección de datos?

Los departamentos de RRHH disponen hoy en día de una gran cantidad de datos que debidamente analizados, pueden servir para adelantar comportamientos, mejorar procesos y personalizar al máximo las políticas de formación. Por otro lado, también desde el lado de los RRHH, los datos de los candidatos y de los empleados de los que se disponen han de tratarse con total legalidad y seguridad, situación que no siempre se tiene clara debido a la gran cantidad de datos y procesos que hoy en día se pueden manejar en las organizaciones.

De todo esto se habló el pasado 5 de abril en el Círculo de RRHH de la Cámara de Comercio Alemana para España, que bajo el título “¿Cómo ayuda el Big Data a los RRHH? reunió una vez más a diferentes profesionales de RRHH para tratar un tema que está a la orden del día y que supone uno de los retos en RRHH para el 2017.

Como es habitual,  Walther von Plettenberg, Director Gerente de la Cámara de Comercio Alemana para España dio la bienvenida a los asistentes, para dar paso posteriormente a la intervención de los ponentes, representado a las organizaciones Siemens, Cuatrecasas y Speexx.

En primer lugar, Frank Beuss,  Responsable Europeo People Analytics de Siemens, afrontó el tema del término “Big Data” aportando el cálculo estimado de los 2000 millones de personas que están usando algún producto de Siemens, lo que supone adquirir o tener datos de estos usuarios. Planteó también inicialmente el interrogante de ¿qué es realmente Big Data?, basado en 3 características principales que deben tener los datos usados como terminología de Big Data: Volumen, velocidad y variedad.

Frank Beuss habló del caso de Siemens ante la problemática de usar los datos en RRHH debido al gran número de plataformas en RRHH de las que disponía Siemens. Por ello, habló de una acción llevada a cabo para “armonizar” los datos existentes realizando una unificación de 20 plataformas hasta llegar a tener la misma plataforma en RRHH para toda la organización.

Después de esa breve introducción sobre la necesidad de “armonizar los datos”, desde Siemens se expusieron algunos ejemplos anónimos pero concretos de métricas usadas para medir variables de RRHH como Nº de mujeres/hombres, reclutamiento y nuevas incorporaciones, categorías profesionales, etc. Recalcó que se había usado ese volumen de datos para saber qué peso según el volumen de empleados tenía cada departamento dentro de Siemens. Y en función de ver esos resultados, fijar “targets” para realizar políticas de RRHH para por ejemplo, dar mayor peso o apoyo a algún departamento que estuviera con una menor representación en cuanto a número de empleados.

Finalmente Frank Beuss realizó una serie de consideraciones sobre la ética y la legalidad a la hora de usar datos recabados en las plataformas de RRHH para tomar decisiones. Usó para esta reflexión un ejemplo de otra compañía que había detectado que empleados que habían abandonado la compañía, en los meses previos habían incrementado el uso y acceso a redes sociales.

La protección de datos en RRHH, el estado del Privacy Shield

La visión de la protección de datos estuvo presente en el evento a cargo del despacho de abogados Cuatrecasas. Se expuso por un lado, el estado de la normativa en materia de protección de datos y por otro lado, los diferentes datos recabados en las fases de una relación (contrato) entre un empleado y la empresa.

Así Alejandro Negro Salas expuso las novedades del nuevo REGLAMENTO (UE) 2016/679 que aporta novedades respecto a la anterior Directiva. Habló de novedades como:

• Registro de actividades de tratamiento.
• Obligatorio el consentimiento expreso de quien va a dar unos datos (generalmente en un formulario).
• Datos biométricos (huellas digitales, etc) que hay que tener en cuenta a partir de ahora.
• Notificaciones de violaciones de seguridad en los datos, que tiene un margen de 72 horas para que la empresa lo notifique a la Agencia Española de Protección de Datos.

Habló también del estado del nuevo escenario sobre transferencia internacional de datos entre EEUU y Europa, tras la anulación por parte del Tribunal de Justicia de la UE de ese acuerdo llamado “Safe Harbor”. Alejandro Negro Salas explicó las novedades del nuevo acuerdo en materia de transferencia de datos entre empresas de EEUU y Europa que se acogen al nuevo escenario llamado “Privacy Shield”, recalcando que dicho nuevo escenario no supone más que unas pocas más de obligaciones, pero que no arroja nada nuevo en cuando a la protección de datos se refiere. Se trataría de una especie de “parche” ante lo que anuló el Tribunal de Justicia de la UE con el Safe Harbor y que sigue siendo un escenario confuso.

La segunda parte de la intervención de Cuatrecasas la realizó Gregor Erlebach, centrándose en tener en cuenta la legalidad de los datos intercambiado por un empleado y una empresa durante las fases del contrato:

• Pruebas selectivas: Explicó que hay que tener en cuenta qué datos se piden durante el proceso de selección.
• Actividad laboral: Explicó qué datos hay que tener en cuenta mientras ya se es empleado de una empresa, sobre todo respecto a los datos que se intercambia el empleado con la empresa.
• Derecho al olvido cuando abandonas la empresa: Explicó que hay que facilitar “el derecho al olvido” y la eliminación de datos una vez se acaba la relación contractual entre empresa-empleado.

Big data y analítica, sigue siendo un reto en RRHH

Para finalizar el evento, Roberto Martín, responsable de Comunicación&Marketing de Speexx España citó el “Big Data y Analítica” como uno de los retos en RRHH para este 2017 en base a una infografía elaborada por Speexx.

Expuso también el resultado de una consulta realizada por Speexx en la encuesta Speexx Exchange que se lleva a cabo todos los años a más de 200 organizaciones a nivel mundial. Ante la pregunta “¿Para cuál de las siguientes áreas le gustaría ser capaz de utilizar Big Data?” un 24% contestó que les gustaría usar big data para el seguimiento del progreso de aprendizaje y obtención de resultados. Sin embargo, Roberto Martín citó que un 21% de los encuestados dijeron no tener claro para qué usar el Big Data, por lo que realizó una primera conclusión sobre si realmente desde el departamento de RRHH se usa el Big Data o hay interés en plantear el uso y análisis de esa información.

Desde el punto de vista de Speexx, como proveedor de formación online, se expusieron ejemplos de diferentes clientes que solicitaron medidas de protección de datos de sus alumnos albergados en la plataforma de aprendizaje (LMS) de Speexx. Así se expusieron ejemplos de clientes de Speexx, que en función del país, tratan con diferente restricción la protección de datos en el ámbito del e-learning.